Wie geben wir eine neue KI-Anwendung intern frei?

Das Problem

Bei Ihnen wird KI genutzt, bevor jemand den Einsatz geprüft hat. Ein Mitarbeiter hat ein Werkzeug entdeckt, es ausprobiert und begeistert im Team weiterempfohlen. Zwei Wochen später nutzen es zehn Personen, und erst dann fragt jemand: Wo werden die Daten gespeichert? Wer hat den Vertrag? Was kostet das?

Das ist keine Böswilligkeit, sondern Alltag. Die Werkzeuge sind leicht verfügbar und oft kostenlos. Aber ohne Prüfung kann ein Werkzeug Kundendaten ins Ausland schicken, mit Eingaben trainieren oder im nächsten Monat plötzlich Geld kosten. Eine Freigabe ist keine Schikane, sondern eine kurze Kontrolle der wichtigsten Punkte.

Wichtig ist, dass der Prozess einfach und schnell ist. Wer drei Wochen auf eine Antwort warten muss, nutzt das Werkzeug trotzdem, nur im Verborgenen. Dieser Beitrag zeigt einen schlanken Ablauf.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie fest, was freigabepflichtig ist. Jedes neue Werkzeug oder jede neue Funktion, die Firmendaten verarbeitet. Reine Spielereien ohne Firmendaten können Sie ausnehmen, wenn die Regel klar ist («nur öffentliche Informationen, kein Firmenkonto»).

1. Erstellen Sie einen kurzen Antrag. Eine Seite mit den wichtigsten Fragen: Welches Werkzeug, welcher Anbieter? Wofür, durch wen, in welchem Umfang? Welche Daten würden eingegeben (öffentlich, intern, Kundendaten, Personaldaten)? Kostet es etwas? Was ist der erwartete Nutzen? Gibt es Alternativen? Eine Vorlage: KI-Tool-Freigabe.

1. Bestimmen Sie, wer prüft. Fachlich: Ist der Nutzen plausibel? Technisch: Sicherheit, Integration. Datenschutz: Verarbeitung, Speicherort, Vertrag. Meist reichen zwei oder drei Personen; bei einfachen Fällen genügt eine Ansprechperson. Siehe Wer prüft den Datenschutz?.

1. Prüfen Sie die wichtigsten Punkte. Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet? Wird mit Eingaben trainiert? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung? Welche Sicherheitsnachweise liegen vor? Wie lässt sich der Anbieter wechseln oder kündigen? Fragen an Anbieter bietet Fragen an Anbieter zum Datenschutz.

1. Entscheiden Sie in drei Stufen. Freigegeben (für definierte Zwecke und Daten), bedingt freigegeben (mit Auflagen, zum Beispiel nur anonymisierte Daten, Testphase) oder abgelehnt (mit Begründung und, wenn möglich, Alternative). Halten Sie Entscheid und Bedingungen schriftlich fest.

1. Tragen Sie das Werkzeug ins Inventar ein. Freigegebene Werkzeuge kommen ins KI-Inventar und in die Liste erlaubter Tools. Informieren Sie das Team über Zweck, Datenarten und Regeln.

1. Setzen Sie Fristen und überprüfen Sie. Für den Prozess selbst: Antwort in wenigen Arbeitstagen. Für die Freigabe: Überprüfung nach einer Testphase und mindestens einmal im Jahr, weil Anbieter ihre Bedingungen ändern.

Beispiel für ein kurzes Antragsformular

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie Antragsformular und Prüfliste; geben Sie keine vertraulichen Daten ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche]. Wir wollen einen schlanken Freigabeprozess für neue KI-Anwendungen einführen.
Erstelle: 1. ein einseitiges Antragsformular mit höchstens zehn Fragen,
2. eine Prüfliste mit je fünf Punkten für fachliche, technische und datenschutzrechtliche Prüfung,
3. eine Entscheidungsvorlage mit den Optionen freigegeben / bedingt freigegeben / abgelehnt und Feldern für Begründung und Auflagen,
4. einen Zeitplan, der eine Antwort innert weniger Arbeitstage ermöglicht, und eine kurze Erklärung fürs Team (höchstens 100 Wörter), warum wir das machen.
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie die Fragen an Ihre Branche an; bei Betrieben mit Berufsgeheimnis ergänzen Sie spezielle Punkte.

Worauf Sie achten müssen

• Der Prozess muss schnell sein: Wenn die Freigabe wochenlang dauert, umgehen ihn die Leute. Setzen Sie klare Fristen und bieten Sie für einfache Fälle einen Schnellweg.
• Nicht nur das Werkzeug, auch der Zweck zählt: Dasselbe Werkzeug kann für anonymisierte Texte unproblematisch und für Kundendaten problematisch sein. Die Freigabe nennt deshalb Zweck und Datenarten.
• Eingebaute Funktionen: Auch neue KI-Funktionen in bestehender Software gehören in die Prüfung. Sie werden oft per Update eingeschaltet.
• Verträge prüfen: Bei Verarbeitung von Personendaten durch Dritte braucht es in der Regel eine vertragliche Regelung; Fragen dazu klärt die Datenschutzfachperson.
• Mitwirkung und Information: Wo es eine Arbeitnehmervertretung gibt, informieren Sie sie über neue Werkzeuge, besonders wenn sie Leistung oder Verhalten erfassen könnten.
• Rücknahme möglich machen: Eine Freigabe kann widerrufen werden, wenn sich Bedingungen ändern oder Probleme auftreten. Legen Sie fest, wie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Architekturbüro in Zofingen hat ein Mitarbeiter ein KI-Werkzeug gefunden, das Baubeschriebe zusammenfasst, und bereits vier Kollegen davon überzeugt. Frau Müller aus der Administration erfährt davon zufällig.

Sie führt einen einseitigen Antrag ein. Der Mitarbeiter füllt ihn aus: Zweck, Daten (Projektunterlagen, teils mit Kundenangaben), Kosten (CHF 20 pro Monat und Person). Die Datenschutzberaterin klärt mit dem Anbieter: Speicherung im Ausland, Training mit Eingaben nicht ausgeschlossen. Entscheid: bedingt freigegeben, nur mit anonymisierten Unterlagen und bis zur Klärung des Vertrags. Nach vier Wochen wechselt das Büro auf eine Variante mit passenden Vertragsbedingungen.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Beim Integrieren von KI gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung dazu. Projekte werden individuell offeriert.

Für einen Freigabeprozess, der zu Ihrem Betrieb passt, kann diese Begleitung Prozesse und Einsatzregeln mit Ihnen aufnehmen. Den Umfang klären Sie im Gespräch.

Häufige Fragen

Wie lange darf eine Freigabe dauern?

So kurz wie möglich, in der Regel wenige Arbeitstage. Planen Sie für einfache Fälle einen Schnellweg ein und für komplexe eine Testphase.

Müssen wir jede Kleinigkeit prüfen?

Nein. Legen Sie fest, ab wann ein Werkzeug freigabepflichtig ist: etwa sobald Firmendaten, Personendaten oder Kosten im Spiel sind. Reine Experimente mit öffentlichen Informationen können Sie ausnehmen.

Wer darf Nein sagen?

Die Geschäftsleitung entscheidet auf Empfehlung der Prüfenden. Eine Ablehnung braucht eine Begründung und, wenn möglich, eine Alternative.