Onboarding-Plan mit KI: Vorlage erstellen

Das Problem

Am Montag beginnt die neue Mitarbeiterin. Am Freitag davor merken Sie: Der Laptop ist nicht bestellt, das E-Mail-Konto fehlt, und niemand hat Zeit, sie am ersten Tag herumzuführen. Also sitzt sie die ersten Stunden mit einem Ordner voller Unterlagen am leeren Pult.

In kleinen Betrieben passiert das häufig, nicht aus Gleichgültigkeit, sondern weil Eintritte selten sind und jedes Mal alles neu überlegt werden muss. Wichtiges wird vergessen, etwa die Einführung in Sicherheitsregeln oder das Gespräch am Ende der Probezeit.

Ein holpriger Start kostet Motivation. Im schlimmsten Fall verlieren Sie eine gute Person schon in den ersten Monaten wieder.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie Stichworte. Was muss jede neue Person wissen, haben und erleben? Denken Sie an Geräte, Zugänge, Schlüssel, Abläufe, Ansprechpersonen und Regeln.
2. Fragen Sie das Team. Wer kürzlich angefangen hat, weiss am besten, was ihm in den ersten Wochen gefehlt hat.
3. Öffnen Sie einen KI-Chat und geben Sie Ihre Stichworte mit der Vorlage unten ein. Verwenden Sie Funktionen statt Namen, also «Teamleiterin Verkauf» statt «Frau Huber».
4. Lassen Sie den Plan in Phasen gliedern: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erster Monat, bis Ende Probezeit.
5. Prüfen Sie jede Aufgabe auf Zuständigkeit. Zu jedem Punkt gehört eine verantwortliche Funktion und ein Termin. Fehlt das, bleibt die Aufgabe liegen.
6. Ergänzen Sie, was die KI nicht wissen kann: Ihre Hausregeln, Ihr Ablagesystem, Ihre Branchensoftware und die Regeln zum Umgang mit KI im Betrieb. Dazu hilft KI-Regeln bei der Einführung neuer Mitarbeitender.
7. Speichern Sie den Plan als Vorlage, etwa als Word-Tabelle oder Liste in Ihrer Aufgabenverwaltung, und kopieren Sie ihn für jede neue Person.
8. Verbessern Sie ihn nach jedem Eintritt. Fragen Sie die neue Person nach drei Monaten, was gefehlt hat, und ergänzen Sie die Vorlage.

Eine bewährte Grobstruktur sieht so aus:

Vorlage zum Kopieren

Erstelle einen Onboarding-Plan für ein kleines Schweizer Unternehmen.
Branche: [z. B. Sanitärinstallationen], Grösse: [Anzahl] Mitarbeitende
Stelle: [Funktion, Pensum]
Probezeit: [z. B. 3 Monate]

Diese Punkte sind uns wichtig (Stichworte):
[Stichwort 1, z. B. Laptop und E-Mail-Konto]
[Stichwort 2, z. B. Einführung in die Branchensoftware]
[Stichwort 3, z. B. Sicherheitsregeln auf der Baustelle]
[weitere Stichworte]

Gliedere den Plan in: vor dem ersten Tag, erster Tag (mit Stundenplan), erste Woche, erster Monat, bis Ende Probezeit.
Für jeden Punkt: Aufgabe | verantwortliche Funktion | Termin | erledigt (Kästchen).
Ergänze Punkte, die in solchen Plänen häufig vergessen werden, und markiere sie mit [Vorschlag].
Verwende keine Personennamen, nur Funktionen.

Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Angaben und prüfen Sie die mit [Vorschlag] markierten Ergänzungen, bevor Sie sie übernehmen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Personendaten in Gratis-KI. Name, Lohn, Adresse oder Vertragsdetails der neuen Person gehören nicht in einen öffentlichen KI-Dienst. Für den Plan genügen Funktionen und Aufgaben.
• Firmengeheimnisse schützen. Interne Passwörter, Zugangswege oder Kundenlisten haben in einem KI-Chat nichts verloren.
• Die KI kennt Ihren Betrieb nicht. Ihre Vorschläge sind allgemein. Branchenspezifische Sicherheitsvorschriften oder Hygieneregeln müssen Sie selbst ergänzen und prüfen.
• Arbeitsrechtliches separat klären. Fragen zu Probezeit, Kündigungsfristen oder Vertragsinhalten beantwortet der Arbeitsvertrag beziehungsweise eine Fachperson, nicht die KI.
• Nicht überladen. Ein Plan mit hundert Punkten erschlägt alle. Lieber wenige, klare Schritte mit Termin.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb im Berner Seeland mit zwölf Mitarbeitenden stellt zwei neue Monteure ein.

Vorher: Bei früheren Eintritten fehlten am ersten Tag Arbeitskleidung und Tablet. Die Einführung in die Rapport-App erfolgte «nebenbei» auf der Baustelle, und das Probezeitgespräch wurde einmal schlicht vergessen.

Nachher: Die Büroleiterin erstellt mit der Vorlage einen Plan in fünf Phasen. Die KI schlägt unter anderem eine Willkommensmail mit Treffpunkt und Kleidergrösse vor, die bisher fehlte. Die Büroleiterin ergänzt die Sicherheitsunterweisung und die Fahrzeugregeln. Beide Monteure starten mit Ausrüstung, und das Probezeitgespräch steht von Anfang an im Kalender. Wie Sie es vorbereiten, zeigt Probezeitgespräch vorbereiten.

So hilft Ihnen Alpasana

Die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort zeigen, wie Sie KI im Büroalltag einsetzen, etwa für Checklisten, Projektmanagement und Bürokommunikation. Sie üben an konkreten Aufgaben und lernen, Ergebnisse verantwortungsvoll zu prüfen.

Ein KI-Lerncoach unterstützt Sie, und Sie schliessen mit einem verifizierbaren Nachweis ab. Wenn neue Mitarbeitende selbst KI nutzen sollen, kann ein solcher Kurs auch Teil ihres Onboardings werden.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Onboarding?

Das hängt von der Stelle ab. Für viele Funktionen ist es sinnvoll, das Onboarding bis zum Ende der Probezeit zu planen. Bei komplexen Aufgaben dauert die Einarbeitung oft länger, auch wenn die formelle Probezeit vorbei ist.

Was ist ein Götti oder eine Gotte im Betrieb?

So nennt man in der Schweiz oft eine erfahrene Kollegin oder einen Kollegen, die der neuen Person in den ersten Wochen für Alltagsfragen zur Verfügung stehen. Diese Rolle entlastet die vorgesetzte Person und erleichtert den Anschluss ans Team.

Kann eine KI neue Mitarbeitende direkt einarbeiten?

Sie kann helfen, etwa indem sie Fragen zu internen Abläufen beantwortet, wenn diese gut dokumentiert sind. Das ersetzt aber nicht das persönliche Gespräch und die Einführung ins Team. Wie interne Fragen gesammelt und beantwortet werden können, beschreibt HR-Fragen intern beantworten.