KI-Nutzung messen, ohne Mitarbeitende auszuspionieren

Das Problem

Die Geschäftsleitung hat in KI investiert und möchte wissen, ob es sich lohnt. Wer nutzt das Werkzeug? Wie oft? Spart es Zeit? Der Anbieter liefert gleich ein Dashboard mit: Nutzung pro Person, Anzahl Anfragen, Tageszeiten. Es ist verlockend, diese Zahlen zu verwenden: Wer nutzt am meisten, wer am wenigsten?

Genau hier liegt die Falle. Wer Nutzungszahlen einzelner Personen auswertet, überwacht deren Verhalten, auch wenn er das nicht beabsichtigt. Mitarbeitende merken das schnell und reagieren: Sie nutzen das Werkzeug «für die Statistik», verstecken Nutzung oder verlieren das Vertrauen. Zudem sind personenbezogene Auswertungen arbeitsrechtlich und datenschutzrechtlich heikel.

Es geht auch anders. Den Nutzen von KI lässt sich in der Regel gut auf Ebene von Teams und Prozessen messen. Dieser Beitrag zeigt, wie. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Formulieren Sie die Frage, die Sie beantworten wollen. Zum Beispiel: «Verkürzt sich die Bearbeitungszeit von Offerten?» oder «Sinkt die Zahl der Rückfragen im Kundendienst?» Eine klare Frage verhindert, dass Sie Zahlen sammeln, die Sie gar nicht brauchen.

1. Wählen Sie Kennzahlen auf Prozessebene. Durchlaufzeit pro Vorgang, Fehlerquote, Nachbearbeitungszeit, Kundenzufriedenheit, Anzahl Vorgänge pro Team. Siehe Kennzahlen-Vorlage und Zeitersparnis messen.

1. Erfassen Sie einen Ausgangswert. Messen Sie vor der Einführung, wie es heute läuft, damit ein Vorher-Nachher-Vergleich möglich ist. Siehe Ausgangswerte erfassen.

1. Aggregieren Sie die Daten. Werten Sie nur Gruppen aus, nicht Einzelpersonen. Legen Sie eine Mindestgruppengrösse fest, damit niemand erkennbar wird, zum Beispiel keine Auswertung für Teams mit weniger als fünf Personen (als Orientierung, nicht als Rechtsregel). Deaktivieren Sie personenbezogene Dashboards, wenn möglich.

1. Fragen Sie die Betroffenen. Kurze Umfragen und Gespräche liefern Antworten, die Zahlen nicht zeigen: Wo hilft die KI, wo stört sie, was fehlt? Siehe Mitarbeitendenzufriedenheit erheben. Bei Umfragen sichern Sie Vertraulichkeit zu.

1. Machen Sie die Messung transparent. Sagen Sie vorab, was gemessen wird, wozu, wer die Zahlen sieht und was nicht ausgewertet wird. Halten Sie das schriftlich fest und beziehen Sie die Arbeitnehmervertretung ein, wo es sie gibt; siehe Welche Fragen mit dem Betriebsrat klären?.

1. Legen Sie Verwendung und Löschung fest. Wer darf die Daten wie verwenden, wann werden Rohdaten gelöscht, was gilt bei Verdacht auf Missbrauch? Nutzungsdaten dürfen nicht für Leistungsbeurteilungen verwendet werden, wenn Sie das zugesagt haben.

Gut oder heikel?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie ein Messkonzept ohne Personenbezug; geben Sie keine echten Zahlen oder Namen ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden und haben [KI-Werkzeug/Art] in [Bereich] eingeführt. Wir wollen den Nutzen messen, ohne einzelne Mitarbeitende zu überwachen.
Erstelle: 1. ein Messkonzept mit fünf Kennzahlen auf Prozess- oder Teamebene (inklusive Ausgangswert und Messzeitpunkt),
2. eine Liste von Auswertungen, die wir ausdrücklich nicht machen (personenbezogene Nutzungszahlen, Rankings, Bildschirmaufzeichnungen) mit je einer Begründung in einfacher Sprache,
3. einen Fragebogen mit höchstens acht Fragen für eine anonyme Umfrage im Team,
4. eine kurze Information an die Mitarbeitenden (höchstens 120 Wörter), was wir messen, wozu und was nicht.
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Kennzahlen und Bereich an; wichtig ist, dass der Ausgangswert vor der Einführung erfasst wird.

Worauf Sie achten müssen

• Verhaltensüberwachung ist grundsätzlich unzulässig: In der Schweiz sind Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten der Arbeitnehmenden am Arbeitsplatz überwachen sollen, nach der Arbeitsgesetz-Verordnung 3 grundsätzlich verboten. Personenbezogene Nutzungsstatistiken können in diese Nähe kommen. Siehe Mitarbeiterüberwachung.
• Datenschutz im Arbeitsverhältnis: Der Arbeitgeber darf Daten über Arbeitnehmende nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (siehe Quelle zum Obligationenrecht); Verhältnismässigkeit und Transparenz sind Pflicht.
• Aggregierte Daten können trotzdem erkennbar sein: Bei kleinen Teams lassen sich Einzelne rekonstruieren. Legen Sie Mindestgruppengrössen fest und vermeiden Sie Auswertungen nach Person oder kleinen Gruppen.
• Zielkonflikt vermeiden: Wer Nutzung belohnt oder bestraft, bekommt Nutzung statt Nutzen. Messen Sie Ergebnisse, nicht Aktivität.
• Fehlinterpretation: Wenig Nutzung heisst nicht schlechte Arbeit. Manche Aufgaben eignen sich nicht für KI. Siehe Nutzung im Team messen.
• Anbieter-Dashboards prüfen: Viele Werkzeuge liefern Auswertungen mit. Schalten Sie personenbezogene Berichte ab, wenn Sie sie nicht brauchen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reisebüro mit 18 Mitarbeitenden in Olten hat ein KI-Werkzeug für Angebotsbriefe eingeführt. Das Dashboard des Anbieters zeigt, wer wie viele Anfragen gestellt hat. Der Inhaber möchte «die Bremser» finden. Frau Müller aus der Administration rät ab.

Stattdessen messen sie die Zeit pro Angebot im Team vor und nach der Einführung, zählen Rückfragen von Kunden und führen eine anonyme Umfrage durch. Das Ergebnis: Die Angebotszeit sank spürbar, zwei Personen brauchen mehr Schulung, und ein Kollege nutzt das Werkzeug kaum, weil seine Spezialreisen nicht passen. Das personenbezogene Dashboard wird abgeschaltet, und das Team vertraut der Messung.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Zum Integrieren von KI gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Für ein Messkonzept, das Nutzen belegt, ohne Mitarbeitende zu überwachen, kann diese Begleitung Prozesse und Einsatzregeln mit Ihnen aufnehmen. Die arbeits- und datenschutzrechtliche Beurteilung gehört zu einer Fachperson.

Häufige Fragen

Darf ich wissen, wer KI nutzt?

Ein Überblick auf Betriebsebene ist sinnvoll, etwa welche Werkzeuge im Einsatz sind. Eine personenbezogene Auswertung der Nutzung ist heikel. Klären Sie das mit einer Fachperson, bevor Sie sie einführen.

Wie erkenne ich, ob KI wirklich nützt, ohne Personen zu messen?

Über Prozesskennzahlen (Durchlaufzeit, Fehler), Kundenfeedback und Umfragen. Vergleichen Sie mit einem Ausgangswert vor der Einführung.

Was, wenn der Anbieter nur personenbezogene Daten liefert?

Fragen Sie nach aggregierten Berichten oder schalten Sie die personenbezogene Auswertung ab. Wenn das nicht möglich ist, prüfen Sie, ob das Werkzeug für Ihren Betrieb geeignet ist.