KI-Pilot: Vorlage für einen klaren Projektauftrag

Das Problem

Frau Müller soll in einer Gemeindeverwaltung im Kanton Aargau einen KI-Test begleiten. Die Gemeindeschreiberin sagt: «Probiert das mal aus.» Mehr nicht. Frau Müller fragt sich: Was genau soll der Test zeigen? Wie lange darf er dauern? Wer entscheidet danach? Was, wenn er nicht gelingt?

Ohne schriftliche Vereinbarung gerät ein Pilot leicht in Schieflage. Jeder hat eine andere Vorstellung vom Ziel, neue Wünsche kommen dazu, und am Ende ist unklar, ob der Test erfolgreich war.

Ein Projektauftrag ist die Lösung. Er ist keine Bürokratie, sondern eine kurze, schriftliche Verständigung zwischen Auftraggeber und Team. Diese Seite liefert die Vorlage und erklärt, wie Sie sie ausfüllen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wer Auftraggeber ist. Die Person, die entscheidet und das Budget freigibt. Ohne sie ist der Auftrag nicht verbindlich.

1. Beschreiben Sie die Ausgangslage in drei Sätzen. Welches Problem soll der Pilot angehen, und warum jetzt?

1. Formulieren Sie ein konkretes Ziel. «Wir prüfen, ob KI die Erstellung von Sitzungsprotokollen um mindestens [Wert] verkürzt, ohne dass die Qualität leidet.» Messbar und begrenzt.

1. Legen Sie den Umfang fest. Was gehört zum Pilot, was nicht? Welche Abteilung, welche Aufgabe, welche Daten? Siehe Umfang des Pilots begrenzen.

1. Nennen Sie die erwarteten Ergebnisse. Zum Beispiel: Testbericht, Empfehlung zur Weiterführung, Regeln für den Einsatz.

1. Bestimmen Sie Beteiligte und Rollen. Auftraggeber, Projektleitung, Testpersonen, IT, Datenschutz. Siehe Pilotteam zusammenstellen.

1. Setzen Sie Zeitrahmen und Budget. Anfang, Ende, wichtige Termine, Kosten (soweit bekannt), Aufwand der Beteiligten.

1. Legen Sie Kriterien fest. Wann gilt der Pilot als erfolgreich, wann wird abgebrochen? Siehe Abnahmekriterien und Abbruchkriterien. Lassen Sie den Auftrag von der Auftraggeberin unterschreiben oder bestätigen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie den ersten Entwurf Ihres Projektauftrags. Verwenden Sie keine vertraulichen Angaben.

Erstelle einen einseitigen Projektauftrag für einen KI-Pilot in einem Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende).
Angaben: Aufgabe/Thema des Pilots: [Thema]. Auftraggeber: [Rolle]. Projektleitung: [Rolle]. Geplanter Zeitraum: [von bis]. Beteiligte Abteilungen: [Liste]. Bekannte Einschränkungen: [z. B. keine Kundendaten].
Der Auftrag enthält folgende Abschnitte: 1. Ausgangslage, 2. Ziel (messbar), 3. Umfang (enthalten / nicht enthalten), 4. Ergebnisse, 5. Beteiligte und Rollen, 6. Zeitplan mit 3–4 Meilensteinen, 7. Aufwand und Kosten (Platzhalter), 8. Risiken (3–5), 9. Abnahmekriterien, 10. Abbruchkriterien, 11. Freigabe (Datum, Unterschrift).
Regeln: Fülle nichts mit erfundenen Werten aus, setze Platzhalter [..], Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Ersetzen Sie die Platzhalter und besprechen Sie den Entwurf mit der Auftraggeberin.

Worauf Sie achten müssen

• Kurz halten. Eine Seite wird gelesen, zehn Seiten nicht.
• Messbare Ziele. «Prüfen, ob KI hilft» ist zu vage. Nennen Sie, woran Sie das erkennen.
• Grenzen klar benennen. Was nicht zum Pilot gehört, ist ebenso wichtig wie das, was dazugehört.
• Datenschutz und Regeln früh klären. Welche Daten sind erlaubt? Wer prüft? Eine Vorlage für Regeln finden Sie unter KI-Richtlinie Vorlage.
• Änderungen schriftlich. Wer den Umfang ändern will, braucht die Zustimmung des Auftraggebers.
• Kein juristischer Vertrag. Für externe Anbieter oder Haftungsfragen brauchen Sie bei Bedarf rechtliche Beratung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reisebüro in Luzern startet einen vierwöchigen KI-Pilot für Standardantworten an Kundschaft.

Vorher: Die Geschäftsführerin sagt «Wir probieren es einfach aus». Nach zwei Wochen wünschen sich plötzlich alle Zusatzfunktionen, und niemand weiss, ob der Test erfolgreich ist. Nachher: Mit einem einseitigen Projektauftrag sind Ziel (Entwürfe für Standardmails), Umfang (nur Mails ohne Zahlungsdaten), Dauer, Beteiligte und Kriterien für Weiterführung oder Abbruch festgelegt. Zusätzliche Wünsche kommen auf eine Liste «Später», und der Test endet planmässig mit einem Bericht.

Wichtig war in diesem Beispiel auch das Gespräch vor der Unterschrift. Die Geschäftsführerin las den Auftrag mit der Projektleiterin Zeile für Zeile durch und fragte bei jedem Punkt: «Können wir das so halten?» Dabei stellte sich heraus, dass das Ziel zu vage war und Kriterien für den Abbruch fehlten. Beides wurde ergänzt. Ein Projektauftrag ist also nicht nur ein Dokument, sondern ein Anlass, Erwartungen auszusprechen, bevor Zeit und Geld fliessen. Bewahren Sie die unterschriebene Fassung dort auf, wo alle Beteiligten sie finden, und schauen Sie bei jeder Zwischenbesprechung kurz hinein.

Nützlich ist zudem ein kurzer Satz am Ende des Auftrags, was nach dem Pilot geschieht: Es folgt ein Entscheid, kein automatischer Regelbetrieb. So vermeiden Sie, dass ein Test stillschweigend zur Dauerlösung wird.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie einen Pilot professionell aufsetzen möchten, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana unterstützt die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung und dokumentiert die Umsetzung.

Der Projektauftrag ist der erste Baustein dieses Vorgehens. Welche Begleitung Sie brauchen, wird individuell offeriert.

Häufige Fragen

Brauche ich für einen kleinen Test einen Projektauftrag?

Auch kleine Tests profitieren von einer halben Seite mit Ziel, Dauer und Kriterien. Der Aufwand ist gering, der Nutzen gross.

Wer unterschreibt den Auftrag?

Die Person, die über Zeit und Mittel entscheidet. In kleinen Betrieben ist das die Geschäftsleitung.

Was gehört nicht in den Auftrag?

Technische Details und Detailplanung. Der Auftrag beschreibt das «Was» und «Warum», die Detailplanung folgt im Pilotprojekt-Plan.

Darf ich den Auftrag später ändern?

Ja, aber nur mit Zustimmung des Auftraggebers und schriftlich. So bleibt der Pilot nachvollziehbar.