KI-Inventar erstellen: Vorlage für Systeme und Anwendungen

Das Problem

Wenn Sie heute fragen: «Welche KI nutzen wir eigentlich?», erhalten Sie viele Antworten und keine vollständige. Die Geschäftsleitung kennt zwei Werkzeuge, die IT drei, die Mitarbeitenden nutzen weitere. Dazu kommt KI, die in Bürosoftware, Buchhaltungsprogrammen, Kundenverwaltung oder E-Mail-Programmen eingebaut ist und die niemand bewusst eingeschaltet hat.

Ohne Überblick lassen sich die wichtigsten Fragen nicht beantworten: Welche Daten fliessen wohin? Wer ist verantwortlich? Was kostet es? Was passiert, wenn der Anbieter ausfällt oder die Bedingungen ändert? Und wenn eine Kundin, eine Behörde oder eine Revisionsstelle fragt, haben Sie keine Auskunft.

Ein KI-Inventar ist die einfachste Antwort: eine Liste, die Sie in wenigen Stunden aufbauen und danach pflegen können. Dieser Beitrag bietet eine Vorlage.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Umfang und Verantwortung fest. Was gehört ins Inventar: alle Werkzeuge, die KI nutzen oder enthalten, auch eingebaute Funktionen. Bestimmen Sie, wer die Liste führt und wer Änderungen meldet.

1. Sammeln Sie die Quellen. Fragen Sie Abteilungen, schauen Sie in Lizenz- und Rechnungslisten, fragen Sie die IT nach Abonnementen und installierten Erweiterungen, prüfen Sie Bürosoftware auf KI-Funktionen. Siehe Heimliche KI-Nutzung erfassen.

1. Tragen Sie jedes Werkzeug in die Tabelle ein. Verwenden Sie die Vorlage unten: Name, Anbieter, Zweck, Nutzer, Datenarten, Konto (Firma/privat), Kosten, Verantwortliche, Status. Wenn etwas unbekannt ist, schreiben Sie «klären».

1. Ergänzen Sie Datenarten und Sensibilität. Welche Daten werden eingegeben (öffentlich, intern, Kundendaten, Personaldaten, Geheimnisse)? Das ist die wichtigste Spalte, weil sie über Risiko und Regeln entscheidet. Eine Einteilung bietet die Daten-Ampel.

1. Bewerten Sie jeden Eintrag grob. Eine einfache Ampel für Risiko und Klärungsbedarf: grün (geprüft, geregelt), gelb (zu klären), rot (nicht zulässig oder dringend zu ändern). Details gehören in ein Risikoregister; siehe Risikoregister-Vorlage.

1. Legen Sie die Pflege fest. Neue Werkzeuge werden vor dem Einsatz eingetragen (Freigabeprozess), Änderungen gemeldet, die Liste mindestens einmal im Jahr überprüft. Siehe Neue KI-Anwendung intern freigeben.

1. Nutzen Sie das Inventar. Für Datenschutzfragen, Kundenanfragen, Budgetplanung, Schulung und eine mögliche Prüfung nach dem EU AI Act. Das Inventar ist die Ausgangsbasis, nicht das Ziel.

Vorlage: Tabelle für das KI-Inventar

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage erstellen Sie eine Erhebungsvorlage und Fragen für die Abteilungen; geben Sie keine vertraulichen Daten ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche]. Wir wollen ein KI-Inventar aufbauen.
Erstelle: 1. einen einseitigen Erhebungsbogen für Abteilungen mit höchstens zehn Fragen (Werkzeuge, Zweck, Nutzer, Datenarten, Konto, Kosten, Nutzen, Bedenken),
2. eine Liste von zehn Orten, wo KI versteckt sein kann (z. B. Bürosoftware, Browser-Erweiterungen, Buchhaltungsprogramme, Kundenverwaltung, Videokonferenz-Tools),
3. eine Regel für die Pflege (wer, wann, wie oft),
4. eine kurze Erklärung für das Team (höchstens 100 Wörter), warum wir das machen und dass offene Antworten keine Nachteile haben.
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Branche und Orte an; in Betrieben mit Spezialsoftware kommen weitere Fundstellen hinzu.

Worauf Sie achten müssen

• Vollständigkeit ist schwer: Ein Inventar ist nie fertig. Neue Werkzeuge und Funktionen kommen laufend. Behandeln Sie es als lebendes Dokument, nicht als einmalige Aktion.
• Datenschutz: Wer Personendaten mit KI bearbeitet, braucht einen Überblick über Zwecke, Anbieter und Datenflüsse. Das Datenschutzgesetz verlangt unter bestimmten Voraussetzungen ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten (siehe Quelle); das Inventar ist eine nützliche Vorarbeit. Siehe Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten.
• EU AI Act: Wer die Betroffenheit prüfen will, braucht Angaben zu Werkzeugen, Verwendungszweck und Rolle. Das Inventar liefert die Grundlage; siehe EU AI Act im Betrieb.
• Verträge und Kosten: Halten Sie fest, wo Verträge und Konditionen liegen. Das hilft bei Kündigung, Modellwechsel und Budget.
• Keine Schuldzuweisung: Wer sein Werkzeug meldet, soll nicht bestraft werden. Sonst verschwinden Einträge im Schatten.
• Schutz der Liste selbst: Das Inventar enthält Informationen über Systeme und Datenflüsse. Geben Sie nur den nötigen Personen Zugriff.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Baden mit 40 Mitarbeitenden wird von einem Kunden gefragt, welche KI-Werkzeuge bei der Bearbeitung seiner Daten eingesetzt werden. Niemand kann die Frage beantworten. Frau Müller aus der Administration bekommt den Auftrag, ein Inventar aufzubauen.

Sie verschickt einen einseitigen Bogen an alle Abteilungen, fragt die IT nach Abonnementen und schaut in die Bürosoftware. Nach zwei Wochen stehen 14 Einträge in der Tabelle, darunter vier eingebaute Funktionen, von denen niemand wusste. Drei Einträge sind rot, weil Kundendaten in privaten Konten landeten. Das Büro kann dem Kunden eine geordnete Antwort geben und beginnt, die roten Punkte zu beheben.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Zum Integrieren von KI gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Für den Aufbau eines KI-Inventars und die Ableitung von Regeln kann diese Begleitung Prozesse und Einsatzregeln mit Ihnen aufnehmen. Den Umfang klären Sie im Gespräch.

Häufige Fragen

Wie detailliert muss das Inventar sein?

So detailliert, dass Sie die wichtigsten Fragen beantworten können: Was wird genutzt, wofür, mit welchen Daten, von wem? Zusätzliche Spalten können Sie später ergänzen.

Gehört eingebaute KI in Bürosoftware auch hinein?

Ja, denn sie verarbeitet Daten genauso. Prüfen Sie, welche Funktionen aktiviert sind und wohin Daten fliessen.

Wie oft sollen wir es aktualisieren?

Mindestens jährlich und bei jeder Einführung oder Änderung eines Werkzeugs. Eine feste Verantwortliche hilft, dass es nicht vergessen wird.