Wie viele KI-Lizenzen braucht unser Team wirklich?

Das Problem

Ihr Betrieb hat entschieden, ein KI-Werkzeug einzuführen, und der Anbieter verkauft «Plätze» oder Lizenzen pro Person. Jetzt stellt sich die Frage: Für wen kaufen wir? Für alle, damit niemand benachteiligt ist? Oder nur für wenige, damit es nicht zu teuer wird?

Beides hat Tücken. Wer für alle kauft, zahlt oft für Lizenzen, die kaum genutzt werden. Wer zu wenige kauft, schafft eine Zweiklassengesellschaft, und manche Personen weichen auf private Konten aus, was Risiken für den Datenschutz birgt.

Es gibt keine Faustregel, die für alle gilt. Der richtige Bedarf ergibt sich aus Aufgaben, Nutzungshäufigkeit und Erfahrungen im Pilot. Mit einer einfachen Analyse und einem schrittweisen Vorgehen vermeiden Sie Fehlkäufe in beide Richtungen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wofür KI genutzt werden soll. Listen Sie die Aufgaben auf: Mails entwerfen, Protokolle schreiben, Daten auswerten, Kundenanfragen beantworten. Lizenzen sollten an Aufgaben hängen, nicht an Titeln.

1. Ordnen Sie die Personen Nutzungsprofilen zu. Zum Beispiel: Intensive Nutzung (täglich viele Aufgaben), regelmässige Nutzung (wöchentlich), gelegentliche Nutzung (selten), keine Nutzung (Aufgaben ungeeignet). Fragen Sie auch die Betroffenen selbst.

1. Prüfen Sie die Lizenzmodelle der Anbieter. Gibt es Lizenzen pro Person, Teamtarife, Pakete mit Mindestmengen, Nutzung nach Verbrauch, kostenlose Stufen mit Einschränkungen? Welche Funktionen fehlen in günstigen Stufen? Siehe Kostenlos oder bezahlt im Unternehmen.

1. Vergleichen Sie Abo und Verbrauch. Für wenige, gelegentliche Nutzende kann Abrechnung nach Verbrauch günstiger sein, für Vielnutzende ein Abo. Siehe API oder Abo: Kosten vergleichen.

1. Starten Sie mit einer Pilotgruppe. Statten Sie nur eine kleine, gemischte Gruppe aus, etwa mit intensiven und gelegentlichen Nutzenden. Prüfen Sie Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen vorher.

1. Messen Sie die tatsächliche Nutzung. Schauen Sie nach vier bis acht Wochen, wer wie oft nutzt, wofür und mit welchem Nutzen. Viele Anbieter zeigen Nutzungsdaten, sonst hilft eine kurze Befragung. Siehe Nutzung im Team messen.

1. Passen Sie die Zahl an. Streichen Sie ungenutzte Plätze, ergänzen Sie dort, wo Bedarf besteht. Entscheiden Sie nach Daten, nicht nach Gefühl.

1. Regeln Sie die Vergabe und Rückgabe. Wer bekommt eine Lizenz, wie wird sie beantragt, was passiert bei Austritt oder Rollenwechsel? Eine einfache Regel vermeidet Streit.

1. Prüfen Sie regelmässig. Planen Sie zweimal jährlich einen Blick auf Nutzung und Kosten und handeln Sie vor Vertragsverlängerungen.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, den Bedarf an KI-Lizenzen für unser Team zu ermitteln.
Betrieb: [Branche, Grösse]. Teams/Abteilungen: [Liste mit Anzahl
Personen].
Geplante Aufgaben mit KI: [Liste].
Lizenzmodell des Anbieters: [z. B. pro Person/Monat, Mindestmenge,
Teamtarif, Mindestlaufzeit] (keine Preise erfinden).
Erstelle: 1. Eine Tabelle «Person/Rolle | Aufgaben mit KI |
erwartete Nutzung (intensiv/regelmässig/gelegentlich/keine) |
Lizenz nötig (ja/nein/später)».
2. Eine Empfehlung für eine Pilotgruppe (Grösse und Zusammensetzung).
3. Fragen, die ich dem Anbieter stellen soll (Mindestlaufzeit,
Wechsel zwischen Stufen, Kündigung, Nutzungsdaten).
4. Kriterien, nach denen ich nach 8 Wochen entscheide.
Verwende nur meine Angaben.

Setzen Sie Ihre Teams und Aufgaben ein. Klären Sie die Preise und Bedingungen mit Offerten der Anbieter.

Welches Nutzungsprofil braucht was?

Worauf Sie achten müssen

• Gemeinsame Konten sind keine Lösung: Eine Lizenz zu teilen kann gegen Bedingungen verstossen und Datenschutzprobleme schaffen. Siehe Gemeinsame Konten und Risiken.
• Keine Zweiklassengesellschaft: Wer keine Lizenz hat, soll wissen, wie er den Bedarf anmelden kann. Sonst weichen Mitarbeitende auf private Konten aus.
• Mindestlaufzeiten und Mindestmengen: Prüfen Sie, ob Sie Lizenzen später reduzieren können. Manche Verträge erlauben nur eine Erhöhung.
• Preise ändern sich: Tarife und Funktionsumfang werden angepasst. Prüfen Sie Verträge und Mitteilungen des Anbieters.
• Schulung nicht vergessen: Eine Lizenz ohne Schulung wird oft schlecht genutzt. Planen Sie die Einführung mit ein.
• Datenschutz: Vertrag, Speicherort und Training gelten für alle Nutzenden. Klären Sie das vor dem Kauf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Aarau mit 24 Mitarbeitenden möchte einen KI-Assistenten einführen. Der Geschäftsführer will für alle kaufen, damit sich niemand benachteiligt fühlt. Die Büroleiterin bremst und bittet um eine kurze Analyse.

Mit der Vorlage ordnet sie die Rollen zu: Sechs Personen schreiben täglich Berichte und Offerten, acht brauchen es wöchentlich, zehn kaum. Sie schlägt einen Pilot mit acht Lizenzen vor, gemischt aus den Profilen, mit Auswertung nach acht Wochen.

Der Pilot zeigt: Die Intensiven nutzen es täglich, zwei der gelegentlichen kaum. Das Büro kauft für die sechs Intensiven und vier weitere Lizenzen und regelt die Anfrage für zusätzliche Plätze. Die Kosten liegen unter dem ursprünglichen Plan, und niemand weicht auf private Konten aus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI im Betrieb gezielt einführen möchten, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren, KI-Pilot und Einsatzregeln. Weiterbildung kann einbezogen werden, Projekte werden individuell offeriert.

Zur Vertiefung: KI-Pilotprojekt planen und Nutzung im Team messen.

Häufige Fragen

Soll jede Person im Büro eine Lizenz erhalten?

Nicht zwingend. Entscheidend ist der Nutzen für die Aufgaben. Wer KI selten braucht, kann auf einen gemeinsamen Zugang oder verbrauchsabhängige Lösungen zurückgreifen, sofern Datenschutz und Vertrag das erlauben.

Wie lange sollte der Pilot laufen, bevor ich Lizenzen kaufe?

Vier bis acht Wochen sind für die meisten Aufgaben ein sinnvoller Rahmen. Wichtig ist, dass Sie die Nutzung messen und die Vertragsbedingungen so wählen, dass Sie anpassen können.

Was tun, wenn viele Lizenzen kaum genutzt werden?

Fragen Sie nach den Gründen: fehlende Schulung, ungeeignete Aufgaben, Datenschutzsorgen? Handeln Sie nach der Ursache, und reduzieren Sie Lizenzen, wenn der Nutzen fehlt und der Vertrag es erlaubt.