KI mit Firmenanmeldung nutzen: Was bringt Single Sign-on?

Das Problem

Frau Müller verwaltet in einer Spedition in Dietikon die Benutzerkonten. Inzwischen nutzen vier Abteilungen vier verschiedene KI-Dienste, jeweils mit eigenen Konten, teils mit privaten E-Mail-Adressen. Als ein Mitarbeiter kündigt, muss Frau Müller bei jedem Dienst einzeln nachsehen, ob er noch ein Konto hat. Zwei hat sie übersehen.

Dieses Durcheinander ist häufig. Je mehr Dienste, desto mehr Konten, Passwörter und blinde Flecken. Besonders heikel sind private Konten, die niemand im Betrieb überblickt.

Single Sign-on (abgekürzt SSO, «einmal anmelden») bietet einen geordneten Weg: Alle Dienste vertrauen demselben Firmenkonto. Diese Seite erklärt, was das bringt und worauf Sie achten sollten.

Einfach erklärt

Beim Single Sign-on melden Sie sich einmal bei einem zentralen Anmeldedienst Ihres Betriebs an. Das kann zum Beispiel das Firmenkonto von Microsoft 365 oder Google Workspace sein. Wenn Sie danach einen KI-Dienst öffnen, fragt dieser den zentralen Dienst: «Ist diese Person angemeldet und berechtigt?» Falls ja, dürfen Sie hinein. Ein zusätzliches Passwort für den KI-Dienst ist nicht nötig.

Das Prinzip ist vergleichbar mit einer Hausschlüsselkarte, die an mehreren Türen funktioniert. Wird die Karte gesperrt, sind alle Türen zu.

Die wichtigsten Vorteile:

• Zentrale Verwaltung: Konten werden an einer Stelle angelegt und gesperrt.
• Besserer Schutz: Der zweite Faktor wird einmal zentral erzwungen.
• Weniger Passwörter: Das senkt das Risiko von schwachen oder wiederverwendeten Passwörtern.
• Übersicht: Sie sehen, wer welche Dienste nutzt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, ob Ihr Betrieb einen zentralen Anmeldedienst hat. Häufig ist das das Firmenkonto bei Microsoft 365 oder Google Workspace. Fragen Sie Ihre IT.

1. Prüfen Sie, ob Ihr KI-Dienst SSO unterstützt. Bei vielen Anbietern ist die Funktion nur in Business- oder Enterprise-Tarifen verfügbar. Fragen Sie nach, was das kostet, bevor Sie sich entscheiden.

1. Entscheiden Sie, welche Dienste per SSO laufen sollen. Beginnen Sie mit dem meistgenutzten freigegebenen KI-Dienst.

1. Lassen Sie die IT die Verbindung einrichten. Die Einrichtung erfolgt in der Verwaltungsoberfläche beider Dienste. Sie sollte vorab in einer Testgruppe geprüft werden.

1. Schalten Sie den zweiten Faktor ein. Er schützt das Firmenkonto zusätzlich. Siehe Zwei-Faktor-Schutz für KI-Konten.

1. Schliessen Sie private Konten aus. Legen Sie fest, dass für Firmendaten nur Firmenkonten gelten, und räumen Sie bestehende private Konten auf, siehe Private KI-Konten im Betrieb.

1. Klären Sie den Austritt. Wird das Firmenkonto gesperrt, endet der Zugang zu allen verbundenen Diensten. Prüfen Sie, ob darüber hinaus Daten im KI-Dienst bleiben, siehe Zugang bei Mitarbeiteraustritt.

1. Halten Sie einen Notfallzugang bereit. Fällt der zentrale Anmeldedienst aus, muss die Verwaltung noch Zugang haben.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie Fragen an Ihre IT und den KI-Anbieter vor.

Wir sind ein Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende). Wir nutzen als zentrales Firmenkonto [Microsoft 365 / Google Workspace / anderes] und den KI-Dienst [Name].
Erstelle eine Fragenliste für unsere IT und für den Anbieter zur Einführung von Single Sign-on:
1. Welcher Tarif ist nötig, und was kostet er?
2. Wie wird die Verbindung eingerichtet, und wer macht was?
3. Wie funktioniert die Sperrung beim Austritt?
4. Bleiben nach der Sperrung Daten im KI-Dienst, und wer hat Zugriff?
5. Wie funktioniert der Notfallzugang, falls der Anmeldedienst ausfällt?
6. Welche Protokolle gibt es zu Anmeldungen?
Regeln: Fragen kurz und konkret, Deutsch (Schweiz), als Tabelle mit Spalte «Antwort».

Ersetzen Sie die Platzhalter und senden Sie die Fragen vor der Entscheidung.

Worauf Sie achten müssen

• Einzelner Schwachpunkt: Wird das Firmenkonto übernommen, sind auch die verbundenen Dienste offen. Zweiter Faktor und Überwachung sind deshalb zwingend.
• Kosten: SSO ist nicht in jedem Tarif enthalten. Planen Sie die Mehrkosten ein.
• Abhängigkeit: Fällt der zentrale Anmeldedienst aus, funktionieren auch die KI-Zugänge nicht. Planen Sie einen Notweg.
• SSO ersetzt keine Rechtevergabe. Wer sich anmelden darf, ist nicht gleichbedeutend damit, was er sehen darf.
• Alte Konten: Bestehende lokale Konten und Passwörter sollten nach der Umstellung entfernt oder deaktiviert werden.
• Kein Ersatz für Schulung: Auch mit SSO müssen Mitarbeitende wissen, welche Daten sie in KI-Dienste eingeben dürfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Chur mit 25 Mitarbeitenden hat zwei KI-Dienste im Einsatz. Die Geschäftsleitung will mehr Ordnung.

Vorher: Mitarbeitende haben Konten mit privaten Adressen. Beim Austritt eines Kollegen weiss niemand, wo er noch Zugang hat. Nachher: Das Büro wechselt für den Hauptdienst in den Tarif mit SSO, die IT bindet ihn an das Firmenkonto an und erzwingt den zweiten Faktor. Private Konten werden aufgelöst. Beim nächsten Austritt wird nur das Firmenkonto gesperrt, und der Zugang ist überall beendet. Die Mehrkosten sind überschaubar, der Aufwand für die Verwaltung sinkt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Dienste geordnet einführen und Zugänge zentral verwalten wollen, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Dazu gehören Schnittstellen konzipieren, Systeme verbinden, KI-Agenten mit Einsatzregeln integrieren und die Umsetzung dokumentieren.

Eine Anbindung an das Firmenkonto kann Teil eines solchen Vorhabens sein. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Ist SSO für kleine Betriebe sinnvoll?

Ab einer Handvoll Mitarbeitender und mehreren Diensten oft ja. Entscheidend ist, ob Ihr Tarif es unterstützt und ob jemand die Einrichtung übernimmt.

Was, wenn mein KI-Dienst SSO nicht kennt?

Dann sichern Sie die Konten anders ab: Firmenadressen, zweiter Faktor, Passwortmanager und ein Verzeichnis aller Konten. Ein Beispiel für eine Freigabe finden Sie unter Freigabevorlage für KI-Tools.

Sehen die Administratoren dann alle meine Chats?

Das hängt vom Dienst und den Einstellungen ab. SSO regelt die Anmeldung, nicht automatisch die Einsicht in Inhalte. Klären Sie das offen im Team.

Brauche ich dann keine Passwörter mehr?

Doch, für das Firmenkonto. Es sollte lang, einmalig und mit zweitem Faktor geschützt sein.