Warum gemeinsame KI-Konten im Team problematisch sind

Das Problem

Im Büro gibt es ein KI-Konto, das alle nutzen. Einer hat es eingerichtet, das Passwort steht auf einem Zettel oder in einer Mail, und wer etwas braucht, meldet sich damit an. Das wirkt praktisch und günstig: Ein Abonnement für das ganze Team.

Doch dieses Vorgehen hat Folgen, die erst auffallen, wenn etwas schiefgeht. Wenn eine vertrauliche Datei im Chat landet, lässt sich nicht mehr feststellen, wer sie hochgeladen hat. Wenn jemand das Team verlässt, kennt die Person weiter das Passwort. Und wer das Passwort ändert, sperrt alle anderen aus.

Hinzu kommt: Die Anbieter erlauben meist nur eine Person pro Konto. Wer ein Konto mit mehreren teilt, verstösst oft gegen deren Bedingungen. Diese Seite erklärt, warum und wie es besser geht.

Einfach erklärt

Ein gemeinsames Konto ist wie ein Briefkasten, zu dem alle denselben Schlüssel haben. Sie können nicht mehr sagen, wer welchen Brief herausgenommen hat. Und sobald jemand das Team verlässt, müssten Sie das Schloss auswechseln und neue Schlüssel verteilen.

Bessere Lösungen sind persönliche Konten, die zu einem gemeinsamen Teamarbeitsbereich gehören. Jede Person hat ihre eigene Anmeldung, und die Verwaltung vergibt Rollen und Rechte.

Prompt zum Kopieren für eine Bestandsaufnahme

Ich möchte klären, ob unser gemeinsam genutztes KI-Konto im Büro eine gute Lösung ist.

Angaben: Anzahl Personen [Zahl], Zweck [Aufgaben], Anbieter-Tarif [Name des Tarifs, falls bekannt], aktuell geteiltes Passwort [ja/nein – nicht das Passwort selbst nennen].

Erstelle:
1. eine Tabelle mit Vor- und Nachteilen eines gemeinsamen Kontos und persönlicher Konten in einem Teamarbeitsbereich,
2. 6 Fragen, die ich dem Anbieter zu Teamfunktionen, Rollen und Bedingungen stellen sollte,
3. eine kurze Entscheidungsempfehlung in einfacher Sprache.

Regeln: Keine erfundenen Preise oder Funktionen, Hinweis auf Nachprüfung in den aktuellen Anbieterbedingungen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie auf, wer das Konto nutzt. Erfassen Sie Personen, Aufgaben und welche Inhalte im Konto liegen. Das ist die Grundlage jeder Entscheidung.
2. Lesen Sie die Anbieterbedingungen. Prüfen Sie, ob mehrere Personen ein Konto teilen dürfen. Viele Dienste sehen für Teams eigene Angebote mit Verwaltung vor. Diese Angaben ändern sich, lesen Sie die aktuelle Fassung.
3. Prüfen Sie die Teamfunktionen. Fragen Sie nach persönlichen Zugängen, Rollen, gemeinsamen Projekten und zentraler Verwaltung. Eine einmalige Anmeldung für alle Firmenanwendungen kann ebenfalls helfen, siehe Single Sign-on.
4. Wählen Sie eine Lösung. Entweder ein Teamangebot mit persönlichen Konten oder, bei kleinen Teams, getrennte Konten mit klaren Regeln. Legen Sie fest, wer das Teamkonto verwaltet.
5. Ziehen Sie vorhandene Inhalte um. Übertragen Sie wichtige Projekte und Dateien in den neuen Bereich. Löschen Sie danach das alte Konto und ändern Sie sein Passwort.
6. Richten Sie die Anmeldebestätigung ein. Jede Person aktiviert die zusätzliche Bestätigung auf dem eigenen Gerät. Siehe KI-Konto mit Zwei-Faktor schützen.
7. Informieren Sie das Team. Erklären Sie kurz, warum die Änderung nötig ist, und wer bei Fragen hilft. Ein klarer Stichtag verhindert Parallelbetrieb.
8. Dokumentieren Sie die Regel. Halten Sie in Ihrer KI-Richtlinie fest: persönliche Konten, keine Weitergabe von Passwörtern. Mehr dazu: Passwörter im Team teilen.

Worauf Sie achten müssen

• Nachvollziehbarkeit ist ein Schutz, kein Misstrauen. Wenn ein Fehler passiert, hilft sie, zu lernen und das Problem zu beheben, ohne Schuldige zu suchen.
• Kosten vergleichen. Teamangebote sind oft teurer als ein einzelnes Konto. Rechnen Sie mit aktuellen Preisen des Anbieters und nicht mit Schätzungen. Berücksichtigen Sie auch das Risiko eines Datenverlusts.
• Datenschutz. Wenn Personendaten verarbeitet werden, müssen Sie wissen, wer Zugriff hat. Informationen zur Verantwortung bietet der EDÖB. Den Einzelfall prüft eine Fachperson.
• Passwortweitergabe ist ein bekanntes Einfallstor. Das NCSC rät generell zu persönlichen, starken Passwörtern und zusätzlicher Bestätigung.
• Private Konten sind keine Lösung. Wer privat ein Konto anlegt, um Firmenarbeit zu erledigen, schafft neue Probleme. Siehe Private KI-Konten im Büro.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Zahnarztpraxis in Chur teilen sich fünf Personen ein KI-Konto, das die Praxismanagerin eingerichtet hat. Frau Müller, die Empfangsleiterin, bemerkt, dass das Passwort in einer Gruppenchat-Nachricht steht.

Vorher weiss niemand, wer Texte für Patientenschreiben erstellt hat, und eine ehemalige Aushilfe kennt das Passwort noch. Die Praxis wechselt zu einem Teamangebot mit persönlichen Konten und ändert das alte Passwort.

Nachher hat jede Person eine eigene Anmeldung. Der Austritt der nächsten Aushilfe lässt sich in zwei Minuten abwickeln, und die Regeln stehen im Merkblatt der Praxis.

So hilft Ihnen Alpasana

Mit der KI-Weiterbildung für Unternehmen lernen Mitarbeitende laut Beschreibung, KI für passende Aufgaben einzusetzen und Daten sowie Ergebnisse sorgfältig zu behandeln. Datenschutz und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte. Es gibt eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Welche Teamfunktionen Ihr KI-Anbieter bietet, klären Sie mit ihm selbst. Die Weiterbildung hilft, im Team zu verstehen, warum persönliche Zugänge sinnvoll sind.

Häufige Fragen

Ist ein gemeinsames Konto bei kleinen Teams nicht einfacher?

Anfangs ja, später selten. Spätestens beim ersten Austritt oder Vorfall wiegt der Mehraufwand schwerer als die Ersparnis. Prüfen Sie ein Teamangebot, bevor Sie Gewohnheiten festigen.

Was, wenn der Anbieter keine Teamfunktionen hat?

Dann sind getrennte persönliche Konten mit freigegebenen Regeln die bessere Wahl als ein geteiltes Konto. Alternativ wählen Sie einen anderen Anbieter. Klären Sie die Daten- und Vertragsfragen vorher.

Darf ich das Passwort wenigstens im Passwortmanager teilen?

Das ist besser als in einer Mail, löst aber die Nachvollziehbarkeit nicht. Wenn überhaupt, nur für Konten, die der Anbieter ausdrücklich für mehrere Personen vorsieht. Die Alternative sind persönliche Konten.