Welche Daten haben wir für unser KI-Vorhaben?

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Administration einer Bauunternehmung in Wil. Die Geschäftsleitung möchte einen KI-Assistenten, der Fragen zu früheren Projekten beantwortet. Frau Müller soll herausfinden, welche Informationen dafür vorhanden sind. Sie öffnet das Laufwerk: Hunderte Ordner, teils doppelt, teils veraltet. Dazu kommen E-Mails, Papierakten, ein Bauprogramm und Excel-Listen auf einzelnen Rechnern. Wer weiss, was wo liegt?

Dieses Gefühl ist typisch. Die meisten Betriebe haben viele Daten, aber keine Übersicht. Für KI ist das ein Problem: Ohne zu wissen, was vorhanden ist, lässt sich nicht beurteilen, ob ein Vorhaben machbar ist, welche Daten geschützt werden müssen und wer fragen darf.

Eine Dateninventur schafft diese Übersicht. Sie ist keine IT-Grossübung, sondern eine Tabelle, die Sie in einigen Stunden für einen begrenzten Bereich erstellen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Grenzen Sie den Bereich ein. Welches KI-Vorhaben steht an? Nur die Daten, die dafür infrage kommen, kommen in die Inventur. Alles andere später.

1. Sammeln Sie die Fundorte. Laufwerke, Cloud-Ablagen, E-Mail-Postfächer, Fachprogramme, Papierarchiv, einzelne Rechner, Notizen. Fragen Sie in den Abteilungen, wo sie Informationen ablegen.

1. Erfassen Sie pro Fundort die Eckdaten. Was für Informationen sind es (Verträge, Pläne, Kundenlisten)? In welcher Form (PDF, Word, Papier, Datenbank)? Ungefähr welche Menge? Wie aktuell?

1. Notieren Sie Verantwortliche. Wer pflegt die Daten, wer darf sie ändern, wer entscheidet über den Zugriff?

1. Stufen Sie die Sensibilität ein. Öffentlich, intern, vertraulich, besonders schützenswert (zum Beispiel Personendaten, Gesundheitsdaten). Eine einfache Ampel genügt, siehe Datenampel-Vorlage.

1. Beurteilen Sie die Qualität grob. Sind die Daten vollständig, aktuell, einheitlich? Wo gibt es Duplikate oder Widersprüche? Details finden Sie unter Datenqualität vor dem Start prüfen.

1. Prüfen Sie rechtliche Grenzen. Dürfen die Daten für KI genutzt werden? Gibt es Verträge, Geheimhaltung, Datenschutz? Klären Sie Unsicherheiten mit Ihrer Datenschutzstelle.

1. Halten Sie das Ergebnis fest. Legen Sie die Tabelle in einem geschützten Ordner ab, benennen Sie eine verantwortliche Person und aktualisieren Sie sie bei Änderungen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie die Inventarvorlage und Interviewfragen. Geben Sie keine echten Daten ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) und planen das KI-Vorhaben: [Vorhaben in einem Satz]. Wir wollen eine Dateninventur für diesen Bereich durchführen.
Erstelle:
1. Eine Tabelle mit den Spalten: Datenquelle/Fundort, Inhalt, Format, geschätzte Menge, Aktualität, Verantwortliche Person, Sensibilität (öffentlich/intern/vertraulich/besonders schützenswert), Qualität (gut/mittel/schlecht), Eignung für das Vorhaben (ja/nein/unklar), Bemerkung
2. 10 Fragen, die ich in den Abteilungen stellen kann, um Fundorte zu finden
3. Eine Liste von 5 rechtlichen oder organisatorischen Punkten, die vor der Nutzung der Daten geklärt werden sollten
Regeln: Keine erfundenen Daten ausfüllen, Beispielzeilen als «Beispiel» kennzeichnen, Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Füllen Sie die Tabelle selbst mit den Antworten aus den Abteilungen aus.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht alles auf einmal. Eine Inventur ohne klaren Zweck wird endlos. Bleiben Sie beim konkreten Vorhaben.
• Schatten-Daten: Daten auf privaten Geräten, in Messenger-Chats oder lokalen Dateien werden leicht vergessen. Fragen Sie danach ohne Vorwurf.
• Datenschutz zuerst. Personendaten gehören nicht ohne Prüfung in KI-Werkzeuge. Siehe Welche Daten gehören nicht in KI?.
• Qualität vor Menge. Veraltete oder widersprüchliche Daten führen zu falschen Antworten der KI.
• Verantwortliche nennen. Ohne Besitzer verfällt die Übersicht.
• Zugriffsrechte prüfen. Welche Rechte gelten heute, und bleiben sie erhalten, wenn eine KI darauf zugreift?

(Beispieltabelle, die Einträge sind erfunden.)

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro in Burgdorf will einen Assistenten für interne Normen und Projekterfahrungen aufbauen.

Vorher: Die Büroleiterin glaubt, «alles» liege auf dem Server. Nachher: Die Inventur zeigt, dass wichtige Erfahrungsberichte in persönlichen Ordnern liegen und ein Teil nur auf Papier existiert. Ausserdem enthält der Server Verträge mit Kundendaten, die für das Vorhaben nicht nötig und nicht geeignet sind. Das Büro legt fest, welche Ordner einbezogen werden, benennt eine Verantwortliche für die Pflege und digitalisiert zuerst die wichtigsten Berichte.

Nach der Inventur zeigte sich noch etwas Praktisches: Die Übersicht diente nicht nur dem KI-Vorhaben. Die Büroleiterin nutzte sie, um veraltete Ordner aufzuräumen, die Zugriffsrechte auf dem Laufwerk zu prüfen und Doppelablagen zu bereinigen. Auch die Frage, wer für welche Daten verantwortlich ist, war vorher nie klar beantwortet worden. Viele Betriebe berichten Ähnliches: Eine Dateninventur ist ein Nebenprodukt guter Ordnung und hilft bei Datenschutz, Archivierung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Planen Sie deshalb einen festen Ort für die Tabelle und einen jährlichen Prüftermin ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie vor dem Start eines KI-Vorhabens Ihre Datenlage klären möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana nimmt Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale und erstellt einen Umsetzungsplan. Wo Systeme verbunden werden sollen, konzipiert Alpasana Schnittstellen und dokumentiert die Umsetzung.

Die Inventur selbst können Sie mit der Vorlage vorbereiten. Bei grösseren Beständen werden Projekte individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich jeden Ordner erfassen?

Nein. Erfassen Sie Fundorte und Datenarten, nicht jede einzelne Datei. Eine grobe Übersicht pro Ordner oder System genügt für die Entscheidung.

Wer sollte die Inventur machen?

Eine Person mit Überblick, am besten mit Unterstützung aus jeder Abteilung. Die IT hilft bei technischen Fundorten, die Fachleute bei Inhalten.

Was, wenn ich feststelle, dass wir zu wenig oder schlechte Daten haben?

Dann wissen Sie früh, was fehlt. Eventuell lässt sich das Vorhaben auch ohne eigene Datensammlung starten, siehe Können wir KI ohne eigene Datensammlung nutzen?.

Brauche ich die Inventur auch für kleine KI-Anwendungen?

Für einfache Textaufgaben ohne Betriebsdaten nicht. Sobald KI auf Ihre Dokumente oder Kundendaten zugreifen soll, lohnt sich zumindest eine kleine Übersicht.