Wie erstelle ich eine KI-Strategie für unser KMU?

Kurz gesagt: Beginnen Sie mit einem konkreten Arbeitsproblem und einem begrenzten Versuch. Ihre KI-Strategie hält fest, was besser werden soll, wer entscheidet und unter welchen Bedingungen Sie weitermachen.

Das Problem

Die Geschäftsleitung möchte «etwas mit KI machen», und Sie sollen einen Plan vorlegen. Gleichzeitig laufen Telefon, Rechnungen und Kundenanfragen weiter. Eine lange Liste von Werkzeugen hilft Ihnen wenig, solange niemand sagt, welches Problem damit gelöst werden soll.

Eine Strategie ist eine begründete Entscheidung über Ziele und Vorgehen. Für ein KMU kann dafür zunächst ein übersichtliches Dokument genügen. Es soll erklären, welche Aufgabe zuerst bearbeitet wird, welche Grenzen gelten und wie der Betrieb aus dem Versuch lernt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie das Arbeitsproblem auf. Öffnen Sie ein leeres Textdokument und vervollständigen Sie den Satz: «Heute verlieren wir bei … Zeit, weil …». Beschreiben Sie eine beobachtbare Schwierigkeit, beispielsweise das wiederholte Formulieren ähnlicher Antworten. Vermeiden Sie das unklare Ziel, einfach moderner werden zu wollen.
2. Klären Sie den erwünschten Nutzen. Halten Sie fest, was nach einer Verbesserung anders wäre. Vielleicht müssten Mitarbeitende weniger Texte neu schreiben oder Informationen seltener zusammensuchen. Ergänzen Sie, was gleich gut bleiben muss: etwa fachlich richtige Antworten, persönliche Betreuung und nachvollziehbare Zuständigkeiten.
3. Sammeln Sie geeignete Aufgaben. Fragen Sie die Menschen, die den Ablauf tatsächlich erledigen. Lassen Sie eine freigegebene KI eine Liste ohne vertrauliche Einzelheiten nach Nutzen, Kontrollierbarkeit und Vorarbeit ordnen. Prüfen Sie jeden Vorschlag selbst: Die KI kennt weder Ihre betrieblichen Engpässe noch die verfügbaren Personen.
4. Wählen Sie einen begrenzten Test. Ein Pilot ist ein Versuch mit festgelegtem Umfang. Beschreiben Sie genau, welche Art von Aufgabe er umfasst und was ausgeschlossen bleibt. Ein Entwurf für häufige Standardanfragen lässt sich eher abgrenzen als die vollständige Übernahme des Kundenservice. Legen Sie auch den bisherigen Ersatzablauf fest.
5. Benennen Sie Verantwortung und Grenzen. Schreiben Sie auf, wer das Werkzeug freigibt, wer Ergebnisse kontrolliert und wer bei Problemen erreichbar ist. Bestimmen Sie die erlaubten Daten und den vorgesehenen Zugang. Gibt es offene Datenschutzfragen, starten Sie mit künstlichen Beispielen und lassen die tatsächliche Nutzung gesondert prüfen.
6. Planen Sie Aufwand und Auswertung. Notieren Sie Einrichtungsarbeit, Schulung, laufende Nutzung und Kontrolle. Vereinbaren Sie einen Termin, an dem das Team seine Beobachtungen bespricht. Vergleichen Sie vollständige Arbeitsabläufe, einschliesslich Korrekturen; ein schnell erzeugter Text allein ist noch kein belegter Nutzen für den Betrieb.
7. Lassen Sie den Plan entscheiden. Bitten Sie die Geschäftsleitung um eine klare Entscheidung über den begrenzten Versuch. Dokumentieren Sie Freigabe, offene Bedingungen und zuständige Personen. Nach der Auswertung lautet die Entscheidung bewusst: weiterführen, verändern oder beenden. Erst danach gehören weitere Aufgaben in den Fahrplan.

Vorlage zum Kopieren

Hilf mir, einen verständlichen KI-Fahrplan für unser KMU zu entwerfen.
Arbeitsproblem: [Beschreibung ohne vertrauliche Einzelheiten]
Gewünschte Verbesserung: [beobachtbarer Nutzen]
Beteiligte Rollen: [Funktionen]
Verfügbare Mittel und Zeit: [betriebliche Vorgaben]
Erlaubte Daten: [bereits freigegebene Datenarten]
Erstelle: Ziel, begrenzter Versuch, ausgeschlossene Aufgaben,
Verantwortliche, Vorarbeiten, Prüfkriterien und Entscheidungstermin.
Kennzeichne fehlende Angaben als offen. Erfinde keine Einsparungen.
Stelle Rückfragen, bevor du Annahmen als Tatsachen verwendest.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch eine sachliche Beschreibung Ihres Betriebs und lassen Sie Namen sowie Kundendetails weg.

Was gehört auf die erste Seite?

Das Papier muss auch einer Person helfen, die nicht an der Planung beteiligt war. Lesen Sie es deshalb gemeinsam mit einer Kollegin durch. Kann sie nicht erklären, was sie ab morgen anders machen soll, fehlt meist eine konkrete Aufgabe oder Zuständigkeit.

Worauf Sie achten müssen

• Übernehmen Sie keine erfundenen Nutzenzahlen aus einer KI-Antwort. Notieren Sie Erwartungen ausdrücklich als Annahmen und prüfen Sie diese im Versuch.
• Planen Sie die Ergebnisprüfung als Arbeit ein. Die zuständige Person benötigt Fachwissen, Zeit und die Möglichkeit, ungeeignete Vorschläge zurückzuweisen.
• Das Schweizer Datenschutzgesetz gilt auch für KI-gestützte Datenbearbeitung; darauf weist der EDÖB zu KI und Datenschutz hin. Lassen Sie rechtliche Fragen Ihres konkreten Einsatzes fachlich prüfen.
• Verwechseln Sie eine Werkzeugbeschaffung nicht mit der Einführung. Ohne Anleitung, Rückmeldung und Betreuung bleibt häufig unklar, wie die neue Arbeitsweise funktionieren soll.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller organisiert das Büro eines Handwerksbetriebs im Aargau. Bisher beantwortet jede Person ähnliche Terminfragen mit eigenen Texten. Die Geschäftsleitung überlegt, gleich sämtliche Kundenkontakte mit KI zu bearbeiten.

Frau Müller beschreibt stattdessen einen begrenzten Versuch: Die KI darf aus freigegebenen Textbausteinen einen Antwortentwurf erstellen. Termine werden weiterhin im Kalender geprüft, und die zuständige Person versendet die Nachricht. Im Fahrplan stehen Prüfaufwand, Rückmeldungen des Teams und ein Auswertungstermin. Danach kann der Betrieb anhand seiner eigenen Erfahrungen entscheiden, ob eine Erweiterung sinnvoll ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn aus vielen KI-Ideen ein begrenzter, sinnvoller Einstieg werden soll, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation dabei, Arbeitsabläufe aufzunehmen und Einsatzmöglichkeiten zu prüfen. Vorhaben lassen sich priorisieren und in einen Umsetzungsplan mit nachvollziehbaren nächsten Schritten überführen.

Häufige Fragen

Brauchen wir dafür ein grosses Strategiepapier?

Nein, der Umfang sollte zur Entscheidung passen. Ein kurzes, verständliches Dokument mit klaren Grenzen ist für einen ersten Versuch hilfreicher als viele allgemeine Absichtserklärungen. Ergänzen Sie Details erst, wenn sie für Umsetzung oder Freigabe benötigt werden.

Was tun wir, wenn mehrere Abteilungen gleichzeitig starten wollen?

Sammeln Sie die Vorhaben in einer gemeinsamen Übersicht. Vergleichen Sie Nutzen, Datenbedarf und verfügbare Betreuung, bevor Sie Prioritäten festlegen. Gemeinsame Grundregeln verhindern, dass jede Abteilung dieselben Fragen neu beantworten muss.

Wann muss die Strategie angepasst werden?

Wenn sich Ziele, Datenarten, Werkzeuge oder Zuständigkeiten ändern, sollten Sie den Plan überprüfen. Auch ein enttäuschender Test ist ein Anlass: Vielleicht passt die Aufgabe nicht oder der Ablauf benötigt zuerst eine Vereinfachung. Bewahren Sie die Begründung der Änderung auf.

Vertiefende Anleitungen: Wie finden wir sinnvolle KI-Anwendungsfälle im Betrieb? KI im Unternehmen einführen: Checkliste für den Start