Wer ist wofür zuständig? Vorlage für KI-Verantwortlichkeiten

Das Problem

Im Betrieb taucht eine Frage zur KI auf: «Darf ich dieses neue Werkzeug testen?» Die Mitarbeiterin fragt die IT. Die IT verweist auf die Geschäftsleitung. Die Geschäftsleitung meint, das sei Sache der Datenschutzverantwortlichen. Diese sagt, sie sei dafür nur beratend zuständig. Am Ende entscheidet niemand, und das Werkzeug wird trotzdem genutzt.

Wenn Zuständigkeiten unklar sind, passieren zwei Dinge: Entscheide dauern ewig, oder sie werden gar nicht getroffen. Und wenn etwas schiefgeht, will keiner verantwortlich gewesen sein. Das belastet das Klima und erhöht das Risiko.

Eine Verantwortlichkeitsmatrix schafft Klarheit. Sie ist keine Bürokratie, sondern eine Tabelle auf einer Seite: Aufgaben in den Zeilen, Rollen in den Spalten, in den Zellen die Art der Beteiligung. In wenigen Minuten sieht jede Person, wohin sie sich wenden kann.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Aufgaben. Zum Beispiel: neues Werkzeug freigeben, Datenregeln pflegen, Ergebnisse prüfen, Fehler melden, Schulung organisieren, Lieferanten prüfen, Kosten verwalten.
2. Nennen Sie die Rollen. Geschäftsleitung, IT, Datenschutzverantwortliche, Teamleitungen, Mitarbeitende, externe Berater. Rollen, nicht Namen, damit die Matrix bei Wechseln gültig bleibt.
3. Wählen Sie ein einfaches Raster. Bewährt sind vier Buchstaben: E = entscheidet, D = führt durch, B = wird beraten, I = wird informiert.
4. Setzen Sie pro Aufgabe genau ein E. Entscheiden darf nur eine Rolle. Mehrere Entscheider bedeuten keine Entscheidung.
5. Füllen Sie die Matrix gemeinsam aus. Mit Geschäftsleitung, IT und einem Teamvertreter. Diskussionen zeigen Lücken und Doppelungen.
6. Benennen Sie Vertretungen. Wer übernimmt, wenn die Rolle abwesend ist? Eine Matrix ohne Vertretung lähmt Entscheide in den Ferien.
7. Veröffentlichen Sie sie. Intranet, Aushang, Onboarding-Mappe. Siehe Neue Mitarbeitende einarbeiten.
8. Überprüfen Sie sie jährlich. Neue Werkzeuge, neue Aufgaben und neue Personen verändern die Zuständigkeiten.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Verantwortlichkeitsmatrix für den Umgang mit KI in einem Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende).
Rollen: [z. B. Geschäftsleitung, IT, Datenschutzverantwortliche, Teamleitungen, Mitarbeitende]. Aufgaben: [z. B. neues Werkzeug freigeben, Datenregeln pflegen, KI-Ergebnisse vor Versand prüfen, Vorfälle melden, Schulung organisieren, Lieferantenverträge prüfen, Kosten überwachen].
Erstelle eine Tabelle mit den Aufgaben in den Zeilen und den Rollen in den Spalten. Verwende E = entscheidet (nur eine Rolle pro Aufgabe), D = führt durch, B = wird beraten, I = wird informiert. Füge unter der Tabelle eine kurze Erklärung der Buchstaben und drei Fragen hinzu, die wir bei der Besprechung klären sollten (zum Beispiel Vertretung, Eskalation, Überprüfung).
Verwende einfache Sprache. Schlage Verantwortlichkeiten nur als Entwurf vor, die Entscheide treffen wir.

Besprechen Sie den Entwurf im Team, und passen Sie Aufgaben und Rollen an Ihren Betrieb an.

Beispiel einer einfachen Matrix

Worauf Sie achten müssen

• Verantwortung und Rechtslage: Die Gesamtverantwortung für den Betrieb liegt rechtlich in der Regel bei der Leitung. Die Matrix verteilt Aufgaben, nicht die Gesamtverantwortung. Klären Sie Einzelheiten fachlich.
• Datenschutz: Ob eine Datenschutzverantwortliche gesetzlich nötig ist, hängt vom Betrieb und der Rechtslage ab. Siehe Datenschutz-Zuständigkeit.
• Nicht überfrachten: Eine Matrix mit 40 Zeilen wird nicht gelesen. Beschränken Sie sich auf zehn bis fünfzehn Aufgaben.
• Rollen, nicht Köpfe: Schreiben Sie Funktionen, damit die Matrix nicht bei jedem Wechsel ungültig wird.
• Kleinstbetriebe: Wenn eine Person mehrere Rollen hat, notieren Sie das offen. Dann wird eine externe Zweitmeinung wertvoll.
• KI-Vorschläge sind Entwürfe: Die KI kennt Ihre Organisation nicht. Verantwortlichkeiten legen Menschen fest.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeinde im Kanton Solothurn mit 35 Angestellten setzt KI für Schreiben und Protokolle ein.

Vorher: Zwei Abteilungen haben unabhängig voneinander Werkzeuge ausprobiert. Niemand weiss, wer sie freigegeben hat. Als eine Bürgerin nachfragt, ob ihre Daten in einem KI-Dienst gelandet sind, schiebt die Verwaltung die Frage hin und her.

Nachher: Der Gemeindeschreiber erstellt mit der Leitung eine Matrix auf einer Seite. Für Freigaben entscheidet der Gemeinderat auf Antrag der Gemeindeschreiberin, die IT führt technisch durch, die Datenschutzstelle berät. Der nächste Antrag läuft in zwei Wochen sauber durch und ist dokumentiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt Sie, KI-Vorhaben zu priorisieren, Umsetzungspläne zu erstellen und Einsatzregeln für KI festzulegen. Dazu gehört, Zuständigkeiten für Pilot, Betrieb und Skalierung zu klären.

Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Brauchen wir eine eigene KI-Verantwortliche?

Nicht zwingend. In kleinen Betrieben genügt es, die Aufgabe einer bestehenden Rolle zuzuweisen, etwa der Leitung oder der IT. Wichtig ist, dass eine Person erreichbar und befugt ist. Siehe KI-Beauftragte im KMU.

Was ist der Unterschied zwischen entscheiden und durchführen?

Wer entscheidet, trägt die Verantwortung für das Ergebnis und gibt grünes Licht. Wer durchführt, erledigt die Arbeit. Beide Rollen können bei derselben Person liegen, aber das sollte bewusst festgelegt sein.

Wie oft soll die Matrix angepasst werden?

Mindestens einmal pro Jahr und bei grösseren Änderungen, etwa bei einem neuen Werkzeug, neuen Personen oder neuen Regeln.

Wie gehen wir mit externen Dienstleistern um?

Nehmen Sie sie als eigene Spalte in die Matrix auf, wenn sie an KI-Aufgaben beteiligt sind, etwa als IT-Partner oder Beratung. Halten Sie schriftlich fest, was sie tun, was sie nicht entscheiden und wer bei Ihnen die Ansprechperson ist.