Wer gehört in ein KI-Pilotteam?

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Administration eines Gesundheitszentrums in Zug. Das Zentrum will einen KI-Pilot für Terminbestätigungen und Standardmails starten. Die Leiterin fragt: «Wen brauchen wir dafür? Muss ich externe Fachleute holen? Und wer von uns hat überhaupt Zeit?» Frau Müller weiss es nicht.

Viele KMU scheitern an dieser Frage entweder in der einen oder der anderen Richtung. Entweder sind es zu viele Personen, und es entsteht ein Komitee, das nur diskutiert. Oder es macht alles eine einzelne Technikbegeisterte, und die Kolleginnen fühlen sich übergangen. Beides gefährdet den Erfolg.

Ein gutes Pilotteam ist klein, gemischt und mit klaren Rollen. Diese Seite zeigt, welche Rollen Sie brauchen und wie Sie sie besetzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Auftrag. Wer das Ziel und den Umfang des Piloten kennt, kann beurteilen, welche Fähigkeiten nötig sind. Siehe Projektauftrag Vorlage.

1. Bestimmen Sie den Auftraggeber. Eine Person, die entscheidet, Mittel freigibt und das Hindernis aus dem Weg räumt, meist die Geschäftsleitung oder Bereichsleitung.

1. Bestimmen Sie die Projektleitung. Sie plant, koordiniert und hält Termine ein. Sie braucht Organisationstalent, nicht unbedingt Technikwissen. Rechnen Sie mit etwa einem bis zwei Halbtagen pro Woche (Richtwert, abhängig vom Umfang).

1. Wählen Sie Anwenderinnen und Anwender. Zwei bis fünf Personen aus dem Bereich, in dem der Pilot läuft. Sie testen im Alltag und geben ehrliche Rückmeldungen. Siehe Testpersonen auswählen.

1. Binden Sie die Technik ein. Eine Person (intern oder extern) kümmert sich um Konten, Einstellungen, Anbindung und Sicherheit.

1. Binden Sie Datenschutz und Recht ein. Eine Ansprechperson prüft, welche Daten erlaubt sind und welche Regeln gelten. Das kann die Datenschutzverantwortliche oder eine externe Fachperson sein.

1. Planen Sie Zeit ein. Alle Beteiligten brauchen freigeschaufelte Zeit. Sprechen Sie mit den Vorgesetzten ab, wie viel Zeit pro Woche zur Verfügung steht.

1. Legen Sie Rollen und Treffen fest. Halten Sie fest, wer was tut, und vereinbaren Sie einen kurzen wöchentlichen Austausch. Eine Vorlage für Zuständigkeiten bietet Verantwortlichkeiten-Matrix.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie eine Rollenbeschreibung für Ihr Pilotteam. Verwenden Sie Rollen statt Namen.

Wir führen in einem Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) einen KI-Pilot durch. Thema: [Thema]. Dauer: [Wochen]. Wir haben keine eigene IT-Abteilung: [ja/nein].
Erstelle eine Beschreibung des Pilotteams als Tabelle mit den Spalten: Rolle, Aufgaben, benötigte Fähigkeiten, geschätzter Zeitaufwand pro Woche (als Spanne und deutlich als Schätzung gekennzeichnet), wer die Rolle bei uns übernehmen könnte (Funktion, nicht Name).
Rollen: Auftraggeber, Projektleitung, Anwendende, Technik/IT-Betreuung, Datenschutz-Ansprechperson, Kommunikation. Ergänze Hinweise, wie Rollen in einem kleinen Betrieb kombiniert werden können, und welche nicht in einer Person vereint sein sollten.
Regeln: Keine erfundenen Zeitwerte als Tatsache, Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Stimmen Sie die Zeitschätzungen mit den Betroffenen ab.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht zu gross. Ab etwa acht Personen wird Abstimmung zum Hauptjob. Halten Sie das Kernteam klein.
• Nicht nur Technikbegeisterte. Das Team soll typische Mitarbeitende abbilden, sonst sind die Ergebnisse nicht übertragbar.
• Zeit ernst nehmen. Wer den Pilot «nebenbei» machen soll, wird ihn vernachlässigen.
• Interessenkonflikte vermeiden. Wer den Pilot leitet und gleichzeitig bewertet, ist befangen. Eine zweite Person sollte die Ergebnisse gegenlesen.
• Externe Hilfe gezielt einsetzen. Für Technik oder Datenschutz kann externe Unterstützung sinnvoll sein, die Verantwortung bleibt aber intern.
• Nachfolge bedenken. Wer übernimmt nach dem Pilot? Binden Sie diese Person früh ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Treuhandfirma in Luzern mit 15 Mitarbeitenden will KI für Kundenmails testen.

Vorher: Der Inhaber möchte alles selbst machen und «nebenbei» ausprobieren, die Mitarbeitenden fühlen sich nicht einbezogen. Nachher: Der Inhaber ist Auftraggeber, die Büroleiterin übernimmt die Projektleitung, drei Sachbearbeitende testen, der externe IT-Betreuer richtet Konto und Einstellungen ein, und die Datenschutzbeauftragte prüft die Regeln. Alle haben pro Woche ein bis zwei Stunden reserviert, und freitags gibt es eine halbe Stunde Austausch. Der Pilot läuft ruhig und mit breiter Akzeptanz.

Hilfreich war am Ende die schriftliche Rollenliste. Sie hing sichtbar im Sitzungszimmer, und jede Person wusste, wofür sie zuständig ist und wen sie bei Fragen ansprechen kann. Als die Anwenderin aus dem Sekretariat krank wurde, sprang die Vertretung ein, ohne dass der Pilot stockte. Ein Pilotteam ist eben nicht nur eine Gruppe von Personen, sondern eine Verabredung über Zuständigkeit und Vertretung. Prüfen Sie deshalb für jede Rolle, wer sie notfalls übernimmt, und halten Sie die Namen im Projektauftrag fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Hilfe bei der Zusammenstellung und Begleitung Ihres Pilotteams wünschen, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana begleitet die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Das Team lässt sich zusätzlich über absofort weiterbilden, damit alle mit gleichem Grundwissen starten.

Welche Unterstützung sinnvoll ist, klären Sie im Gespräch. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Brauchen wir unbedingt eine IT-Fachperson?

Für Standardwerkzeuge reicht oft eine Person, die Konten und Einstellungen verwalten kann, auch aus externer Betreuung. Bei Anbindungen an Systeme ist Fachwissen wichtiger.

Kann die Geschäftsleitung zugleich Projektleiterin sein?

In sehr kleinen Betrieben ja. Es empfiehlt sich dennoch, dass jemand anders die Tests auswertet, damit kritische Rückmeldungen offen ausgesprochen werden.

Wie gewinne ich Skeptiker für das Team?

Fragen Sie sie gezielt, weil sie Schwächen früh erkennen. Siehe Widerstand im Team verstehen.

Was passiert mit dem Team nach dem Pilot?

Die Mitglieder können als Botschafter dienen, siehe Multiplikatoren aufbauen.