Wie erkennen wir, ob das Team die KI tatsächlich nutzt?

Das Problem

Ihr Betrieb hat Zugänge zu einem KI-Dienst gekauft, vielleicht für das ganze Team. Es gab eine kurze Einführung, alle haben genickt. Drei Monate später wissen Sie nicht, wer das Werkzeug wirklich nutzt. Auf den Rechnungen stehen die Lizenzen, im Alltag sieht man wenig davon.

Das ist häufiger, als man denkt. Neue Werkzeuge versanden, wenn niemand Zeit zum Üben hat, wenn die Aufgaben nicht passen oder wenn Unsicherheit besteht, was erlaubt ist. Das ist selten Widerwille, sondern meist fehlende Routine.

Wer zahlt, will wissen, was herauskommt. Die Kunst ist, die Nutzung zu messen, ohne Mitarbeitende zu überwachen, denn sonst leidet das Vertrauen im Team.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären, was «Nutzung» heisst. Reicht ein Login im Monat, oder soll die KI wöchentlich bei bestimmten Aufgaben helfen? Legen Sie fest, was für Ihren Betrieb eine sinnvolle Nutzung ist, zum Beispiel «mindestens einmal pro Woche für Textentwürfe».

1. Einfache Kennzahlen wählen. Sinnvoll sind: Anzahl aktiver Zugänge pro Monat, Häufigkeit der Nutzung im Durchschnitt und Zahl der Aufgaben, bei denen KI eingesetzt wird. Viele Dienste zeigen solche Übersichten auf Kontoebene.

1. Zahlen auf Teamebene betrachten. Werten Sie Gruppen aus, nicht einzelne Personen. «Von zehn Zugängen werden sieben mindestens wöchentlich genutzt» ist aussagekräftig und fair. Einzelkontrolle birgt rechtliche und menschliche Risiken, siehe Leistungskontrolle vermeiden.

1. Mit einer kurzen Umfrage ergänzen. Fragen Sie das Team: Wofür nutzen Sie KI? Was klappt, was nicht? Was hindert Sie? Anonyme Antworten sind oft ehrlicher. Eine Vorlage finden Sie bei Mitarbeitendenzufriedenheit erheben.

1. Gründe für geringe Nutzung suchen. Typische Ursachen: keine Zeit zum Üben, unklare Regeln, Aufgaben passen nicht, schlechte Erfahrungen mit Ergebnissen, Angst vor Fehlern oder Jobverlust. Mehr dazu: Widerstand im Team verstehen.

1. Gezielt unterstützen. Passen Sie Schulung, Beispiele und Aufgaben an. Kleine Übungsstunden, ein «Aufgabe der Woche» oder eine Ansprechperson helfen oft mehr als Appelle.

1. Mit KI die Auswertung vorbereiten. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Lassen Sie sich mit der Vorlage unten eine Tabelle und eine kurze Umfrage erstellen. Verwenden Sie nur Zahlen auf Teamebene und keine Namen.

1. Entscheiden, was mit den Lizenzen geschieht. Wenn Zugänge dauerhaft ungenutzt bleiben, reduzieren Sie sie oder ändern das Angebot. Siehe KI-Lizenzen: Bedarf planen.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte herausfinden, ob unser Team den KI-Dienst im Alltag nutzt, ohne einzelne Personen zu überwachen.
Betrieb: [Branche, Anzahl Mitarbeitende, Anzahl bezahlte Zugänge].
Was wir uns von der Nutzung erhoffen: [z. B. schnellere Textentwürfe].
Daten, die wir bekommen können: [z. B. Anzahl aktive Zugänge pro Monat auf Kontoebene].
Bitte erstelle mir:
1. eine Tabelle mit drei bis fünf Kennzahlen auf Teamebene,
2. eine anonyme Umfrage mit acht Fragen zu Nutzung, Nutzen, Hindernissen und Wünschen,
3. eine Liste möglicher Ursachen für geringe Nutzung und passende Gegenmassnahmen.
Schlage keine Kontrolle einzelner Mitarbeitender vor. Erfinde keine Zahlen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben, ohne Namen von Mitarbeitenden.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz und Mitarbeiterschutz. Auswertungen einzelner Mitarbeitender können Personendaten betreffen und das Vertrauen belasten. Beschränken Sie sich auf Teamzahlen. Rechtliche Fragen zur Überwachung klärt eine Fachperson im Einzelfall.
• Zahlen sind kein Beweis für Nutzen. Viel Nutzung kann auch Spielerei sein, wenig Nutzung eine Aufgabe, für die KI nicht taugt. Verbinden Sie Zahlen mit Gesprächen.
• Keine Zwangsnutzung. Wer zur Nutzung gedrängt wird, produziert Zahlen ohne Wert. Setzen Sie auf Hilfe statt Druck.
• Schulung planen. Zeit zum Üben ist oft der Engpass, siehe Praxistransfer nach der Schulung.
• Vertraulichkeit im KI-Fenster. Geben Sie keine personenbezogenen Nutzungsdaten ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Olten hat acht KI-Zugänge für zwölf Mitarbeitende gekauft. Frau Müller aus der Administration sieht in der Kontoübersicht, dass nur drei Zugänge monatlich aktiv sind. Statt nachzufragen, wer es nicht nutzt, startet sie eine anonyme Umfrage.

Die Antworten: Zwei Personen wissen nicht, wofür sie die KI nutzen sollen, drei haben Bedenken wegen Kundendaten, andere haben keine Zeit zum Üben. Das Büro plant zwei Übungsstunden mit konkreten Aufgaben und klärt die Datenfrage in einem Merkblatt. Nach zwei Monaten sind sechs Zugänge aktiv, und zwei nicht benötigte werden gekündigt.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort führt Mitarbeitende von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang. Sie lernen unter anderem KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte einzusetzen, mit Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

So lässt sich Wissen im Team gezielt aufbauen, wenn die Nutzung wegen fehlender Routine zurückbleibt. Eine Garantie für höhere Nutzung gibt es nicht.

Häufige Fragen

Darf ich sehen, wer wie oft die KI nutzt?

Technisch oft ja, rechtlich und menschlich ist es heikel. Beschränken Sie sich auf Teamzahlen und besprechen Sie das Vorgehen offen. Bei Zweifeln fragen Sie eine Fachperson.

Wie viel Nutzung ist «gut»?

Das hängt von den Aufgaben ab. Entscheidend ist, dass die KI dort genutzt wird, wo sie Nutzen bringt, nicht dass alle sie täglich öffnen.

Was, wenn niemand sie nutzen will?

Fragen Sie nach den Gründen, bevor Sie handeln. Möglicherweise passt die Aufgabe nicht, oder es fehlt Vertrauen. Siehe auch Nutzen nicht erreicht.

Kann KI die Nutzung für mich auswerten?

Sie kann Umfrageantworten ordnen und Muster nennen. Die Bewertung und Entscheidung bleibt bei Ihnen.