Was müssen wir vor dem KI-Start messen?

Das Problem

Ihr Betrieb will KI einführen, um Zeit zu sparen: bei der Offerterstellung, bei Kundenmails oder bei der Belegerfassung. Nach drei Monaten möchte die Geschäftsleitung wissen, ob es sich gelohnt hat. Alle haben das Gefühl, es gehe schneller. Aber wie viel schneller? Und womit vergleichen Sie?

Ohne Zahlen von vorher bleibt jede Erfolgsmeldung eine Vermutung. Die Aussage «Die Offerten gehen jetzt in einer Stunde raus» ist nur dann aussagekräftig, wenn Sie wissen, dass es früher zwei Stunden waren. Und selbst dann fragt sich, ob die Qualität gleich geblieben ist.

Die gute Nachricht: Ausgangswerte zu erfassen ist kein Grossprojekt. Sie brauchen eine Strichliste, eine einfache Tabelle und ein paar Wochen Geduld, bevor die KI zum Einsatz kommt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Die Aufgabe genau abgrenzen. Wählen Sie eine konkrete Aufgabe, zum Beispiel «Kundenanfrage per Mail beantworten» oder «Eingangsrechnung erfassen». Beschreiben Sie, wo sie beginnt und endet. Zu grosse Aufgaben lassen sich nicht sauber messen.

1. Die Messgrössen wählen. Typische Grössen sind: Dauer pro Vorgang, Anzahl Vorgänge pro Woche, Fehler oder Nacharbeit, Wartezeit des Kunden und Kosten. Wählen Sie drei bis fünf Grössen. Mehr überfordert das Team.

1. Festlegen, wie gemessen wird. Wer erfasst was, wann, womit? Eine einfache Tabelle mit Datum, Vorgang, Dauer und Bemerkung genügt. Wichtig ist, dass alle gleich zählen.

1. Die Messung über mehrere Wochen durchführen. Mit nur drei Tagen Messung erwischen Sie vielleicht eine Ausnahmewoche. Zwei bis vier Wochen zeigen ein realistischeres Bild. Berücksichtigen Sie Ferien und Spitzenzeiten.

1. Auch die Qualität erfassen. Wie oft gibt es Rückfragen, Korrekturen oder Reklamationen? Schnelle, aber falsche Arbeit ist kein Gewinn. Siehe Fehlerquote messen.

1. Ergebnisse festhalten und mitteilen. Rechnen Sie Durchschnitte aus und notieren Sie auch die Schwankungsbreite, zum Beispiel «meist 15 bis 25 Minuten». Besprechen Sie die Zahlen im Team, damit alle dieselbe Ausgangslage kennen.

1. Mit KI die Messvorlage erstellen. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Lassen Sie sich mit der Vorlage unten eine Erfassungstabelle und eine Auswertungshilfe entwerfen. Geben Sie keine echten Kunden- oder Mitarbeiterdaten ein.

1. Die Ausgangswerte sichern. Legen Sie die Tabelle mit Datum ab und notieren Sie, was Sie gemessen haben und wie. Später messen Sie genauso nach, sonst sind die Zahlen nicht vergleichbar. Mehr dazu in Erfolg von KI messen.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte vor der Einführung einer KI-Lösung Ausgangswerte messen.
Aufgabe: [z. B. Kundenanfragen per Mail beantworten].
Wer die Aufgabe ausführt: [Funktion, Anzahl Personen].
Mögliche Messgrössen: [Dauer, Menge, Fehler, Wartezeit].
Messzeitraum: [z. B. vier Wochen].
Bitte erstelle mir:
1. eine einfache Erfassungstabelle für ein Excel- oder Papierblatt,
2. eine Anleitung in fünf Sätzen, wie das Team gleich und fair misst,
3. eine Vorlage für die Auswertung (Durchschnitt, Spannbreite, Besonderheiten).
Erfinde keine Messwerte. Weise darauf hin, was ich beim Messen beachten sollte, damit die Zahlen vergleichbar bleiben.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben und lassen Sie Namen von Personen und Kunden weg.

Worauf Sie achten müssen

• Messen ist nicht überwachen. Erklären Sie dem Team, dass es um die Aufgabe geht, nicht um einzelne Personen. Einzelmessungen von Mitarbeitenden können datenschutz- und arbeitsrechtlich heikel sein. Klären Sie das im Zweifel mit einer Fachperson.
• Messen verändert Verhalten. Wer weiss, dass er gemessen wird, arbeitet manchmal anders. Eine längere Messdauer gleicht das teilweise aus.
• Vergleichbarkeit sichern. Dieselbe Aufgabe, dieselbe Zählweise, ähnliche Bedingungen. Vermeiden Sie typische Messfehler, siehe Messfehler vermeiden.
• Keine erfundenen Zahlen. Wenn Sie nicht messen konnten, schreiben Sie es offen. Geschätzte Werte kennzeichnen Sie als Schätzung.
• Vertraulichkeit. Geben Sie der KI nur Strukturen, keine echten Kundendaten oder Löhne.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Malerbetrieb in Brugg will Offerten mit KI beschleunigen. Frau Müller aus dem Büro erfasst vier Wochen lang für jede Offerte die Dauer, die Zahl der Rückfragen und die Zeit bis zum Versand. Eine kleine Tabelle genügt, die sie mit der Vorlage vorbereitet hat.

Ergebnis: Eine Offerte dauert durchschnittlich 40 Minuten, zwei von zehn führen zu Rückfragen. Nach der Einführung misst sie vier Wochen lang genauso. So kann die Geschäftsleitung belegen, was sich verbessert hat, und was nicht.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst laut Leistungsbeschreibung das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen und das Verbessern von Geschäftsprozessen mit Dokumentation der Umsetzung.

Eine saubere Aufnahme des heutigen Ablaufs ist die Grundlage, um Wirkungen später zu beurteilen. Die Messung selbst führen Sie in Ihrem Alltag durch.

Häufige Fragen

Wie lange soll ich vor dem Start messen?

Zwei bis vier Wochen sind für die meisten Aufgaben sinnvoll. Bei seltenen Aufgaben brauchen Sie länger, bei häufigen genügt weniger.

Was, wenn wir schon mit KI arbeiten?

Dann fehlt der Vergleich mit früher. Sie können versuchen, den früheren Ablauf rückblickend zu schätzen oder an einer Stichprobe ohne KI nachzumessen, siehe Manueller Vergleich im Pilot.

Reichen Schätzungen?

Als Notlösung ja, aber kennzeichnen Sie sie als Schätzung. Gemessene Zahlen sind aussagekräftiger, besonders wenn Sie später Kosten und Nutzen vergleichen.

Brauche ich eine Software zum Messen?

Nein. Eine Tabelle genügt. Eine Messlösung lohnt sich erst, wenn viele Vorgänge anfallen. Vorlagen bietet die Kennzahlen-Vorlage.