Wie führen wir KI ohne eigene IT-Abteilung ein?

Das Problem

Bei Ihnen gibt es keine Informatikerin und keinen Informatiker. Computer, Drucker und Zugänge betreut irgendwer nebenbei oder ein externer Dienstleister, der alle paar Wochen vorbeischaut. Nun soll KI dazukommen, und Sie fragen sich, wer das verantworten soll.

Das ist keine Ausnahme: Viele Schweizer KMU arbeiten so. Die gute Nachricht: Für den Einstieg mit Standardwerkzeugen brauchen Sie keine Programmierkenntnisse. Die schlechte: Ohne klare Zuständigkeit entstehen Lücken, bei Datenschutz, Zugängen und Kosten.

Die Lösung liegt in einer einfachen Aufteilung: Eine Person im Betrieb hält das Thema zusammen, ein externer Partner deckt die Technik ab, und eine Handvoll Regeln gibt Orientierung. Das lässt sich mit überschaubarem Aufwand organisieren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie eine Ansprechperson. Wählen Sie jemanden, der neugierig und zuverlässig ist, nicht zwingend technisch. Diese Person sammelt Fragen, kennt die Regeln und stösst Entscheide an. Mehr zur Rolle: KI-Beauftragte im KMU.
2. Legen Sie Entscheidungsrechte fest. Wer darf neue Werkzeuge freigeben, wer Konten einrichten, wer Geld ausgeben? Schreiben Sie es auf einer Seite auf.
3. Klären Sie, was ein externer Partner übernimmt. Typische Aufgaben: Konten und Zugänge einrichten, Sicherheitseinstellungen prüfen, Systeme verbinden, bei Störungen helfen. Fragen Sie Ihren bisherigen IT-Dienstleister, ob er das anbietet.
4. Wählen Sie eine Aufgabe und ein Werkzeug. Beginnen Sie mit einem Standarddienst für eine klar begrenzte Aufgabe, etwa Textentwürfe. Verzichten Sie auf Eigenbauten. Siehe KI-Anbieter auswählen.
5. Stellen Sie einfache Regeln auf. Zum Beispiel: keine Kundendaten in nicht freigegebene Dienste, Ergebnisse vor dem Versand prüfen. Eine Vorlage bietet die kostenlose KI-Richtlinie.
6. Schulen Sie das Team in kleinen Schritten. Kurze Einführungen mit eigenen Aufgaben wirken besser als lange Vorträge. Hinweise: KI-Schulung ohne IT-Kenntnisse.
7. Starten Sie mit einem begrenzten Versuch. Vereinbaren Sie Dauer, Teilnehmende und ein Ziel, zum Beispiel vier Wochen mit zwei Personen.
8. Werten Sie aus und entscheiden Sie. Besprechen Sie, was gut lief, was Probleme machte und ob Sie ausweiten. Holen Sie bei technischen Fragen Hilfe.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie das Gespräch mit einem externen Dienstleister vor. Setzen Sie keine vertraulichen Angaben ein.

Ich leite einen Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) ohne eigene IT-Abteilung und möchte KI für die Aufgabe [Aufgabe] einführen.

Heute nutzen wir: [Software, z. B. Microsoft 365, Branchenlösung]
Heutiger IT-Partner: [vorhanden / nicht vorhanden]

Erstelle:
1. eine Liste mit 10 Fragen, die ich einem externen IT- oder KI-Dienstleister stellen sollte (Zuständigkeit, Datenschutz, Kosten, Support, Ausstieg),
2. eine Tabelle «Was erledigen wir selbst, was der Partner?» mit Beispielen,
3. drei Warnzeichen, an denen ich einen ungeeigneten Anbieter erkenne.
Regeln: Einfache Sprache, keine erfundenen Preise, Hinweis auf offene Punkte, die ich nachfragen muss.

Prüfen Sie die Fragen auf Ihren Betrieb und streichen Sie, was nicht passt.

Wer macht was?

Worauf Sie achten müssen

• Verantwortung lässt sich nicht auslagern. Auch mit externer Hilfe tragen Sie die Verantwortung für Ihre Daten und Entscheide. Halten Sie Zuständigkeiten im Vertrag fest.
• Abhängigkeit vermeiden. Lassen Sie sich Einstellungen und Zugangsdaten dokumentieren und stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zu allen Konten haben. Siehe Abhängigkeit vom Anbieter vermeiden.
• Nicht zu viel auf einmal. Ein Werkzeug, eine Aufgabe, eine Ansprechperson. Das überfordert niemanden.
• Datenschutz klären. Bei Personendaten gelten die Vorgaben des Datenschutzrechts. Allgemeine Hinweise bietet der EDÖB. Den Einzelfall klärt eine Fachperson.
• Sicherheit ist Teamsache. Auch ohne IT-Abteilung brauchen Konten ein starkes Passwort und eine zusätzliche Bestätigung. Das lässt sich in wenigen Minuten einrichten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Physiotherapiepraxis im Seetal mit fünf Angestellten möchte KI für Briefe an Krankenkassen und Hausärzte nutzen. Es gibt keine IT-Person, nur einen Dienstleister, der einmal im Quartal kommt.

Vorher war unklar, wer was entscheidet. Frau Müller, die die Praxisadministration führt, übernimmt die Rolle der Ansprechperson. Mit dem Dienstleister klärt sie, dass er Konten einrichtet und die Sicherheitseinstellungen prüft.

Nachher läuft ein vierwöchiger Versuch mit Briefvorlagen, ohne Patientendaten im KI-Werkzeug. Frau Müller führt eine Liste der Fragen und bespricht sie beim nächsten Besuch des Dienstleisters.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den Einstieg nicht allein planen möchten, begleitet Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und die Umsetzung planen und dokumentieren, bei Bedarf mit Einbezug von Weiterbildung über absofort. So haben Sie eine externe Sicht ohne eigene IT-Abteilung.

Die laufende Systembetreuung ist ein anderes Thema und hängt von Ihrem Projekt ab. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn jeder einfach selbst ein KI-Werkzeug nutzt?

Für Einzelaufgaben ohne vertrauliche Daten kann das gehen. Sobald Kundendaten oder mehrere Personen betroffen sind, brauchen Sie gemeinsame Regeln. Sonst entstehen Wildwuchs und Datenschutzrisiken.

Muss die Ansprechperson technisch sein?

Nein. Wichtiger sind Neugier, Sorgfalt und die Bereitschaft, Fragen zu sammeln und Hilfe zu holen. Technische Details erledigt der Partner.

Wie finde ich einen passenden externen Partner?

Fragen Sie in Ihrem Netzwerk nach Erfahrungen, lassen Sie sich Referenzen nennen und stellen Sie konkrete Fragen zu Datenschutz, Support und Ausstieg. Hinweise bietet KI-Berater auswählen.