KI-Einführung: Welche Fragen mit dem Betriebsrat klären?

Das Problem

Die Geschäftsleitung hat beschlossen, KI einzuführen: einen Assistenten für die Administration, eine Auswertung im Kundenservice, ein Werkzeug für die Planung. Die Arbeitnehmervertretung, in Deutschland der Betriebsrat, in der Schweiz die Personalvertretung, soll «dann auch informiert werden». Das klingt nach Formsache, wird aber oft zum Stolperstein, wenn die Information zu spät kommt oder zu vage bleibt.

Aus Sicht der Vertretung stellen sich berechtigte Fragen: Was wird erfasst? Wird jemand überwacht? Wie ändert sich die Arbeit? Was geschieht mit Stellen? Wer bekommt welche Schulung? Wenn diese Fragen nicht im Voraus beantwortet werden, entsteht Misstrauen, und mit Misstrauen wird jedes Projekt schwieriger.

Dieser Beitrag bietet eine sachliche Gesprächsgrundlage. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Je nach Land gelten unterschiedliche Mitbestimmungsrechte; Hinweise für Deutschland finden Sie unter KI im deutschen Betrieb, für die Schweiz unter Mitwirkung in der Schweiz.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie zuerst intern, was Sie vorhaben. Zweck, Werkzeug, betroffene Bereiche, Zeitplan, erwarteter Nutzen. Wer unklar ist, kann nicht überzeugend informieren. Ein halbseitiges Projektblatt genügt.

1. Klären Sie die rechtliche Ausgangslage. In Deutschland bestehen Mitbestimmungs-, Informations- und Beratungsrechte, besonders bei Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können; in der Schweiz regelt das Mitwirkungsrecht Information und Anhörung der Arbeitnehmervertretung, etwa beim Gesundheitsschutz. Ob und wie das Ihren Fall betrifft, klärt eine Fachperson.

1. Laden Sie früh ein. Informieren Sie in der Planungsphase, nicht nach der Entscheidung. Bieten Sie einen Termin an, bei dem die Vertretung Fragen stellen und eigene Anliegen einbringen kann. Teilen Sie das Projektblatt vorab.

1. Stellen Sie die Fragen offen. Gehen Sie die Themen unten durch: Zweck, Daten, Überwachung, Arbeitsgestaltung, Schulung, Stellen, Überprüfung. Lassen Sie Raum für Anliegen, die Sie nicht erwartet haben.

1. Klären Sie Überwachung und Leistungskontrolle ausdrücklich. Wenn das Werkzeug Auswertungen nach Personen erzeugen könnte, vereinbaren Sie, was nicht ausgewertet wird. Siehe KI-Nutzung messen, ohne Mitarbeitende auszuspionieren.

1. Halten Sie Ergebnisse fest. Ein kurzes Protokoll oder, wo üblich, eine Vereinbarung: Was wurde besprochen, was vereinbart, was offen? Eine Gliederung für Vereinbarungen bietet Betriebsvereinbarung zu KI.

1. Bleiben Sie im Gespräch. Vereinbaren Sie Überprüfungstermine, informieren Sie über Änderungen und Erfahrungen, und beziehen Sie die Vertretung bei neuen Funktionen wieder ein. Rückmeldungen aus dem Team gehören dazu.

Gesprächsgrundlage: Fragen für das erste Treffen

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage bereiten Sie das Projektblatt und das Gespräch vor; geben Sie keine Personendaten ein.

Wir sind ein Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in [Schweiz/Deutschland] und planen die Einführung von [KI-Werkzeug/Art] für [Bereiche]. Es gibt [Betriebsrat/Personalvertretung/keine Vertretung].
Erstelle: 1. ein einseitiges Projektblatt in einfacher Sprache (Zweck, Funktionen, Daten, betroffene Bereiche, Zeitplan, Schulung, offene Punkte),
2. eine Gesprächsgrundlage mit höchstens fünfzehn offenen Fragen, die wir mit der Vertretung besprechen wollen,
3. eine Liste von möglichen Bedenken der Belegschaft und je eine sachliche Antwort-Idee,
4. eine kurze, wertschätzende Einladung (höchstens 100 Wörter).
Keine Rechtsaussagen, keine Gesetzesartikel. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Land und Vertretungsform an; die rechtlichen Rahmenbedingungen unterscheiden sich deutlich.

Worauf Sie achten müssen

• Rechte unterscheiden sich je nach Land: In Deutschland sieht das Betriebsverfassungsgesetz Mitbestimmungs- und Beratungsrechte vor, unter anderem bei technischen Einrichtungen zur Überwachung und bei der Planung von Arbeitsabläufen mit KI (siehe Quelle). In der Schweiz sind Information und Mitwirkung anders geregelt. Verwechseln Sie die Systeme nicht; siehe Personalvertretung Schweiz.
• Frühzeitigkeit zahlt sich aus: Wer die Vertretung vor vollendeten Tatsachen stellt, riskiert Widerstand und Verzögerungen. Wer sie früh einbezieht, erhält oft wertvolle Hinweise aus dem Alltag.
• Offenheit über Auswertungen: Verschweigen Sie keine Protokollierung oder Auswertungsmöglichkeiten. Das Vertrauen leidet am meisten, wenn Funktionen später entdeckt werden.
• Nicht nur formal informieren: Eine E-Mail mit Anhang ist keine Beteiligung. Ein Gespräch, in dem Fragen gestellt und beantwortet werden, ist es.
• EU AI Act: Bei bestimmten Systemen am Arbeitsplatz bestehen Informationspflichten gegenüber Arbeitnehmervertretungen und betroffenen Beschäftigten; die Pflichten hängen von der Einstufung und den Fristen ab. Prüfen Sie sie aktuell.
• Ohne Vertretung: Wo es keine gibt, informieren Sie die Belegschaft direkt und bieten Sie eine Beschwerde- und Rückmeldemöglichkeit an.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Industriebetrieb mit Werken in der Schweiz und in Baden-Württemberg will einen KI-Assistenten für die Auftragsbearbeitung einführen. Frau Müller aus der Projektkoordination soll die Beteiligung vorbereiten. Der Betriebsrat im deutschen Werk fragt, ob das System Leistungsdaten erfasst.

Sie bereitet ein Projektblatt vor, lädt beide Vertretungen zu getrennten Gesprächen ein und klärt mit dem Anbieter, welche Protokolle entstehen. Es zeigt sich, dass das System Auswertungen pro Benutzer erzeugen kann. Man vereinbart, diese Funktion zu deaktivieren und nur aggregierte Daten zu verwenden. Die Einführung verzögert sich um vier Wochen, wird aber von beiden Werken getragen.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Zum Integrieren von KI gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Für die Vorbereitung der Beteiligung, Einsatzregeln und eine gemeinsame Gesprächsgrundlage kann diese Begleitung hilfreich sein. Die arbeitsrechtliche Beurteilung gehört zu einer Fachperson.

Häufige Fragen

Wann sollten wir die Vertretung informieren?

In der Planungsphase, bevor Entscheidungen fallen. Wenn Sie schon einen Anbieter gewählt und einen Vertrag geschlossen haben, ist es für Einflussnahme meist zu spät.

Was, wenn die Vertretung grundsätzlich dagegen ist?

Hören Sie zu, was dahintersteckt: Angst vor Überwachung, Stellenverlust oder Belastung. Konkrete Zusagen und Grenzen (zum Beispiel keine personenbezogene Auswertung) lösen viele Bedenken. Bei Streit hilft eine Moderation.

Müssen wir eine Vereinbarung abschliessen?

Das hängt vom Land, vom System und von den Rechten der Vertretung ab. Auch ohne Pflicht kann eine schriftliche Vereinbarung Klarheit schaffen.