Arbeitszeugnis erstellen: Entwurf mit KI prüfen

Das Problem

Eine Mitarbeiterin verlässt den Betrieb und verlangt ein Arbeitszeugnis. Frau Müller soll es schreiben. Sie kennt die Aufgaben der Frau, aber nicht die Sprache, in der Zeugnisse üblicherweise verfasst sind. Sie hat gehört, dass in Zeugnissen versteckte Codes stehen, und fürchtet, versehentlich etwas Falsches auszudrücken.

Rechtlich gilt: Arbeitnehmende können jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistungen und Verhalten ausspricht. Auf besonderen Wunsch wird nur eine Bestätigung über Art und Dauer ausgestellt (Art. 330a OR). Das Zeugnis soll wahr sein und das Fortkommen nicht unnötig erschweren.

Eine KI kann den Entwurf sprachlich in Form bringen. Ob die Beurteilung stimmt, wissen nur die Vorgesetzten. Auch die Abstimmung mit der Person gehört dazu.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Art des Zeugnisses klären. Wünscht die Person ein Vollzeugnis, ein Zwischenzeugnis oder nur eine Arbeitsbestätigung? Das bestimmt den Umfang.
2. Fakten sammeln. Eintritts- und Austrittsdatum, Funktionen, Pensum, Aufgaben, besondere Projekte, Weiterbildungen. Entnehmen Sie sie dem Arbeitsvertrag und den Unterlagen.
3. Beurteilung festlegen. Die vorgesetzte Person beurteilt Leistung, Verhalten und Zusammenarbeit, am besten mit konkreten Beispielen. Fragen Sie auch Kolleginnen, die eng zusammenarbeiteten.
4. Namen weglassen. Geben Sie in die KI weder Name noch AHV-Nummer ein. Verwenden Sie «[Mitarbeiterin]» und setzen Sie die Angaben erst im Dokument ein.
5. Entwurf erstellen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Geben Sie die Beurteilung in Worten an («sehr gut», «gut», «genügend») und nicht als Zeugnisformel.
6. Zeugnissprache prüfen. Lesen Sie den Entwurf Satz für Satz: Sagt er, was die Beurteilung ausdrücken soll? Streichen Sie Floskeln, die zu gut oder zu schwach wirken.
7. Von der Verantwortlichen freigeben lassen. Die Vorgesetzte prüft Wahrheit und Beurteilung. Bei Zweifeln, besonders bei Konflikten, holen Sie fachliche Beratung.
8. Mit der Person besprechen. Geben Sie ihr Gelegenheit zur Rückmeldung. Datum, Unterschrift und Briefkopf setzen Sie auf der Firmenvorlage.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Personalfachperson in einem Schweizer KMU. Formuliere den Entwurf eines Arbeitszeugnisses nach Art. 330a OR in sachlicher, wohlwollender und wahrer Sprache (Schweizer Rechtschreibung, ss statt ß).
Art des Zeugnisses: [Vollzeugnis / Zwischenzeugnis]
Funktion: [Bezeichnung], Pensum: [Prozent]
Eintritt: [Datum], Austritt: [Datum]
Aufgaben und Verantwortungsbereich: [Stichworte]
Besondere Leistungen oder Projekte (nur belegte): [Stichworte]
Beurteilung der Leistung: [sehr gut / gut / genügend] mit Begründung: [Beispiel]
Beurteilung des Verhaltens und der Zusammenarbeit: [Stichworte]
Austrittsgrund (nur nennen, falls gewünscht): [Text oder «nicht nennen»]
Aufbau: Einleitung mit Funktion und Dauer, Aufgaben, Leistungsbeurteilung, Verhalten, Schlusssatz mit Dank und guten Wünschen, falls passend.
Regeln: Keine erfundenen Aufgaben oder Leistungen, keine versteckten Wertungen, kein Hinweis auf Krankheit, Schwangerschaft, Gewerkschaft oder Privatleben. Markiere unklare Stellen mit [bitte klären].

Bleiben Sie bei den Tatsachen; je konkreter die Aufgaben und Beispiele, desto glaubwürdiger wird das Zeugnis.

Worauf Sie achten müssen

• Wahrheit und Wohlwollen. Das Zeugnis darf nichts Unwahres enthalten und die Person nicht unnötig schlechter darstellen. Beides muss die zuständige Person verantworten.
• Beurteilung nicht der KI überlassen. Die KI kennt die Leistungen nicht. Lässt man sie «ein gutes Zeugnis» schreiben, entstehen leere Formeln.
• Heimliche Codes. Die Zeugnissprache hat feste Formeln, die Wertungen ausdrücken. Ob eine Formulierung eine bestimmte Note bedeutet, lässt sich nicht verlässlich der KI überlassen. Sehen Sie dazu Arbeitszeugnis prüfen.
• Datenschutz. Zeugnisse enthalten Personendaten. Geben Sie in die KI keine identifizierenden Angaben ein und halten Sie sich an die Regeln Ihres Betriebs.
• Unzulässige Inhalte. Krankheit, Schwangerschaft, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Privates gehören nicht ins Zeugnis, ausser sie sind für die Beurteilung relevant und rechtlich zulässig.
• Streitfall. Bei Konflikten um die Beurteilung holen Sie vor der Abgabe fachlichen Rat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Möbelhaus in Burgdorf verabschiedet eine Verkaufsmitarbeiterin nach sechs Jahren. Der Filialleiter hat wenig Erfahrung mit Zeugnissen und schreibt im ersten Entwurf: «Sie hat ihre Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.»

Vorher: Der Satz klingt freundlich, ist aber in der Zeugnissprache eher mittelmässig. Dem Filialleiter war nicht bewusst, dass er nicht ausdrückt, was er meint, nämlich dass die Leistung sehr gut war.

Nachher: Er notiert die Aufgaben und drei konkrete Erfolge und lässt die KI einen Entwurf erstellen. Danach prüft er jede Formulierung mit der Personalleitung. Die Mitarbeiterin erhält den Entwurf zur Besprechung, und ein Satz wird nach ihrem Hinweis korrigiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Zu Bürokommunikation und Vorbereitung von Personaldokumenten gibt es Inhalte in den Kursen KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort, ebenso zu Qualitätsprüfung der Ergebnisse und betrieblichen KI-Richtlinien. Sie üben dort, KI als Entwurfshilfe einzusetzen und jede Aussage zu kontrollieren.

Ein Kurs zur Zeugnissprache selbst ist in den belegten Beschreibungen nicht genannt, und eine arbeitsrechtliche Beratung ersetzt der Kurs nicht.

Häufige Fragen

Hat jede Mitarbeiterin Anspruch auf ein Zeugnis?

Ja, Arbeitnehmende können nach Art. 330a OR jederzeit ein Zeugnis verlangen, auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses als Zwischenzeugnis. Auf Wunsch genügt eine Arbeitsbestätigung mit Art und Dauer. Mehr zum Vorgehen unter Arbeitszeugnis mit KI erstellen.

Kann ich die Note von der KI vorschlagen lassen?

Das empfehlen wir nicht. Die Beurteilung muss auf Ihren Beobachtungen beruhen. Die KI kann helfen, Ihre Beurteilung sprachlich auszudrücken.

Wie lange darf ich mit dem Zeugnis warten?

Ein Zeugnis ist auf Verlangen zu erstellen. Fristen für die Ausstellung können im Einzelfall zu klären sein. Planen Sie es rechtzeitig vor dem Austritt ein, damit die Person es beim Austritt erhält.

Darf ich negative Punkte erwähnen?

Das Zeugnis muss wahr sein, soll aber das Fortkommen nicht unnötig erschweren. Negatives darf nur erwähnt werden, wenn es für die Gesamtbeurteilung wesentlich ist. Bei Unsicherheit holen Sie fachlichen Rat.