KI einführen trotz verstreuter Dateien: Wo anfangen?

Das Problem

Ihre Unterlagen liegen überall: auf dem Server, auf einzelnen Laptops, in E-Mail-Anhängen, in Chat-Gruppen, in Ordnern, die nur eine Person versteht, und manches noch auf Papier. Sie möchten KI nutzen, wissen aber nicht, was Sie vorher ordnen müssen.

Die Sorge ist verständlich. Wer sofort alles ordnen will, verliert sich in Monaten ohne sichtbares Ergebnis. Wer gar nichts ordnet, bekommt von der KI Antworten auf Basis von Zufallsfunden oder veralteten Fassungen.

Der Mittelweg: Ordnen Sie nur, was für Ihre erste Aufgabe nötig ist. Das ist meist ein kleiner Teil der Unterlagen und in wenigen Tagen machbar. Der Rest bleibt, wie er ist, bis er an der Reihe ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine Aufgabe. Entscheiden Sie, wofür die KI zuerst eingesetzt wird, etwa für Antworten auf Produktfragen. Nur die Unterlagen für diese Aufgabe sind relevant.
2. Suchen Sie die zugehörigen Dokumente. Fragen Sie die Personen, die die Aufgabe erledigen: Welche Unterlagen nutzen Sie dabei wirklich? Notieren Sie die Fundorte, auch persönliche Ordner und Mailanhänge.
3. Legen Sie einen gemeinsamen Ort fest. Bestimmen Sie einen Ordner oder eine Ablage, in der die gültigen Fassungen liegen sollen. Dieser Ort ist künftig die einzige Quelle für die Aufgabe.
4. Entscheiden Sie, welche Fassung gilt. Bei mehreren Versionen wählen Sie die aktuelle und archivieren die übrigen getrennt. Lassen Sie im Zweifel die fachlich zuständige Person entscheiden.
5. Benennen Sie einheitlich. Vereinbaren Sie ein einfaches Schema für Dateinamen, zum Beispiel «Thema_Titel_Datum». Das hilft Menschen wie Maschinen.
6. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person. Wer pflegt die Ablage, wer darf Dokumente ändern? Ohne Zuständigkeit verfällt die Ordnung. Siehe Wissenspflege-Verantwortung.
7. Prüfen Sie Vertraulichkeit. Trennen Sie Dokumente, die nicht in ein KI-Werkzeug gehören, von denen, die freigegeben sind. Hinweise zum Datenschutz bietet der EDÖB.
8. Testen Sie die Ordnung mit der Aufgabe. Lassen Sie eine Person eine typische Frage beantworten, nur anhand der neuen Ablage. Findet sie alles, ist die Ordnung ausreichend.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt planen Sie die Aufräumaktion. Geben Sie nur allgemeine Beschreibungen ein, keine echten Dokumente.

Ich möchte unsere verstreuten Unterlagen für die Aufgabe [Aufgabe] vor einem KI-Einsatz ordnen. Betrieb: [Branche], [Anzahl] Mitarbeitende.

Wo Unterlagen liegen: [z. B. Server, persönliche Laufwerke, E-Mail, Papier]
Typen von Dokumenten: [z. B. Preislisten, Produktblätter, Verträge]
Zeit, die wir investieren können: [Stunden/Tage]

Erstelle:
1. einen Plan in vier Etappen mit Aufgaben, zuständiger Rolle und geschätztem Aufwand (klein/mittel/gross, ohne erfundene Zahlen),
2. ein einfaches Schema für Dateinamen und Ordnerstruktur,
3. eine Liste mit zehn Fragen, die wir beim Sichten der Unterlagen stellen sollten,
4. drei Hinweise, woran wir erkennen, dass die Ordnung für den Start ausreicht.
Regeln: Einfache Sprache, keine Annahmen über unsere Systeme.

Passen Sie den Plan an Ihre Möglichkeiten an. Etappen können sich verschieben, wenn der Alltag dazwischenkommt.

Fünf Etappen im Überblick

Worauf Sie achten müssen

• Nicht alles auf einmal. Beschränken Sie sich auf die Aufgabe. Ein Grossprojekt «Ablage neu aufbauen» ist selten der beste Start.
• Löschen mit Bedacht. Ändern oder entsorgen Sie Dokumente erst, wenn klar ist, ob Aufbewahrungspflichten bestehen. Archivieren ist sicherer als Löschen.
• Persönliche Ablagen einbeziehen. Viel Wissen steckt in privaten Ordnern und Mailverläufen. Sprechen Sie mit den Betroffenen und erklären Sie den Zweck.
• Rechte nicht vergessen. Wer darf die gesammelten Dokumente sehen? Eine gemeinsame Ablage kann Vertrauliches öffnen. Prüfen Sie Zugriffe sorgfältig.
• Pflegeaufwand einplanen. Daten veralten. Planen Sie kurze, regelmässige Kontrollen, zum Beispiel einmal pro Quartal.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reisebüro in Thun möchte eine KI für Antworten zu Reisebedingungen nutzen. Frau Müller aus der Administration stellt fest, dass die Bedingungen in vier Ordnern und in mehreren Mails liegen.

Vorher gab es drei Versionen der Stornobedingungen, und niemand wusste, welche gilt. Frau Müller sammelt die Dokumente der zehn wichtigsten Reiseangebote in einem Ordner, lässt die Geschäftsleiterin die gültigen Fassungen bestimmen und benennt alle Dateien einheitlich.

Nachher dauerte die Aktion zwei Arbeitstage. Der Test mit typischen Kundenfragen läuft auf dieser kleinen, sauberen Basis. Der Rest der Ablage wird erst bearbeitet, wenn der Versuch sich bewährt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie nicht allein ordnen möchten, begleitet Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und einen Umsetzungsplan erstellen, dazu Schnittstellen konzipieren und Systeme verbinden. Das hilft, den Aufräumaufwand auf das Wesentliche zu beschränken.

Die inhaltliche Entscheidung, welche Fassung gilt, bleibt bei Ihrem Fachpersonal. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich Papierunterlagen digitalisieren?

Nur, wenn die Aufgabe sie braucht. Scannen Sie dann nur die relevanten Dokumente und achten Sie auf lesbaren Text. Alles andere kann warten.

Wie lange dauert das Aufräumen?

Das hängt von Menge und Zustand ab. Für eine einzelne Aufgabe sind oft wenige Tage realistisch. Planen Sie lieber einen kleinen Umfang, als etwas Unfertiges zu beginnen.

Kann KI beim Sortieren helfen?

Sie kann Dokumente zusammenfassen, Themen zuordnen und Namen vorschlagen. Prüfen Sie die Vorschläge und verwenden Sie nur freigegebene, nicht vertrauliche Unterlagen oder einen geprüften Dienst.