Erlaubte KI-Werkzeuge im Betrieb: Vorlage für eine Liste

Das Problem

Mitarbeitende fragen immer wieder: «Darf ich dafür eine KI nutzen? Welche?» Die Antworten fallen unterschiedlich aus, je nachdem, wen man fragt. Die einen nutzen frei, was sie finden, die anderen verzichten aus Unsicherheit ganz darauf. Beides ist unglücklich.

Eine einfache Positivliste schafft Klarheit. Sie nennt die KI-Werkzeuge, die der Betrieb geprüft und freigegeben hat, und sagt dazu, wofür sie gedacht sind und was damit nicht gemacht werden darf. Mitarbeitende müssen nicht raten, und Verantwortliche wissen, welche Dienste im Einsatz sind.

Eine solche Liste ist kein Verbotskatalog, sondern eine Orientierung. Sie macht den sicheren Weg zum bequemen Weg, denn wer ein gutes, erlaubtes Werkzeug zur Hand hat, braucht keine Ausweichlösung. Dieser Beitrag liefert eine Vorlage und zeigt, wie Sie sie aufbauen und pflegen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Bestand. Welche KI-Werkzeuge werden bereits genutzt, offiziell und inoffiziell? Das Inventar bildet die Grundlage. Siehe KI-Tools im Betrieb erfassen.

1. Legen Sie Prüfkriterien fest. Was muss ein Werkzeug erfüllen, um in die Liste zu kommen? Typisch sind: Vertrag zur Datenbearbeitung, bekannter Anbieter und Standort, Aussage zum Training mit Ihren Daten, Sicherheitsmassnahmen, Kosten, Support, Funktionsumfang.

1. Prüfen Sie die Werkzeuge. Lesen Sie Verträge, Datenschutzerklärungen und Einstellungen. Testen Sie mit unkritischen Daten. Dokumentieren Sie das Ergebnis. Siehe Neue Anwendung freigeben.

1. Ordnen Sie jedem Werkzeug Einsatzzweck und Datenarten zu. Wofür ist es geeignet (Texte, Übersetzung, Auswertung, Bilder)? Welche Daten dürfen eingegeben werden: öffentlich, intern, Personendaten, vertraulich? Eine Datenampel hilft. Siehe Datenampel-Vorlage.

1. Legen Sie Auflagen fest. Zum Beispiel: nur mit Firmenkonto, Trainingsfunktion ausgeschaltet, keine Kundendaten, Ergebnisse vor Versand prüfen, Kennzeichnung bei externer Verwendung.

1. Benennen Sie Verantwortliche. Wer pflegt das Werkzeug und beantwortet Fragen, wer verwaltet Lizenzen, wer entscheidet über Ausnahmen?

1. Machen Sie die Liste leicht zugänglich. Veröffentlichen Sie sie im Intranet oder an einem gut sichtbaren Ort, in einfacher Sprache. Ergänzen Sie einen Hinweis, was gilt, wenn ein Werkzeug nicht auf der Liste steht.

1. Regeln Sie den Weg für neue Werkzeuge. Wie kann jemand ein neues Werkzeug vorschlagen? Wer prüft, in welcher Frist? Ein klarer, rascher Weg verhindert Schattennutzung.

1. Schulen Sie die Mitarbeitenden. Erklären Sie Liste, Datenampel und Auflagen an Beispielen aus dem Arbeitsalltag.

1. Pflegen Sie die Liste. Prüfen Sie sie regelmässig, mindestens halbjährlich und bei Änderungen von Anbietern, Verträgen oder Funktionen.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle mir die Vorlage für eine Liste erlaubter KI-Werkzeuge in
unserem Betrieb als Tabelle.
Betrieb: [Branche, Grösse].
Spalten: Werkzeug | Anbieter/Land | Zweck | Erlaubte Nutzende (alle/
bestimmte Rollen) | Konto-Art (nur Firmenkonto) | Erlaubte Daten
(öffentlich/intern/Personendaten/vertraulich – ja/nein je Stufe) |
Auflagen | Verbotene Nutzung | Vertrag/Unterlagen (Ablage) |
Ansprechperson | Letzte Prüfung | Status (erlaubt/mit Auflagen/in Prüfung).
Fülle drei Beispielzeilen mit erfundenen Werkzeugen, damit ich das
Muster sehe.
Schreibe ausserdem: 1. Einen Einleitungstext für die Mitarbeitenden
(max. 100 Wörter): Wozu die Liste dient, was gilt, wenn ein Werkzeug
fehlt. 2. Fünf Regeln für alle (kurz, klar). 3. Den Ablauf, wie
neue Werkzeuge beantragt werden, in vier Schritten.
Erfinde keine Anbieter oder Vertragsdetails.

Löschen Sie die Beispielzeilen und tragen Sie Ihre geprüften Werkzeuge ein. Lassen Sie die Regeln von der Geschäftsleitung freigeben.

Was gehört in eine Zeile?

Worauf Sie achten müssen

• Nicht nur verbieten: Eine Liste, die fast nichts erlaubt, treibt Nutzung ins Verborgene. Bieten Sie brauchbare Werkzeuge für die wichtigsten Aufgaben.
• Aktualität: Anbieter ändern Bedingungen, Funktionen und Preise. Veraltete Listen schaffen falsche Sicherheit. Tragen Sie das Prüfdatum ein.
• Auch eingebaute Funktionen: Viele Programme haben KI-Funktionen. Prüfen Sie diese ebenfalls und nehmen Sie sie in die Liste auf.
• Private Konten: Klären Sie, ob und unter welchen Bedingungen private Konten erlaubt sind. Siehe Private KI-Konten bei der Arbeit.
• Verbindlichkeit: Die Liste braucht Rückhalt der Geschäftsleitung, sonst bleibt sie Empfehlung. Verknüpfen Sie sie mit der betrieblichen KI-Richtlinie.
• Rechtliche Prüfung: Verträge und Datenschutzfragen gehören bei wichtigen Werkzeugen in fachkundige Hände.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Gewerbebetrieb in Wil SG mit 25 Mitarbeitenden hat keine Regeln für KI. Im Büro nutzen drei Personen verschiedene Gratisdienste, im Verkauf eine Erweiterung im Browser. Die Inhaberin merkt, dass niemand genau weiss, was erlaubt ist.

Sie bestimmt die Büroleiterin als Verantwortliche. Mit der Vorlage prüft diese drei Werkzeuge: einen Firmenzugang für einen Chat-Assistenten mit Vertrag, einen Übersetzungsdienst für öffentliche Texte und die KI-Funktion der Bürosoftware. Zu jedem legt sie Zweck, erlaubte Daten und Auflagen fest. Die Browser-Erweiterung bleibt vorerst nicht freigegeben.

Nachher hängt die Liste im Intranet. Mitarbeitende wissen, was sie nutzen dürfen, und melden Wünsche. Nach einem Quartal kommt ein weiteres Werkzeug hinzu, nach Prüfung und Freigabe durch die Büroleiterin.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Werkzeuge im Betrieb ordnen und Einsatzregeln festlegen möchten, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren sowie bei KI-Agenten Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Zur Vertiefung: Neue KI-Anwendung freigeben und KI-Datenampel.

Häufige Fragen

Wie viele Werkzeuge sollte die Liste enthalten?

So wenige wie möglich, so viele wie nötig. Für viele Betriebe genügen zwei bis fünf geprüfte Werkzeuge für die wichtigsten Aufgaben. Mehr Werkzeuge bedeuten mehr Prüfaufwand.

Was gilt für Werkzeuge, die nicht auf der Liste stehen?

Legen Sie eine klare Regel fest, zum Beispiel: Nicht aufgelistete Werkzeuge dürfen nur mit öffentlichen Inhalten genutzt werden, bis sie geprüft sind, oder gar nicht. Wichtig ist, dass die Regel bekannt ist.

Wer entscheidet, ob ein Werkzeug aufgenommen wird?

Eine festgelegte Person oder ein kleines Gremium, etwa Büroleitung, IT und Datenschutzverantwortliche, mit Rückendeckung der Geschäftsleitung. Dokumentieren Sie Prüfung und Entscheid.