KI beim Eintritt neuer Mitarbeitender erklären: Checkliste

Das Problem

Neue Mitarbeitende bekommen am ersten Tag einen Laptop, Zugänge, eine Einführung in Abläufe und eine Führung durchs Haus. Über die KI-Regeln spricht niemand, weil sie nicht im Onboarding-Plan stehen. Der neue Kollege kennt aus dem früheren Betrieb ein KI-Programm und nutzt es einfach weiter, vielleicht sogar mit Kundendaten.

Oder das Gegenteil: Die neue Kollegin traut sich nichts, weil sie nicht weiss, was erlaubt ist, und arbeitet langsamer als nötig. In beiden Fällen entsteht Unsicherheit, die sich mit einer halben Stunde Klärung vermeiden liesse.

Eine kurze Checkliste im Onboarding sorgt dafür, dass alle von Beginn weg dieselben Informationen erhalten: erlaubte Werkzeuge, Datenregeln, Ansprechperson, Schulung. Das schützt den Betrieb und gibt den Neuen Sicherheit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie die Pflichtinhalte fest. Was muss jede neue Person in den ersten zwei Wochen zu KI wissen? Meist sind es: erlaubte Werkzeuge, Datenregeln, Prüfpflicht, Ansprechperson.
2. Erstellen Sie die Checkliste. Eine Seite mit Kästchen zum Abhaken. Siehe die Tabelle unten.
3. Bereiten Sie eine Kurzfassung der Regeln vor. Eine Seite in einfacher Sprache, mit Beispielen. Siehe Richtlinie einfach erklären.
4. Richten Sie die Zugänge ein. Nur das, was die Person für ihre Aufgaben braucht. Vergeben Sie die Berechtigungen am ersten Tag, nicht irgendwann.
5. Nennen Sie die Ansprechperson. Stellen Sie sie persönlich vor und erklären Sie, wann sie die richtige Adresse ist.
6. Planen Sie die Schulung ein. Klären Sie, ob eine Grundschulung nötig ist oder ob bereits Vorkenntnisse vorhanden sind. Fragen Sie nach, statt anzunehmen.
7. Führen Sie ein kurzes Gespräch. Nach zwei bis vier Wochen: Sind Fragen offen? Was funktioniert? Wo gibt es Unsicherheit?
8. Dokumentieren Sie den Abschluss. Halten Sie fest, dass die Person die Regeln erhalten und verstanden hat. Das hilft bei Nachweisen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag erstellen Sie eine Checkliste für Ihr Onboarding:

Erstelle eine Onboarding-Checkliste zum Thema KI für neue Mitarbeitende in einem Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende).
Folgende Regeln gelten bei uns: Erlaubte Werkzeuge: [z. B. firmeneigener Zugang zu Werkzeug X], nicht erlaubt: [z. B. private Konten, kostenlose Browser-Erweiterungen]. Daten, die nie eingegeben werden dürfen: [z. B. Kundennamen, Personaldaten, Passwörter]. Ansprechperson: [Name oder Funktion]. Schulung: [z. B. Online-Grundkurs innerhalb von 4 Wochen].
Erstelle: 1. eine Checkliste mit Kästchen für den ersten Tag, die erste Woche und den ersten Monat, 2. eine Kurzfassung der Regeln mit fünf Sätzen in einfacher Sprache (Anrede «Sie»), 3. drei Fragen für das Gespräch nach vier Wochen.
Erfinde keine Regeln, die nicht genannt wurden.

Ersetzen Sie die Platzhalter mit Ihren tatsächlichen Regeln. Die KI darf keine Regeln erfinden, prüfen Sie das Ergebnis.

Checkliste für die ersten Wochen

Worauf Sie achten müssen

• Private Konten: Neue Personen bringen oft private KI-Konten mit. Erklären Sie, warum diese für Arbeitsdaten nicht verwendet werden, siehe Private Konten bei der Arbeit.
• Kein Informationsüberfluss: Am ersten Tag gibt es genug Neues. Geben Sie die Kurzfassung und vertiefen Sie in der ersten Woche.
• Zugänge nach Bedarf: Vergeben Sie nur Rechte, die die Rolle braucht, und nehmen Sie sie beim Austritt wieder weg.
• Schriftliche Bestätigung: Eine einfache Bestätigung, dass die Regeln erhalten wurden, schafft Klarheit. Sie ersetzt aber das Gespräch nicht.
• Rechtliche Details: Details zu Weisungsrechten und Datenschutz im Arbeitsverhältnis klären Sie im Einzelfall mit fachlicher Unterstützung.
• Mitarbeitende mit Vorerfahrung nutzen: Neue Personen bringen manchmal gute Ideen mit. Fragen Sie danach, aber prüfen Sie Vorschläge vor der Einführung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro in Chur stellt eine neue Projektleiterin ein.

Vorher: Am zweiten Tag lädt die neue Mitarbeiterin ein Baugesuch mit Namen der Bauherrschaft in ihr privates KI-Konto hoch, um eine Zusammenfassung zu erhalten. Sie wusste nicht, dass das nicht erlaubt ist. Die Büroleitung bemerkt es zufällig.

Nachher: Das Büro hat eine einseitige Checkliste. Am ersten Tag erhält die Projektleiterin die Regeln, den Namen der Ansprechperson und einen Zugang zum freigegebenen Werkzeug. In der ersten Woche besprechen sie beispielhaft, was nicht hochgeladen wird. Ihre früheren Erfahrungen bringt sie in die Teamrunde ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Für die Grundschulung neuer Mitarbeitender bietet absofort: KI-Weiterbildung für Unternehmen Online-Weiterbildung von den Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang. Gelernt wird im eigenen Tempo, mit Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und verifizierbaren Abschlüssen.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Muss jede neue Person eine KI-Schulung machen?

Das entscheiden Sie nach Aufgabe und Vorkenntnis. Mindestens die Datenregeln und die Prüfpflicht sollte jede Person kennen, auch wenn sie nicht täglich mit KI arbeitet.

Was tun, wenn die neue Person ein bevorzugtes Werkzeug mitbringt?

Hören Sie zu und prüfen Sie es über den vorgesehenen Freigabeprozess, siehe Neue Anwendung freigeben. Bis zur Freigabe gilt die Liste der erlaubten Werkzeuge.

Reicht ein Merkblatt?

Als Start ja, aber nicht allein. Ein kurzes Gespräch mit Beispielen wirkt besser, weil Fragen sofort geklärt werden.

Was gilt für Praktikantinnen und temporäre Mitarbeitende?

Dieselben Grundregeln, aber ein kleinerer Zugang. Geben Sie ihnen die Kurzfassung der Regeln und nur die nötigen Rechte. Auch sie sollten wissen, wen sie fragen können.