KI-Ansprechpersonen im Team aufbauen: So geht es

Das Problem

In vielen Betrieben gibt es eine Person, die sich mit KI auskennt. Das kann die IT-Verantwortliche, der technikbegeisterte Kollege im Verkauf oder die Assistentin der Geschäftsleitung sein. Alle kommen mit ihren Fragen zu ihr: «Wie formuliere ich das?», «Darf ich diese Datei hochladen?», «Warum antwortet das Programm so komisch?»

Das funktioniert eine Weile. Dann wird die Person zum Flaschenhals: Sie kommt kaum noch zu ihrer eigentlichen Arbeit, hat Ferien oder verlässt den Betrieb, und mit ihr geht das Wissen. Gleichzeitig trauen sich andere nicht zu fragen, weil sie niemanden stören wollen.

Eine Lösung sind mehrere Ansprechpersonen im Team, die sogenannten Multiplikatoren. Das sind keine IT-Fachleute, sondern Kolleginnen und Kollegen, die ein wenig weiter sind und ihr Wissen im Alltag weitergeben. Sie machen aus einem Einzelwissen ein Teamwissen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Bedarf. Wie viele Personen arbeiten mit KI, in welchen Bereichen, und welche Fragen kommen am häufigsten? Eine kleine Strichliste über zwei Wochen zeigt es.
2. Bestimmen Sie die Rolle. Eine Ansprechperson beantwortet einfache Fragen, zeigt Kniffe und leitet heikle Fälle weiter. Sie entscheidet nicht über Regeln und ist keine Datenschutzverantwortliche.
3. Wählen Sie die Personen aus. Gesucht sind Interesse, Geduld und Ansehen im Team, nicht unbedingt technisches Können. Pro Abteilung ein bis zwei Personen genügen.
4. Fragen Sie freiwillig an. Ernennen Sie niemanden gegen seinen Willen. Erklären Sie Aufgabe, Zeitaufwand und was die Person davon hat.
5. Geben Sie Zeit. Planen Sie etwa eine bis zwei Stunden pro Woche ein. Ohne Zeitbudget bleibt die Rolle ein Zusatzjob.
6. Schulen Sie die Gruppe gemeinsam. Behandeln Sie Grundlagen, Datenregeln, typische Fehler und Gesprächsführung. Siehe Schulungsplan.
7. Legen Sie Eskalationswege fest. Was die Ansprechperson nicht beantworten kann, geht an eine definierte Stelle, zum Beispiel an die Projektleitung oder die Datenschutzverantwortliche.
8. Bringen Sie die Gruppe regelmässig zusammen. 30 Minuten alle vier bis sechs Wochen: Was wurde gefragt? Was fehlt in den Regeln? Welche Beispiele helfen?
9. Machen Sie die Rolle sichtbar. Nennen Sie die Namen im Intranet, in der Teamsitzung oder auf einem Aushang.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie eine Rollenbeschreibung und einen Starttermin entwerfen:

Ich möchte in unserem Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende, Schweiz) interne KI-Ansprechpersonen einführen.
Erstelle: 1. eine einseitige Rollenbeschreibung in einfacher Sprache (Aufgaben, was die Rolle nicht umfasst, Zeitaufwand [z. B. 1–2 Stunden pro Woche], Eskalationsstelle: [Name oder Funktion]), 2. einen Ablauf für ein Startgespräch von 60 Minuten, 3. eine Liste mit zehn typischen Fragen, die Ansprechpersonen im Alltag erhalten, mit je einer kurzen Beispielantwort, 4. eine Einladung an die Teams, die erklärt, wen man wann fragen kann.
Verwende die Anrede «Sie», keine Fachbegriffe ohne Erklärung und keine Zusagen zu Lohn oder Beförderung.

Die Beispielantworten sind Vorschläge. Prüfen Sie sie mit Ihren eigenen Datenregeln.

Worauf Sie achten müssen

• Rolle und Verantwortung trennen: Ansprechpersonen helfen im Alltag, sie haften nicht für Entscheide der Leitung und beurteilen keine rechtlichen Fragen.
• Freiwilligkeit und Anerkennung: Eine zusätzliche Aufgabe ohne Zeit oder Anerkennung führt zu Frust. Besprechen Sie Entlastung und Wertschätzung offen.
• Keine Überwachung: Ansprechpersonen sollen helfen, nicht kontrollieren, siehe Leistungskontrolle vermeiden.
• Wissen dokumentieren: Häufige Antworten gehören in eine gemeinsame Sammlung, damit sie nicht nur im Kopf einer Person liegen.
• Fachliche Grenzen: Bei Datenschutz, Haftung oder Arbeitsrecht verweisen Ansprechpersonen an die zuständige Stelle.
• Nachfolge regeln: Wer geht oder pausiert, wird ersetzt. Halten Sie die Rolle nicht an einer einzelnen Person fest.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Winterthur mit 18 Mitarbeitenden nutzt KI für Briefe und Zusammenfassungen.

Vorher: Fast alle Fragen gehen an den Informatiker, der eigentlich Hardware betreut. Er verbringt täglich eine Stunde mit KI-Fragen und fühlt sich überfordert. Zwei Mitarbeiterinnen verzichten auf KI, weil sie nicht stören wollen.

Nachher: Das Büro bestimmt drei freiwillige Ansprechpersonen, eine pro Team. Sie erhalten zwei Stunden Schulung und eine Stunde pro Woche Zeit. Ihr Merkblatt nennt, was sie beantworten dürfen und wann sie die Datenschutzverantwortliche beiziehen. Der Informatiker wird entlastet, und die zurückhaltenden Mitarbeiterinnen fragen jetzt «ihre» Ansprechperson am Nachbartisch.

So hilft Ihnen Alpasana

Für die Schulung der Ansprechpersonen bietet absofort: KI-Weiterbildung für Unternehmen Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang. Die Inhalte umfassen unter anderem Verwaltung, Kommunikation, Texte sowie den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten. Gelernt wird im eigenen Tempo, die Abschlüsse sind verifizierbar.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Wie viele Ansprechpersonen brauchen wir?

Als Faustregel eine Person pro Abteilung oder pro grösserem Team, in kleinen Betrieben genügen zwei bis drei. Entscheidend ist, dass sie im Alltag erreichbar sind.

Brauchen die Ansprechpersonen eine technische Ausbildung?

Nein. Wichtiger sind Interesse, Geduld und die Bereitschaft, selbst zu lernen. Fachliche Spezialfragen gehen an IT oder Beratung.

Was, wenn niemand freiwillig mitmacht?

Fragen Sie nach den Gründen: oft fehlen Zeit oder Sicherheit. Ein gemeinsamer Startworkshop und ein klares Zeitbudget senken die Hürde. Sonst starten Sie mit einer Person und wachsen langsam.

Wie bleiben Ansprechpersonen motiviert?

Zeigen Sie, dass ihre Arbeit gesehen wird: Nennen Sie sie in Sitzungen, geben Sie ihnen Zeit und Weiterbildung, und fragen Sie nach ihrer Meinung bei neuen Regeln. Ein Austausch in der Gruppe verhindert, dass sie sich allein fühlen. Wer die Rolle nach einem Jahr abgeben möchte, darf das tun, und eine neue Person rückt nach.

Können auch Lernende Ansprechpersonen sein?

Ja, wenn Interesse und Unterstützung vorhanden sind. Lernende bringen oft frische Erfahrungen mit. Für heikle Fragen zu Daten und Regeln sollte aber immer eine erfahrene Person im Hintergrund erreichbar sein.