Wie nehmen wir Mitarbeitende bei der KI-Einführung mit?

Kurz gesagt: Beziehen Sie Mitarbeitende ein, bevor der neue Ablauf feststeht. Erklären Sie das Ziel, sammeln Sie Bedenken und vereinbaren Sie Lernzeit, Ergebnisverantwortung und einen sichtbaren Umgang mit Rückmeldungen.

Das Problem

Die Geschäftsleitung spricht von Entlastung durch KI, während Mitarbeitende an zusätzlichen Druck denken. Manche fragen sich, ob ihre Erfahrung noch zählt oder ob künftig jede Tätigkeit gemessen wird. Andere probieren bereits Werkzeuge aus, ohne dass das Team gemeinsame Regeln kennt.

Eine freundliche Ankündigung allein beseitigt diese Unsicherheit nicht. Beteiligung bedeutet, dass Menschen ihren Arbeitsalltag erklären, an einem überschaubaren Versuch mitwirken und Veränderungen beeinflussen können. Dafür brauchen sie verständliche Informationen und einen nachvollziehbaren Entscheidungsweg.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Botschaft mit der Führung. Schreiben Sie auf, welches Arbeitsproblem gelöst werden soll und was noch offen ist. Lassen Sie die Geschäftsleitung diese Aussagen bestätigen. Versprechen Sie keine unveränderten Aufgaben oder sicheren Stellen, wenn dazu kein belastbarer Entscheid vorliegt; ehrliche Unsicherheit ist besser als eine später gebrochene Zusage.
2. Hören Sie vor der Werkzeugwahl zu. Organisieren Sie eine kurze Arbeitsbesprechung und fragen Sie nach wiederkehrenden Schwierigkeiten. Lassen Sie auch kritische Stimmen zu Wort kommen. Sammeln Sie Bedenken getrennt von Lösungsideen, damit Fragen zu Verantwortung oder Belastung nicht vorschnell als Ablehnung neuer Technik behandelt werden.
3. Wählen Sie eine gemeinsame Übungsaufgabe. Nehmen Sie einen verständlichen, unkritischen Vorgang aus dem Alltag, beispielsweise einen Textentwurf aus freigegebenen Stichpunkten. Zeigen Sie sowohl einen brauchbaren als auch einen fehlerhaften Entwurf. So sehen die Beteiligten, weshalb ihre Fachkenntnis weiterhin benötigt wird und was die KI tatsächlich unterstützt.
4. Vereinbaren Sie Lernzeit und Hilfe. Planen Sie Übung als Teil der Arbeit ein. Benennen Sie eine erreichbare Ansprechperson und erklären Sie, wie Fragen gesammelt werden. Lassen Sie Mitarbeitende in ihrem Tempo üben; eine schnelle Vorführung sagt wenig darüber aus, ob jemand den Ablauf später selbstständig bewältigen kann.
5. Lassen Sie Rückmeldungen ordnen. Fassen Sie Hinweise ohne Namen und persönliche Details zusammen. Eine freigegebene KI kann Themen wie Bedienung, Qualität und Zuständigkeit gruppieren. Kontrollieren Sie, dass kritische Aussagen erhalten bleiben und nicht in freundlich klingenden Zusammenfassungen verschwinden. Die Gewichtung wichtiger Anliegen entscheidet das Team mit der Führung.
6. Machen Sie Änderungen sichtbar. Führen Sie eine Liste mit Rückmeldung, Entscheidung und nächstem Schritt. Erläutern Sie auch, wenn ein Wunsch vorerst nicht umgesetzt wird. Mitarbeitende erleben Beteiligung erst dann als wirksam, wenn ihre Hinweise erkennbare Folgen haben oder eine verständliche Begründung erhalten.
7. Besprechen Sie den Versuch gemeinsam. Fragen Sie nach Entlastung, zusätzlicher Kontrolle und Unsicherheiten. Vergleichen Sie die tatsächliche Arbeit mit dem vereinbarten Ziel. Entscheiden Sie dann über Anpassungen oder Fortführung und dokumentieren Sie, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten sich wirklich verändern. Offene Personalfragen gehören zur zuständigen Führung.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, eine verständliche Einladung zu einem KI-Versuch zu schreiben.
Arbeitsproblem: [konkrete Schwierigkeit]
Ziel des Versuchs: [bestätigte Erwartung]
Feststehende Grenzen: [freigegebene Aussagen]
Noch offene Fragen: [ehrlich benennen]
Geplante Beteiligung und Lernzeit: [betriebliche Vereinbarung]
Ansprechperson als Rolle: [Funktion]
Schreibe sachlich und respektvoll. Erfinde keine Personalzusagen.
Bitte um Erfahrungen und Bedenken. Erkläre, wie Rückmeldungen
aufgenommen, beantwortet und bei der Auswertung berücksichtigt werden.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch abgestimmte Angaben und lassen Sie die Einladung vor dem Versand von der zuständigen Führung prüfen.

Wie werden Bedenken zu bearbeitbaren Fragen?

Vermeiden Sie eine öffentliche Rangliste der schnellsten Nutzenden. Sie kann Lernende unter Druck setzen und verdeckt, wie sorgfältig Ergebnisse geprüft wurden. Für den Einstieg ist hilfreicher, typische Stolperstellen gemeinsam zu lösen und gute Arbeitsweisen zugänglich zu machen.

Worauf Sie achten müssen

• Werten Sie Zurückhaltung nicht automatisch als Technikfeindlichkeit. Häufig stecken konkrete Sorgen über Arbeit, Verantwortung oder fehlende Zeit dahinter.
• Geben Sie keine vertraulichen Gesprächsnotizen mit Namen in eine KI ein. Zusammenfassungen sollen das Arbeitsproblem beschreiben, nicht einzelne Mitarbeitende beurteilen.
• Eine KI kann Stimmungen falsch einordnen. Nutzen Sie ihre Gruppierung höchstens als Entwurf und lassen Sie die Beteiligten ihre Anliegen selbst erklären.
• Bei personenbezogener Auswertung oder veränderten Arbeitsbedingungen ist eine fachliche Prüfung nötig. Der EDÖB beschreibt den Datenschutzrahmen für KI.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem kleinen Handelsbetrieb in St. Gallen soll KI beim Formulieren von Antworten helfen. Eine erfahrene Mitarbeiterin befürchtet, dass ihre sorgfältigen Abklärungen künftig als zu langsam gelten. Frau Müller nimmt diese Sorge in die Vorbereitung auf.

Das Team vereinbart, die vollständige Bearbeitung einschliesslich Kontrolle zu betrachten. Die Mitarbeiterin zeigt typische missverständliche Kundenfragen und hilft, die Prüfliste zu verbessern. Aus einer allgemeinen Befürchtung entsteht so eine konkrete Schutzmassnahme im Ablauf; offene Fragen zur späteren Aufgabenverteilung beantwortet die Geschäftsleitung gesondert.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana begleitet die Klärung und Umsetzung digitaler Arbeitsabläufe. Dabei können Aufgaben, Zuständigkeiten und benötigte Weiterbildung in einen gemeinsamen Plan aufgenommen werden. Das Angebot KI-Beratung und digitale Transformation passt zu diesem Anliegen.

Alpasana nimmt Arbeitsabläufe auf, untersucht sinnvolle KI-Einsatzmöglichkeiten und hilft, Vorhaben zu priorisieren. Daraus kann ein Umsetzungsplan entstehen, der Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar macht. Bringen Sie dafür eine Beschreibung Ihrer heutigen Arbeit sowie die offenen Fragen aus dieser Anleitung mit.

Häufige Fragen

Müssen alle sofort mitmachen?

Für einen begrenzten Versuch kann eine passende Gruppe beginnen. Berücksichtigen Sie dabei unterschiedliche Erfahrung und Arbeitsrollen. Informieren Sie das übrige Team über Ziel und Rückmeldemöglichkeiten, damit kein undurchsichtiger Sonderweg entsteht.

Was tun wir mit sehr begeisterten Mitarbeitenden?

Nutzen Sie ihre Erfahrungen, aber vereinbaren Sie dieselben Regeln für alle. Begeisterung ersetzt weder Datenfreigabe noch Ergebnisprüfung. Bitten Sie diese Personen, auch Schwierigkeiten und Nacharbeit sichtbar zu machen.

Wie gehen wir mit grundsätzlicher Skepsis um?

Fragen Sie nach den konkreten Gründen und prüfen Sie, welche davon bearbeitbar sind. Niemand muss eine unbelegte Nutzenbehauptung übernehmen. Ein klar begrenzter Versuch mit offener Auswertung schafft eher Vertrauen als Überredung.

Dazu passen: KI lernen ohne IT-Kenntnisse: Wie gelingt das im Team? Wie erstelle ich eine KI-Strategie für unser KMU?