Wie erklären wir unsere KI-Richtlinie verständlich?

Das Problem

Ihre KI-Richtlinie ist fertig, geprüft und unterschrieben. Sie umfasst sechs Seiten, enthält Begriffe wie «Auftragsbearbeitung», «Zweckbindung» und «Drittlandübermittlung» und wurde per Mail an alle verschickt. Gelesen haben sie wenige. Und von den Lesenden weiss kaum jemand, was sie im Alltag bedeutet: Darf ich diese Mail zusammenfassen lassen? Und das Protokoll?

Eine Richtlinie, die nicht verstanden wird, schützt niemanden. Sie dient dann höchstens als Nachweis, dass sie «existiert». Die Mitarbeitenden raten, ob etwas erlaubt ist, oder verzichten vorsichtshalber auf nützliche Anwendungen.

Der Ausweg ist nicht, die Regeln aufzuweichen, sondern sie zu übersetzen. Dieselben Inhalte, in Alltagssprache, mit Beispielen und auf das Wesentliche gekürzt. Die ausführliche Fassung bleibt für Fachleute und Streitfälle bestehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie die Kernregeln. Wählen Sie die fünf bis acht Regeln, die im Alltag am wichtigsten sind: erlaubte Werkzeuge, Daten, Prüfung, Kennzeichnung, Meldung bei Fehlern.
2. Übersetzen Sie jede Regel in einen Satz. Beginnen Sie mit einem Verb: «Prüfen Sie jedes Ergebnis, bevor Sie es weitergeben.» Verzichten Sie auf Fachbegriffe, oder erklären Sie sie in einem Halbsatz.
3. Ergänzen Sie ein Beispiel pro Regel. «Eine Kundenmail ohne Namen und Nummern dürfen Sie zusammenfassen lassen. Mit Namen nur im freigegebenen Werkzeug.»
4. Führen Sie die Ampel ein. Grün: darf ich ohne Rückfrage. Gelb: nur mit Freigabe oder im freigegebenen Werkzeug. Rot: darf ich nicht. Siehe Datenampel.
5. Lassen Sie die KI die Kurzfassung entwerfen. Mit dem Auftrag unten erhalten Sie in Minuten einen ersten Text, den Sie prüfen und anpassen.
6. Testen Sie sie mit Laien. Zwei Personen ohne Vorwissen lesen die Kurzfassung und beantworten drei Fragen dazu. Was sie nicht beantworten können, formulieren Sie neu.
7. Erklären Sie sie mündlich. Besprechen Sie die Kurzfassung in einer Teamsitzung mit Beispielen und Fragen. Eine Mail allein genügt nicht.
8. Machen Sie sie auffindbar. Aushang, Intranet-Seite, Merkblatt am Arbeitsplatz. Die Kurzfassung muss bei Unsicherheit schnell erreichbar sein.
9. Aktualisieren Sie sie. Wenn sich Werkzeuge oder Regeln ändern, ändern Sie auch die Kurzfassung.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur den Richtlinientext ein, der nicht vertraulich ist, und keine Namen oder Kundendaten.

Hier ist die Zusammenfassung unserer KI-Richtlinie: [Kernpunkte der Richtlinie in Stichworten einfügen].
Erstelle daraus eine Kurzfassung für Mitarbeitende ohne IT-Kenntnisse in einem Schweizer Betrieb, höchstens eine A4-Seite, Anrede «Sie».
Gliedere in: 1. «Das dürfen Sie» (grün), 2. «Das dürfen Sie nur nach Rückfrage oder im freigegebenen Werkzeug» (gelb), 3. «Das dürfen Sie nicht» (rot), 4. «Was tun bei Unsicherheit oder Fehlern?» mit Ansprechperson [Name oder Funktion].
Gib zu jeder Regel ein kurzes Beispiel aus dem Büroalltag. Erkläre jeden Fachbegriff in einem Halbsatz oder ersetze ihn durch ein Alltagswort. Füge keine neuen Regeln hinzu und lasse keine Regel weg.

Vergleichen Sie die Kurzfassung mit der Richtlinie. Was die KI hinzufügt oder weglässt, muss korrigiert werden.

Beispiele für die Übersetzung

Worauf Sie achten müssen

• Inhalt nicht verfälschen: Vereinfachen darf nicht heissen, rechtliche oder fachliche Aussagen zu ändern. Lassen Sie die Kurzfassung von der verantwortlichen Person gegenlesen.
• Kurzfassung ersetzt die Richtlinie nicht: Bei Streitfällen oder Vorfällen gilt der ausführliche Text. Verweisen Sie darauf.
• Keine Drohkulisse: Regeln, die vor allem mit Strafen argumentieren, werden eher umgangen. Erklären Sie die Gründe.
• Beispiele passend wählen: Nehmen Sie Fälle aus dem Alltag Ihrer Mitarbeitenden, nicht aus der IT.
• Sprache der Zielgruppe: In mehrsprachigen Betrieben braucht die Kurzfassung unter Umständen weitere Sprachen. Lassen Sie Übersetzungen prüfen.
• KI-Entwurf prüfen: Die KI kann Regeln glätten oder erfinden. Vergleichen Sie Punkt für Punkt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeinde im Kanton Bern hat eine KI-Richtlinie von fünf Seiten, erstellt mit Unterstützung eines externen Fachbüros.

Vorher: Das Dokument liegt im Intranet. Bei einer Umfrage geben vier von zehn Mitarbeitenden an, sie wüssten nicht, ob sie Bürgerbriefe zusammenfassen lassen dürfen. Zwei lassen es lieber bleiben, eine nutzt trotzdem ein privates Konto.

Nachher: Die Gemeindeschreiberin lässt eine Kurzfassung mit Ampel erstellen und prüft sie mit der Datenschutzverantwortlichen. In der nächsten Teamsitzung gehen alle fünf Beispiele durch. Das Merkblatt hängt am Kopierer. Danach kommen Fragen früher und konkreter, und die privaten Konten verschwinden.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie eine KI-Richtlinie verständlich erklären und im Alltag verankern möchten, vermittelt die KI-Weiterbildung für Unternehmen Datenschutz und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten. Die Inhalte haben Schweizer Praxisbezug und behandeln bei EU-Bezug den EU AI Act.

Häufige Fragen

Wie lang darf eine Kurzfassung sein?

Eine Seite, besser weniger. Wenn sie nicht in zwei Minuten gelesen werden kann, wird sie im Alltag nicht benutzt.

Brauchen wir Beispiele für jede Rolle?

Nicht für jede, aber für die wichtigsten Aufgaben. Ein Beispiel pro Regel genügt, ergänzt durch ein bis zwei rollenspezifische Fälle für Verkauf, Buchhaltung oder Personal.

Wie prüfe ich, ob die Regeln verstanden wurden?

Stellen Sie drei Situationsfragen, etwa: «Dürfen Sie diese Mail zusammenfassen lassen?» Wer sie richtig beantwortet, hat die Regeln verstanden. Wenn mehrere unsicher sind, überarbeiten Sie den Text.

Soll die Richtlinie unterschrieben werden?

Das ist eine Frage der betrieblichen Praxis und des Arbeitsrechts. Eine Bestätigung des Erhalts schafft Klarheit, ersetzt aber nicht das Gespräch. Klären Sie Einzelheiten bei Bedarf fachlich.