Datenqualität vor dem KI-Start prüfen: Checkliste

Das Problem

Ihre Unterlagen sind uneinheitlich: Preislisten in mehreren Versionen, Kundendaten mal mit, mal ohne Titel, Dokumente ohne Datum, Dubletten in verschiedenen Ordnern. Sie fürchten, dass eine KI damit falsche Ergebnisse liefert, und diese Sorge ist berechtigt.

KI arbeitet mit dem, was sie bekommt. Wenn Sie ihr eine veraltete Preisliste geben, nennt sie veraltete Preise. Wenn zwei Dokumente sich widersprechen, kann sie ein Mischprodukt erzeugen, das keines von beiden ist. Das Problem sind nicht die Daten allein, sondern dass die Antworten trotzdem überzeugend klingen.

Eine kurze Qualitätsprüfung vor dem Start erspart Ärger. Sie müssen nicht alles bereinigen, sondern nur das, was für Ihre erste Aufgabe wirklich zählt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie fest, welche Unterlagen die Aufgabe braucht. Prüfen Sie nicht den ganzen Bestand, sondern nur die Dokumente für den ersten Einsatz, zum Beispiel Preislisten, Textbausteine oder Produktbeschreibungen.
2. Ziehen Sie eine Stichprobe. Nehmen Sie 20 bis 30 Dokumente und prüfen Sie diese genauer. Das gibt ein realistisches Bild, ohne alles durchzusehen.
3. Prüfen Sie die Vollständigkeit. Fehlen Angaben wie Datum, Version, Verantwortliche oder Produktbezeichnung? Lückenhafte Dokumente führen zu unklaren Antworten.
4. Prüfen Sie die Aktualität. Wann wurde das Dokument zuletzt geändert, und gilt es noch? Markieren Sie Veraltetes und legen Sie es in ein Archiv, damit es nicht verwendet wird.
5. Suchen Sie Dubletten und Widersprüche. Gibt es mehrere Fassungen derselben Unterlage? Legen Sie fest, welche gilt. Siehe auch KI einführen trotz verstreuter Dateien.
6. Prüfen Sie die Einheitlichkeit. Sind Begriffe, Schreibweisen, Masseinheiten und Datumsformate einheitlich? Uneinheitliche Angaben verwirren Menschen und Maschinen.
7. Prüfen Sie Lesbarkeit und Format. Sind es durchsuchbare Dateien oder eingescannte Bilder? Scans müssen oft erst in Text umgewandelt werden. Hintergrund: Datenqualität bei KI.
8. Bereinigen Sie nur das Nötige und dokumentieren Sie. Beheben Sie die Mängel in den Unterlagen für die erste Aufgabe. Halten Sie fest, wer die Daten künftig pflegt.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie eine Prüfliste für Ihre Stichprobe vor. Geben Sie keine echten Dokumente ein.

Ich möchte vor dem KI-Einsatz die Qualität unserer Unterlagen für die Aufgabe [Aufgabe] prüfen.

Art der Unterlagen: [z. B. Preislisten, Produktblätter, Textbausteine]
Ablageorte: [z. B. Laufwerk, E-Mail, Papier]
Anzahl ungefähr: [Zahl]

Erstelle:
1. eine Prüftabelle mit den Spalten: Dokument, Datum/Version, vollständig (ja/nein), aktuell (ja/nein), Dublette (ja/nein), Format, Bemerkung,
2. 10 Prüffragen für die Stichprobe in einfacher Sprache,
3. eine Anleitung, wie ich Mängel nach Dringlichkeit ordne.
Regeln: Keine Annahmen über meine Dokumente, erfinde keine Zahlen.

Führen Sie die Prüfung selbst oder mit einer Kollegin durch. Die KI kennt Ihre Dokumente nicht.

Checkliste zur Datenqualität

Worauf Sie achten müssen

• Perfektion ist nicht nötig. Bereinigen Sie nur, was für die erste Aufgabe relevant ist. Wer alles aufräumen will, kommt nie zum Start.
• KI verdeckt Datenfehler. Sie liefert flüssige Antworten auch aus fehlerhaften Quellen. Prüfen Sie Ergebnisse stichprobenweise gegen die Originale.
• Vertrauliche Daten aussortieren. Beim Aufräumen entdecken Sie womöglich Dokumente, die nicht in einen KI-Dienst gehören. Legen Sie sie getrennt ab. Hinweise zum Datenschutz bietet der EDÖB.
• Pflege ist Daueraufgabe. Daten veralten. Bestimmen Sie, wer Aktualisierungen verantwortet, sonst ist die Ordnung in einem halben Jahr dahin.
• Löschen nicht übereilen. Vor dem Entfernen alter Dokumente klären Sie Aufbewahrungspflichten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Möbelhaus in Solothurn will eine KI für Antworten zu Lieferzeiten und Pflegehinweisen einsetzen. Frau Müller aus dem Kundendienst prüft 25 Produktblätter.

Vorher ging sie davon aus, die Unterlagen seien in Ordnung. Die Stichprobe zeigt: Acht Blätter haben kein Datum, vier Produkte sind doppelt mit verschiedenen Lieferzeiten, bei zwei Blättern fehlen Pflegehinweise.

Nachher werden die zwei Dubletten bereinigt, Datum und Version ergänzt und eine Person als Verantwortliche bestimmt. Erst dann beginnt der Test. Die KI antwortet nun mit der aktuellen Lieferzeit und nicht mit einem Mix aus zwei Fassungen.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation nimmt Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale und hilft, Vorhaben zu priorisieren. Zur Aufnahme gehört auch die Frage, in welcher Form Ihre Daten vorliegen und was vor einem KI-Einsatz geordnet werden sollte. Systeme lassen sich verbinden und die Umsetzung dokumentieren.

Das Aufräumen Ihrer Ablage selbst bleibt zum grossen Teil bei Ihnen, die Fachkenntnis über Ihre Produkte haben nur Sie. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie viele Dokumente muss ich prüfen?

Eine Stichprobe von 20 bis 30 Dokumenten genügt für ein erstes Bild. Wenn viele Mängel auftauchen, erweitern Sie die Prüfung gezielt.

Kann die KI beim Aufräumen helfen?

Sie kann Dubletten vorschlagen, Texte vereinheitlichen oder Metadaten ergänzen. Entscheiden, welche Fassung gilt, müssen Sie. Verwenden Sie dafür nur nicht vertrauliche Unterlagen oder einen freigegebenen Dienst.

Was, wenn wir kaum eigene Daten haben?

Dann können Sie trotzdem starten, zum Beispiel mit Aufgaben, die keine eigenen Unterlagen brauchen. Siehe KI ohne eigene Daten starten.