Offboarding-Checkliste mit KI erstellen

Das Problem

Eine langjährige Mitarbeiterin verlässt den Betrieb, und der letzte Arbeitstag rückt näher. Jetzt tauchen die Fragen auf: Hat sie noch den Schlüssel? Wer übernimmt ihre Kundenanfragen? Wo liegen ihre Dateien? Läuft ihr E-Mail-Konto weiter, und wer liest die eingehenden Nachrichten? Und hat sie noch Zugriff auf das Lager-System?

In vielen kleinen Betrieben gibt es für Austritte keinen festen Ablauf. Alles passiert in der Hektik des letzten Tages, und einiges wird vergessen. Folgen sind verlorenes Wissen, unklare Zuständigkeiten, ehemalige Mitarbeitende, die noch Zugriff auf Systeme haben, und im schlimmsten Fall Datenschutzprobleme.

Eine Checkliste schafft Ruhe. Sie stellt sicher, dass nichts Wichtiges vergessen wird, und sie ist für den nächsten Austritt wiederverwendbar. KI entwirft die Grundstruktur schnell. Sie müssen sie auf Ihre Systeme und Abläufe zuschneiden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bereiche sammeln: Überlegen Sie, was ein Austritt berührt: Personelles, Arbeitsmittel und Räume, Zugänge und Systeme, Aufgaben und Wissen, Kundschaft und Lieferanten, Kommunikation, Finanzen. Nutzen Sie die Vorlage unten.
2. Entwurf erstellen lassen: Die KI liefert eine Liste mit Punkten, Verantwortlichen und Fristen. Geben Sie dabei Ihre Systeme und Besonderheiten an, aber keine Namen.
3. Rückgabe von Arbeitsmitteln: Schlüssel, Badge, Laptop, Handy, Karten, Fahrzeug, Arbeitskleidung, Dokumente. Führen Sie eine Liste und lassen Sie die Rückgabe quittieren.
4. Zugänge sperren: E-Mail, Programme, Cloud, Passwortmanager, VPN, Social-Media-Konten des Betriebs, Messenger-Gruppen, Zugang zu Lieferantenportalen und Bankkonten, Telefonanlage. Legen Sie den Zeitpunkt fest, in der Regel am letzten Arbeitstag. Gemeinsame Passwörter ändern. Siehe Zugang bei Mitarbeiteraustritt und Zugriffe nach Austritt löschen.
5. E-Mail und Konten regeln: Abwesenheits- oder Weiterleitungsregel bestimmen, Postfach nicht einfach löschen. Persönliche und private Nachrichten sind zu schützen; klären Sie die Regeln vorher.
6. Wissen und Aufgaben übergeben: Welche laufenden Aufgaben, Projekte, Kundenkontakte und Termine gehen an wen? Lassen Sie die austretende Person eine Übergabeliste erstellen. Siehe Erfahrungswissen sichern.
7. Kundschaft und Partner informieren: Wer ist künftig Ansprechperson? Stimmen Sie Formulierung und Zeitpunkt ab.
8. Personelles abschliessen: Zeugnis oder Schlusszeugnis, Restferien, Überstunden, Spesen, Schlussabrechnung, Sozialversicherungen. Auf Verlangen haben Arbeitnehmende Anspruch auf ein Arbeitszeugnis (Art. 330a OR). Siehe Arbeitszeugnis mit KI entwerfen.
9. Abschlussgespräch führen: Fragen Sie nach Gründen, Erfahrungen und Verbesserungsvorschlägen, und bedanken Sie sich. Notieren Sie, was Sie lernen.
10. Aufräumen und überprüfen: Löschen Sie nicht mehr benötigte Daten gemäss Ihren Regeln, bewahren Sie Pflichtunterlagen auf und prüfen Sie nach einigen Wochen, ob alles erledigt ist. Passen Sie die Checkliste an.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag entwerfen Sie die Checkliste. Verwenden Sie keine Namen:

Erstelle eine Offboarding-Checkliste für ein Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende). Unsere Systeme: [z. B. Microsoft 365, Buchhaltungssoftware, CRM, Passwortmanager, Handy, Schlüsselsystem, Social-Media-Konten, Lieferantenportale].
Gliedere nach: Personelles und Zeugnis, Arbeitsmittel und Räume, Zugänge und Systeme (mit Zeitpunkt), E-Mail und Kommunikation, Wissens- und Aufgabenübergabe, Kundschaft und Partner, Finanzielles, Datenschutz und Aufbewahrung, Abschlussgespräch.
Spalten: Aufgabe | Verantwortliche Rolle | Frist (z. B. letzter Arbeitstag minus 5 Tage) | erledigt. Markiere Punkte, die ich rechtlich oder bei der Datenschutzverantwortlichen klären sollte. Berücksichtige unterschiedliche Austrittsgründe (Kündigung durch Arbeitnehmende, durch Arbeitgeber, Pensionierung).
Erfinde keine gesetzlichen Fristen.

Ergänzen Sie Ihre Systeme. Lassen Sie die Liste von Personalverantwortlichen und IT prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz bei Konten: Der Betrieb darf geschäftliche Postfächer für die Weiterführung der Arbeit nutzen, aber private Nachrichten sind zu respektieren. Regeln Sie das vorab im Reglement. Siehe KI-Richtlinie für Mitarbeitende.
• Aufbewahrungspflichten: Geschäftsunterlagen sind gesetzlich aufzubewahren. Löschen Sie nicht ungeprüft Dateien und Postfächer.
• Private KI-Konten: Prüfen Sie, ob Arbeitsdaten in privaten KI- oder Cloud-Konten der Person liegen, und bitten Sie um Löschung. Siehe private KI-Konten im Betrieb.
• Konflikte: Bei Kündigungen im Streit gelten dieselben Schritte. Bleiben Sie sachlich und dokumentieren Sie. Rechtliche Fragen klären Sie mit einer Fachperson.
• Arbeitszeugnis: Es muss wahr und wohlwollend sein. KI-Entwürfe sind zu prüfen. Siehe Arbeitszeugnis erstellen.
• Vertraulichkeit nach dem Austritt: Erinnern Sie an die weiter geltende Geheimhaltungspflicht.
• Respekt: Zugangsentzug und Rückgabe sollten würdevoll ablaufen, besonders bei langjährigen Mitarbeitenden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb in Rothrist mit 18 Mitarbeitenden verabschiedet seinen langjährigen Büromitarbeiter in die Pension.

Vorher: Am letzten Tag sucht die Chefin nach Schlüssel und Passwörtern. Das E-Mail-Konto läuft monatelang weiter, und ein Kunde schreibt ihm noch im Folgejahr, ohne Antwort.

Nachher: Der Betrieb nutzt eine Checkliste, die mit KI entworfen und angepasst wurde. Zwei Wochen vor dem Austritt beginnt die Übergabe mit einem Dokument zu laufenden Aufträgen. Am letzten Tag werden Schlüssel, Laptop und Handy zurückgegeben, die Zugänge gesperrt und gemeinsame Passwörter geändert. Die E-Mails werden drei Monate an die Nachfolgerin geleitet, mit Abwesenheitsmeldung. Das Zeugnis ist zum Austritt fertig.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Büro- und Personalabläufe mit KI-Unterstützung strukturieren und Checklisten erstellen möchte, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Laut Beschreibung gehören dazu Bürokommunikation, Projektmanagement, betriebliche KI-Richtlinien und Praxisaufgaben mit KI-Lerncoach. Arbeitsrechtliche Beratung zu Austritten leistet das Angebot nicht.

Häufige Fragen

Wann soll ich mit dem Offboarding beginnen?

Sobald der Austritt feststeht, spätestens zwei bis vier Wochen vorher, damit Wissen übergeben und Zugänge geordnet gesperrt werden können.

Darf ich das E-Mail-Postfach der ausgetretenen Person lesen?

Geschäftliche Nachrichten dürfen Sie für die Weiterführung der Arbeit bearbeiten, private nicht. Klären Sie die Regeln im Voraus und teilen Sie sie den Mitarbeitenden mit.

Was ist bei einer fristlosen Entlassung?

Die Zugänge werden sofort gesperrt, und die Rückgabe wird geregelt. Rechtliche Folgen und Formfragen klären Sie vorab mit einer Fachperson.

Wie lange bewahre ich Unterlagen der ausgetretenen Person auf?

Das hängt von der Art ab. Lohnunterlagen und Geschäftsbelege unterliegen gesetzlichen Fristen, Personalakten eigenen Regeln. Fragen Sie Ihre Treuhänderin oder Datenschutzverantwortliche.