Heimliche KI-Nutzung im Betrieb: Wie schaffen wir Klarheit?

Das Problem

In Ihrem Betrieb arbeiten Menschen mit KI, aber niemand weiss genau, wer, womit und wofür. Die Assistentin lässt sich Kundenbriefe formulieren, der Verkauf fasst Dokumente zusammen, die Buchhaltung bittet einen Chatbot um Excel-Formeln. Meist passiert das mit kostenlosen Konten, privaten Handys und Browser-Erweiterungen. Man nennt das Schatten-KI: Nutzung ausserhalb dessen, was der Betrieb kennt und freigegeben hat.

Das ist selten böse Absicht. Die Leute wollen schneller arbeiten, und die Werkzeuge sind einen Klick entfernt. Für den Betrieb entsteht trotzdem ein Risiko: Kundendaten, Preislisten oder Personalangaben können in Werkzeugen landen, die man nicht geprüft hat. Wer das nicht weiss, kann es auch nicht steuern.

Ein pauschales Verbot hilft meist nicht. Es treibt die Nutzung eher in den Verborgenen. Besser ist ein ruhiger, ehrlicher Überblick und danach klare Regeln mit brauchbaren Alternativen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie das Ziel fest und sagen Sie es offen. Das Ziel ist Überblick und Sicherheit, nicht Bestrafung. Schreiben Sie in zwei Sätzen auf, warum Sie fragen und was mit den Antworten geschieht. Diese Botschaft kommt von der Geschäftsleitung, nicht von der IT allein.

1. Sichern Sie Straffreiheit für die ersten Antworten zu. Wer jetzt offen sagt, was er nutzt, soll keine Nachteile haben. Ohne diese Zusage erhalten Sie kaum ehrliche Antworten. Das ersetzt nicht die Regeln für die Zukunft, aber es öffnet die Tür.

1. Wählen Sie die Methode. Eine anonyme Kurzumfrage, ein Gespräch pro Team oder eine offene Abfrage in einer Sitzung. Anonymität erhöht die Ehrlichkeit; Gespräche liefern mehr Details. Mehr zur anonymen Variante: Schattennutzung anonym befragen.

1. Stellen Sie wenige, einfache Fragen. Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie (auch privat für die Arbeit)? Wofür? Welche Daten geben Sie ein (nur Texte, Kundendaten, Dokumente)? Mit welchem Konto? Was hilft Ihnen daran am meisten? Was würde Ihnen fehlen, wenn es wegfiele?

1. Prüfen Sie ergänzend technisch. Ihre IT kann zeigen, welche Dienste im Netz aufgerufen werden, welche Erweiterungen installiert sind und welche Funktionen in der Bürosoftware bereits eingebaut sind. Siehe Schatten-KI im Betrieb erkennen. Das ergänzt die Umfrage, ersetzt sie aber nicht.

1. Ordnen Sie die Antworten in einer Liste. Tragen Sie jedes Werkzeug mit Zweck, Datenart und Nutzerkreis ein; eine Vorlage bietet KI-Inventar erstellen. Bewerten Sie jedes mit einer einfachen Ampel: unproblematisch, klärungsbedürftig, nicht erlaubt.

1. Antworten Sie mit Regeln und Alternativen. Teilen Sie das Ergebnis dem Team mit, nennen Sie, was weiter genutzt werden darf, was nicht und warum, und bieten Sie freigegebene Werkzeuge an. Legen Sie eine Anlaufstelle fest. Regeln dazu: KI-Richtlinie in einfacher Sprache und Liste erlaubter Tools.

Mögliche Ampel für Ihre Liste:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie die Ankündigung und die Fragen; geben Sie keine Mitarbeiternamen oder echten Angaben ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche]. Wir vermuten, dass KI-Werkzeuge genutzt werden, ohne dass wir einen Überblick haben, und wollen das offen und ohne Schuldzuweisung klären.
Erstelle: 1. eine kurze Ankündigung der Geschäftsleitung (höchstens 150 Wörter), die erklärt, warum wir fragen, dass es um Überblick und Sicherheit geht und dass offene Antworten keine Nachteile haben,
2. einen Fragebogen mit höchstens acht Fragen (Werkzeug, Zweck, Datenart, Konto, Nutzen, Bedenken),
3. eine Auswertungstabelle mit den Spalten Werkzeug / Zweck / Datenart / Nutzerkreis / Einstufung (unproblematisch, klärungsbedürftig, nicht erlaubt) / nächste Massnahme.
Ton: ruhig, wertschätzend, Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung. Keine Rechtsaussagen.

Passen Sie Ton und Länge an Ihre Firmenkultur an; in kleinen Teams genügt manchmal ein Gespräch in der Kaffeepause.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz bei der Umfrage: Wenn Sie Personen befragen, behandeln Sie die Antworten vertraulich und werten Sie sie nicht personenbezogen aus, wenn Sie Anonymität zugesagt haben. Das Vertrauen ist schnell verspielt.
• Keine Falle stellen: Wenn Sie Straffreiheit zusichern, halten Sie sich daran. Wer später wegen früherer Antworten sanktioniert wird, macht künftige Umfragen unbrauchbar.
• Nicht jede Nutzung ist ein Problem: Viel Schatten-KI ist harmlos. Entscheidend ist, welche Daten betroffen sind. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Kundendaten, Personaldaten und Geschäftsgeheimnisse.
• Technische Funde sind kein Urteil: Dass ein Dienst aufgerufen wurde, sagt nicht, was eingegeben wurde. Sprechen Sie mit den Betroffenen, bevor Sie Schlüsse ziehen.
• Regeln müssen praktikabel sein: Ein Verbot ohne Alternative scheitert. Planen Sie freigegebene Werkzeuge ein und prüfen Sie deren Datenschutz; siehe Neue KI-Anwendung intern freigeben.
• Mitwirkung: Wo es eine Arbeitnehmervertretung gibt, informieren Sie sie vor einer Umfrage.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Planungsbüro in Brugg mit 18 Mitarbeitenden hat den Verdacht, dass mehrere Leute KI nutzen. Frau Müller aus der Administration schlägt der Geschäftsleitung eine offene Umfrage vor. Der Inhaber schreibt allen eine kurze Mail: Es gehe um Überblick, nicht um Strafen.

Von 18 Personen antworten 14. Zwölf nutzen KI regelmässig, sieben davon mit privaten Konten; drei haben schon Projektunterlagen eingegeben. Frau Müller trägt alles in eine Liste ein. Die Geschäftsleitung entscheidet: Für Texte ohne Projektdaten dürfen weiter freigegebene Werkzeuge genutzt werden, Projektdaten nur in einem geprüften Werkzeug, und ein Ansprechpartner wird bestimmt. Die Nutzung bleibt, wird aber sicherer.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Auch Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung beim Integrieren von KI-Agenten gehören zum Angebot. Projekte werden individuell offeriert.

Für eine Bestandsaufnahme von KI im Betrieb und die Ableitung passender Einsatzregeln kann diese Begleitung hilfreich sein. Den Umfang klären Sie im Gespräch.

Häufige Fragen

Soll ich die Nutzung einfach verbieten?

Ein Verbot ohne Alternative verschiebt die Nutzung meist in den Verborgenen. Besser ist, Risiken zu klären, freigegebene Werkzeuge anzubieten und klare Regeln zu setzen. Ein Verbot einzelner Werkzeuge kann im Einzelfall sinnvoll sein.

Wie oft sollten wir die Bestandsaufnahme wiederholen?

Mindestens einmal im Jahr und bei grösseren Änderungen. Neue Werkzeuge und neue Funktionen in der Bürosoftware kommen laufend hinzu.

Was, wenn sich niemand meldet?

Dann fehlt Vertrauen oder es gibt tatsächlich keine Nutzung. Ergänzen Sie die Umfrage mit technischen Hinweisen und Gesprächen im Team. Ein erstes Beispiel von der Leitung («Ich nutze auch KI, so») öffnet oft die Tür.