Arbeitszeugnis mit KI entwerfen und sorgfältig prüfen

Das Problem

Eine langjährige Mitarbeiterin verlässt den Betrieb, und sie hat ein Recht auf ein Arbeitszeugnis. Sie wollen ihr ein gutes Zeugnis schreiben, aber Ihnen fehlen die passenden Worte. Alte Zeugnisse im Ordner klingen hölzern, und Sie haben gehört, dass es «Geheimcodes» gibt, die man versehentlich falsch verwenden kann.

Arbeitszeugnisse sind für die berufliche Zukunft einer Person wichtig. Ein ungenaues oder missverständliches Zeugnis kann ihr schaden und zu Streit führen. Gleichzeitig dürfen Sie nichts Falsches bescheinigen.

Eine KI schreibt flüssige Sätze. Sie kennt aber weder die Person noch ihre Leistungen und neigt dazu, Lücken mit glänzenden Floskeln zu füllen. Genau hier liegt die Gefahr.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Art des Zeugnisses. Vollzeugnis mit Beurteilung von Leistung und Verhalten, Zwischenzeugnis während der Anstellung oder Arbeitsbestätigung, die nur Art und Dauer bestätigt.
2. Sammeln Sie Fakten offline. Eintritt, Austritt, Funktion, Pensum, Hauptaufgaben, besondere Projekte. Nutzen Sie Stellenbeschreibung, Protokolle der Mitarbeitergespräche und Ihre Notizen. Wer Gespräche mit einem festen Leitfaden fürs Mitarbeitergespräch führt, hat hier eine wertvolle Grundlage.
3. Formulieren Sie Ihre Beurteilung in eigenen Stichworten. Zum Beispiel: «arbeitet sehr selbstständig», «Kundenkontakt freundlich und geduldig», «manchmal knapp bei Terminen». Halten Sie fest, worauf jede Einschätzung beruht.
4. Anonymisieren Sie, bevor Sie die KI nutzen. Ersetzen Sie Namen, Geburtsdatum und Firmenname durch Platzhalter wie [Name] und [Firma]. Nutzen Sie, wenn möglich, ein Werkzeug, das Ihr Betrieb für Personaldaten freigegeben hat.
5. Lassen Sie mit der Vorlage unten einen Entwurf erstellen. Die KI soll ausdrücklich nichts hinzufügen, was nicht in Ihren Stichworten steht.
6. Prüfen Sie jeden Satz anhand der Tabelle unten: Ist er wahr, belegbar, wohlwollend und verständlich?
7. Setzen Sie die echten Daten selbst ein und lassen Sie das Zeugnis, wenn möglich, von einer zweiten Person gegenlesen.
8. Unterschreiben und datieren Sie das Zeugnis auf Firmenpapier und legen Sie eine Kopie im Personaldossier ab.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, ein Schweizer Arbeitszeugnis zu entwerfen. Verwende nur die folgenden Angaben und erfinde nichts dazu.

Art: [Vollzeugnis / Zwischenzeugnis]
Person: [Name], Funktion: [Funktion], Pensum: [Prozent]
Anstellung: von [Datum] bis [Datum]
Betrieb: [Firma], Branche: [Branche]

Hauptaufgaben:
[Aufgabe 1]
[Aufgabe 2]
[Aufgabe 3]

Meine Beurteilung in Stichworten:
Leistung: [z. B. sehr selbstständig, zuverlässig, Fachwissen in …]
Verhalten: [z. B. hilfsbereit im Team, freundlich zu Kundschaft]
Besonderes: [z. B. hat die neue Ablage eingeführt]
Austrittsgrund (nur wenn gewünscht): [z. B. auf eigenen Wunsch]

Schreibe einen klaren, wohlwollenden Entwurf in Sie-Form, ohne verschlüsselte Zeugnisformeln.
Markiere jede Stelle, an der du etwas umformuliert hast, das ich prüfen sollte, mit [prüfen].

Die Platzhalter für Namen und Daten lassen Sie im Chat stehen und ersetzen sie erst im fertigen Dokument.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Grundlage. Nach Art. 330a des Obligationenrechts können Mitarbeitende jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistungen und Verhalten ausspricht; auf besonderes Verlangen nur eine Bestätigung über Art und Dauer. Bei Streitfällen ziehen Sie eine Fachperson bei. Mehr unter Arbeitszeugnis mit KI prüfen: rechtliche Punkte.
• Personendaten schützen. Zeugnisse enthalten Beurteilungen, also besonders heikle Angaben über eine Person. Laden Sie keine Personaldossiers in öffentliche KI-Dienste.
• Keine Codes. Verschlüsselte Formulierungen, die positiv klingen, aber Negatives andeuten, sind problematisch und können angefochten werden. Schreiben Sie klar.
• Floskeln entlarven. KI-Entwürfe neigen zu Superlativen wie «stets zu unserer vollsten Zufriedenheit». Verwenden Sie solche Formeln nur, wenn sie tatsächlich zutreffen.
• Nichts erfinden lassen. Prüfen Sie, ob die KI Aufgaben oder Eigenschaften ergänzt hat, die Sie nicht genannt haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Inhaber eines Elektrogeschäfts in Sursee muss für einen Lernenden-Betreuer nach acht Jahren ein Zeugnis schreiben.

Vorher: Er kopiert Sätze aus einem alten Zeugnis, die nur teilweise passen, und ist unsicher, ob die Bewertung so ankommt, wie er sie meint.

Nachher: Er sammelt Aufgaben und Beurteilung in Stichworten, ersetzt den Namen durch einen Platzhalter und lässt mit der Vorlage einen Entwurf schreiben. Die KI ergänzt «hat erfolgreich Projekte geleitet», was nicht stimmte; er streicht es. Er formuliert die Betreuung der Lernenden konkreter und lässt seine Frau, die das Büro führt, gegenlesen. Das Zeugnis ist klar, ehrlich und wohlwollend.

So hilft Ihnen Alpasana

In den Kursen KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort üben Sie, KI für Bürokommunikation und Personalthemen wie Bewerbung und faire Auswahlvorbereitung verantwortungsvoll einzusetzen. Sie lernen, Entwürfe kritisch zu prüfen und dabei sorgfältig mit Daten umzugehen.

Ein KI-Lerncoach und Praxisaufgaben begleiten Sie, der Abschluss ist verifizierbar.

Häufige Fragen

Darf ich ein Arbeitszeugnis vollständig von der KI schreiben lassen?

Den Text formulieren lassen ja, aber die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Sie unterschreiben das Zeugnis und bestätigen damit, dass alles stimmt. Deshalb sind Ihre eigenen Stichworte und eine gründliche Prüfung unverzichtbar.

Muss im Zeugnis der Austrittsgrund stehen?

Das ist nicht zwingend und wird oft nur auf Wunsch der mitarbeitenden Person erwähnt. Im Zweifel besprechen Sie das mit ihr. Für heikle Fälle lohnt sich eine fachliche Beratung.

Was gehört ins Austrittsprozedere neben dem Zeugnis?

Rückgabe von Geräten und Schlüsseln, Sperrung von Zugängen, Übergabe offener Arbeiten und die letzte Lohnabrechnung. Eine Checkliste dazu finden Sie unter Offboarding-Checkliste mit KI.