Braucht unser KMU eine verantwortliche Person für KI?

Das Problem

In Ihrem Betrieb wird KI zunehmend genutzt. Fragen häufen sich: Darf ich dieses Werkzeug nehmen? Wer prüft den Anbieter? Wer hilft, wenn die Antwort der KI komisch ist? Mal landet die Frage bei der IT, mal bei der Geschäftsleitung, mal bei der Datenschutzperson, wenn es eine gibt. Meist bleibt sie liegen.

Dann kommt der Gedanke: Brauchen wir eine eigene Person oder sogar eine eigene Rolle dafür, eine KI-Beauftragte? Der Gedanke ist naheliegend, aber er kann auch in die Irre führen. In einem Betrieb mit 20 Mitarbeitenden ist eine neue Vollzeitstelle selten realistisch. Und eine Person allein kann Verantwortung nicht ersetzen, die bei der Geschäftsleitung liegt.

Entscheidend ist nicht der Titel, sondern dass Aufgaben klar verteilt sind. Dieser Beitrag hilft Ihnen zu entscheiden, was Ihr Betrieb braucht. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Einfach erklärt

Eine KI-Beauftragte ist keine Aufsichtsbehörde im Betrieb, sondern eine Koordinatorin. Sie sammelt die Fragen, hält die Liste der Werkzeuge aktuell, erklärt die Regeln, bringt die richtigen Personen zusammen und meldet der Geschäftsleitung, was auffällt. Sie entscheidet nicht alles selbst und haftet nicht allein.

Man kann es mit der Brandschutzverantwortlichen vergleichen: Sie kennt die Regeln, kontrolliert die Notausgänge und ist Ansprechperson, aber das Haus gehört nicht ihr. In vielen kleinen Betrieben übernimmt diese Rolle jemand, der ohnehin nahe an den Themen ist: eine Person aus der Administration, der IT-Verantwortliche oder die Leiterin Qualität.

Ein Beispiel: In einem Treuhandbüro mit 12 Mitarbeitenden übernimmt Frau Müller aus der Administration die Rolle «Ansprechperson KI» mit etwa einem Halbtag pro Monat. Sie führt die Werkzeugliste, beantwortet Fragen und bereitet die jährliche Überprüfung vor. Entscheidungen über neue Werkzeuge trifft die Geschäftsleitung auf ihre Empfehlung hin.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Aufgaben, die anfallen. Fragen beantworten, Werkzeuge prüfen, Liste führen, Regeln pflegen, schulen, Vorfälle koordinieren, Datenschutzfragen weiterleiten. Schreiben Sie sie auf.

1. Prüfen Sie, wer sie schon macht. Oft erledigen IT, Datenschutz, Qualität oder Geschäftsleitung Teile davon. Markieren Sie Lücken und Doppelspurigkeiten.

1. Schätzen Sie den Aufwand. Wie viele Stunden pro Monat fallen etwa an? In einem kleinen Betrieb mit überschaubarer Nutzung sind es wenige, bei breitem Einsatz mehr. Rechnen Sie grosszügig in der Aufbauphase.

1. Entscheiden Sie das Modell. Variante A: eine bestehende Person erhält die Rolle als Zusatzaufgabe. Variante B: ein kleines Team (Geschäftsleitung, IT, Datenschutz) teilt die Aufgaben. Variante C: externe Unterstützung für Fachfragen, intern eine Ansprechperson. Eine neue Stelle ist meist erst bei breiterem Einsatz sinnvoll.

1. Beschreiben Sie das Aufgabenprofil. Ein halbseitiges Profil: Aufgaben, Befugnisse (empfehlen, nicht allein entscheiden), Berichtswege, Zeitbudget. Klären Sie, wer vertritt.

1. Klären Sie die Abgrenzung zu Datenschutz und IT. Eine Datenschutzberaterin oder ein Datenschutzbeauftragter hat eigene Aufgaben; siehe Wer prüft den Datenschutz?. Die IT bleibt für Technik und Sicherheit zuständig. Die KI-Ansprechperson koordiniert.

1. Starten Sie klein und überprüfen Sie. Legen Sie die Rolle für sechs bis zwölf Monate fest und prüfen Sie dann, ob Aufwand und Wirkung stimmen. Passen Sie Umfang und Zuständigkeit an. Eine Übersicht der Zuständigkeiten bietet die Verantwortlichkeiten-Matrix.

Mögliche Modelle im Vergleich:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie ein Aufgabenprofil für die Rolle; geben Sie keine Personendaten ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche]. Wir nutzen KI für [Aufgaben]. Wir wollen eine Ansprechperson für KI benennen, ohne eine neue Stelle zu schaffen.
Erstelle: 1. ein halbseitiges Aufgabenprofil (Zweck, Aufgaben, Befugnisse, was die Person nicht entscheidet, Berichtsweg, Zeitbudget als Platzhalter [x Stunden pro Monat], Vertretung),
2. eine Tabelle «Aufgabe / macht bisher / künftig zuständig» zum Ausfüllen,
3. zehn Fragen, die die Geschäftsleitung vor der Entscheidung klären sollte (Aufwand, Kompetenzen, Schulung, Abgrenzung zu Datenschutz und IT, Vertretung, Überprüfung nach sechs Monaten).
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Aufgaben und Zeitbudget an; für Betriebe mit besonderen Pflichten (Berufsgeheimnis, EU-Bezug) ergänzen Sie diese.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Pflicht, aber Verantwortung: Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Ernennung einer KI-Beauftragten besteht für KMU nicht. Die Verantwortung für Datenschutz, Sicherheit und Ergebnisse liegt bei der Geschäftsleitung. Der EU AI Act verlangt von Anbietern und Betreibern bestimmter Systeme Massnahmen, etwa zur KI-Kompetenz; eine bestimmte Rolle schreibt er KMU allgemein nicht vor (siehe Quelle; Details im Einzelfall prüfen).
• Datenschutzberater ist nicht dasselbe: Das Schweizer Datenschutzgesetz erlaubt privaten Verantwortlichen, eine Datenschutzberaterin zu ernennen, verpflichtet sie aber nicht dazu. Das EU-Recht kennt Benennungspflichten unter bestimmten Bedingungen. Siehe Datenschutzbeauftragter und KI.
• Interessenkonflikte vermeiden: Wer Werkzeuge einführt, sollte sie nicht allein kontrollieren. Planen Sie eine zweite Meinung ein.
• Befugnisse klären: Eine Rolle ohne Befugnis frustriert. Legen Sie fest, was die Person entscheiden darf und wo sie nur empfiehlt.
• Zeit einplanen: Eine zusätzliche Aufgabe braucht Zeit. Ohne Zeitbudget bleibt sie liegen.
• Schulung: Die Person sollte die Grundlagen verstehen; planen Sie Weiterbildung ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb in Aarburg mit 30 Mitarbeitenden nutzt KI für Offerten und Rapporte. Der Inhaber überlegt, eine «KI-Beauftragte» einzustellen. Frau Müller aus der Administration, die sich ohnehin für das Thema interessiert, rechnet vor, dass es etwa zwei Tage pro Monat sind.

Man entscheidet: Frau Müller übernimmt die Rolle «Ansprechperson KI» mit einem Zeitbudget von einem Tag pro Monat, der Chef entscheidet über neue Werkzeuge, und für Datenschutzfragen steht eine externe Beraterin bereit. Nach einem halben Jahr zeigt sich, dass der Aufwand stimmt. Eine eigene Stelle wäre nicht gerechtfertigt gewesen.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Beim Integrieren von KI gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung dazu. Projekte werden individuell offeriert.

Zur Frage, wie Rollen und Einsatzregeln für KI in Ihrem Betrieb aussehen könnten, kann diese Begleitung hilfreich sein. Den Umfang klären Sie im Gespräch.

Häufige Fragen

Muss die Person technisches Wissen haben?

Grundverständnis hilft, tiefe Technikkenntnisse sind nicht nötig. Wichtiger sind Überblick, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, Fachleute einzubeziehen.

Kann das auch die Geschäftsleitung selbst machen?

In sehr kleinen Betrieben ja. Aber Entscheidung und Kontrolle sollten möglichst nicht in einer Hand liegen, und die Aufgabe braucht Zeit, die der Geschäftsleitung oft fehlt.

Was, wenn die Person den Betrieb verlässt?

Planen Sie eine Vertretung und halten Sie Liste, Regeln und Kontakte schriftlich fest. So geht kein Wissen verloren.