KI-Anwendungsfall beschreiben: Vorlage für einen Steckbrief

Das Problem

Ihre KI-Ideen sind noch zu ungenau, um darüber zu entscheiden. «Wir könnten KI für den Kundendienst nutzen» sagt wenig. Wer soll es nutzen? Was genau macht die KI? Welche Daten braucht sie? Was passiert bei einem Fehler? Ohne Antworten bleibt jede Diskussion vage, und jeder stellt sich etwas anderes vor.

Das hat Folgen: Die Geschäftsleitung kann nicht entscheiden, das Team versteht den Auftrag nicht, und Anbieter geben Offerten ab, die nicht zu Ihrer Idee passen. Am Ende ist unklar, ob die Lösung das Problem überhaupt löst.

Ein Anwendungsfall-Steckbrief zwingt zur Klarheit. Er ist kein Fachdokument, sondern ein Formular mit wenigen Fragen. Wer es ausfüllt, merkt schnell, was noch fehlt, und kann die Idee mit anderen vergleichen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine Idee. Beschreiben Sie pro Steckbrief eine einzige Idee. Mehrere Ideen gehören in mehrere Steckbriefe.
2. Beginnen Sie beim Problem. Schreiben Sie in zwei Sätzen, was heute schlecht läuft und warum das stört. Vermeiden Sie das Wort «KI» in diesem Abschnitt.
3. Nennen Sie die Nutzergruppe. Wer arbeitet mit dem Ergebnis? Kundschaft, interne Mitarbeitende, Geschäftsleitung? Das bestimmt Anforderungen an Genauigkeit und Ton.
4. Beschreiben Sie, was die KI tun soll. Zum Beispiel: «Sie schlägt einen Antwortentwurf vor, den ein Mensch prüft und sendet.» Legen Sie fest, was die KI nicht tun darf.
5. Klären Sie den Datenbedarf. Welche Unterlagen oder Angaben braucht die KI? Wo liegen sie, wie aktuell sind sie, sind sie vertraulich? Siehe Datenqualität prüfen.
6. Definieren Sie die menschliche Kontrolle. Wer prüft das Ergebnis, und wann? Mehr: Welche KI-Ergebnisse muss ein Mensch kontrollieren?.
7. Beschreiben Sie Nutzen und Risiken. Was soll besser werden, und woran messen Sie das? Was kann schiefgehen? Die Abwägung vertieft Nutzen und Risiko abwägen.
8. Lassen Sie den Steckbrief gegenlesen. Eine Person, die die Aufgabe kennt, prüft ihn. Fehlende Antworten sind Aufgaben für die nächste Runde.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage können Sie direkt in ein Dokument übernehmen. Sie können sie auch einer KI geben, damit sie Ihre Stichworte in ein lesbares Formular bringt. Verwenden Sie keine vertraulichen Daten.

KI-Anwendungsfall: [Kurztitel]
Eingereicht von: [Name/Rolle], Datum: [Datum]

1. Problem heute (2–3 Sätze, ohne Lösung)
   [Beschreibung]

2. Wer ist betroffen / wer nutzt das Ergebnis?
   [Rollen, ungefähre Anzahl]

3. Was soll die KI tun? Was ausdrücklich nicht?
   Soll: [Aufgabe]
   Soll nicht: [Grenze]

4. Benötigte Daten und Unterlagen
   Art: [Beschreibung]  Ablageort: [Ort]  Aktualität: [Stand]  Vertraulich: [ja/nein/teilweise]

5. Menschliche Kontrolle
   Wer prüft: [Rolle]  Wann: [vor Versand / Stichprobe]

6. Erwarteter Nutzen und wie wir ihn messen
   [z. B. Bearbeitungszeit pro Vorgang, heutiger Wert: ___]

7. Risiken und Gegenmassnahmen
   [Risiko] → [Massnahme]

8. Aufwand (grobe Einschätzung: klein / mittel / gross, mit Begründung)
   [Angabe]

9. Offene Fragen
   [Liste]

Füllen Sie alle Felder aus, auch wenn die Antwort «unklar» lautet. Das zeigt, wo Sie nacharbeiten müssen.

Wann ist ein Steckbrief gut genug?

Worauf Sie achten müssen

• Kein Steckbrief ersetzt einen Test. Er hilft bei der Entscheidung, ob ein Versuch sinnvoll ist, nicht beim Beweis des Nutzens. Planen Sie danach einen kleinen Pilot, siehe Projektauftrag für den Pilot.
• Keine geschönten Antworten. Eine ehrliche Lücke ist besser als eine erfundene Aussage. Lassen Sie «unklar» stehen.
• Datenschutz früh klären. Wenn Personendaten betroffen sind, notieren Sie das im Steckbrief. Hinweise bietet der EDÖB. Den Einzelfall klärt eine Fachperson.
• Nicht zu gross anfangen. Ein Steckbrief für «unsere ganze Kommunikation» ist zu breit. Zerlegen Sie in einzelne Aufgaben.
• Aktualisieren. Wenn sich Annahmen ändern, passen Sie den Steckbrief an. Er ist ein lebendes Dokument.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Fahrzeughandel in Zofingen möchte die Verkaufsleiterin «etwas mit KI im Kundendienst machen». Frau Müller aus dem Sekretariat bittet sie, einen Steckbrief auszufüllen.

Vorher bestand die Idee aus einem Satz. Beim Ausfüllen zeigt sich: Das Problem sind wiederkehrende Fragen zu Serviceterminen. Nutzer wären drei Personen am Empfang. Die KI soll Antwortentwürfe vorschlagen, nicht selbst senden. Die benötigten Angaben liegen in einer Preis- und Terminübersicht, die teils veraltet ist.

Nachher ist klar: Zuerst muss die Übersicht aktualisiert werden, dann folgt ein vierwöchiger Test mit Kontrolle durch den Empfang. Ohne Steckbrief wäre dieser Punkt erst im Projekt aufgefallen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn mehrere Steckbriefe vorliegen und Sie die Anwendungsfälle vergleichen möchten, kann die KI-Beratung und digitale Transformation Prozesse aufnehmen, Potenziale analysieren und Vorhaben priorisieren. Daraus lässt sich ein Umsetzungsplan mit einer begründeten Reihenfolge entwickeln.

Häufige Fragen

Wie lang darf ein Steckbrief sein?

Eine Seite genügt. Wenn Sie mehr brauchen, ist die Idee wahrscheinlich zu gross und sollte in Teilaufgaben zerlegt werden.

Wer füllt den Steckbrief aus?

Am besten die Person, die die Aufgabe heute erledigt, zusammen mit jemandem aus der Leitung. So kommen Praxiswissen und Entscheidungssicht zusammen.

Kann die KI den Steckbrief für mich ausfüllen?

Sie kann Stichworte ordnen und Formulierungen vorschlagen. Die Inhalte müssen aber von Ihnen stammen, denn sie kennt Ihren Betrieb nicht. Prüfen Sie jede Aussage.