Tätigkeitsbeschreibung mit KI erstellen

Das Problem

Frau Berger kündigt, und niemand weiss genau, was sie alles gemacht hat. Natürlich kennt man die Hauptaufgaben: Rechnungen schreiben, Telefon, Termine. Aber wer organisiert die Kaffeemaschinen-Wartung, wer meldet die Lehrlinge zur Prüfung an, wer macht die Quartals-Meldung? Diese Aufgaben sind nirgends aufgeschrieben.

Eine Tätigkeitsbeschreibung hilft bei vielen Gelegenheiten: bei der Suche nach einer Nachfolge, beim Einarbeiten, bei Mitarbeitergesprächen, beim Erstellen eines Arbeitszeugnisses oder wenn Aufgaben neu verteilt werden. Doch alte Stellenbeschreibungen sind oft veraltet, zu allgemein oder liegen nur im Personaldossier.

Eine KI kann beim Formulieren und Ordnen helfen. Sie weiss aber nicht, was in Ihrer Firma wirklich getan wird. Was Sie ihr nicht sagen, erfindet sie vielleicht, und das macht aus einer nützlichen Beschreibung ein Märchen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck festlegen. Wofür brauchen Sie die Beschreibung: Stellenausschreibung, Einarbeitung, Übergabe, Funktionsbewertung? Der Zweck bestimmt Detailgrad und Tonfall.

1. Aufgaben sammeln. Bitten Sie die Stelleninhaberin, zwei Wochen lang aufzuschreiben, was sie tut, mit ungefährem Zeitanteil. Ergänzen Sie Aussagen der Vorgesetzten und von Kolleginnen, die mit ihr zusammenarbeiten.

1. Rohliste erstellen. Schreiben Sie alles in Stichworten auf, ohne zu ordnen. Auch Kleines gehört dazu, zum Beispiel «Fahrzeugpool koordinieren».

1. Persönliche Daten weglassen. Verwenden Sie «die Stelleninhaberin» statt Namen. Für diese Aufgabe brauchen Sie keine Personalangaben in der KI.

1. Mit KI ordnen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Die KI gruppiert nach Aufgabenbereichen, formuliert klar und markiert Angaben, die unklar sind.

1. Mit der Stelleninhaberin abgleichen. Gehen Sie die Fassung gemeinsam durch. Stimmt es? Was fehlt? Was ist nur im Namen vorhanden, wird aber nicht getan?

1. Verantwortung und Entscheidungsrahmen ergänzen. Schreiben Sie dazu, was die Stelle selbständig entscheiden darf, was sie nur vorbereitet und wem sie zuarbeitet. Das macht aus einer Aufgabenliste eine verwertbare Beschreibung.

1. Von der Vorgesetzten freigeben lassen. Die Vorgesetzte bestätigt, dass die Beschreibung die Erwartungen abdeckt. Notieren Sie Datum und Version.

1. Regelmässig überprüfen. Setzen Sie einen Termin, zum Beispiel jährlich im Mitarbeitergespräch, um die Beschreibung anzupassen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Personalverantwortliche eines Schweizer KMU. Erstelle aus den folgenden Stichworten eine Tätigkeitsbeschreibung für die Stelle «[Stellenbezeichnung]» in der Abteilung [Abteilung].

Zweck: [z. B. Nachfolgesuche / Einarbeitung / Aufgabenverteilung]
Stichworte (von der Stelleninhaberin und der Vorgesetzten):
[Liste der Aufgaben mit ungefährem Zeitanteil]

Aufbau:
1. Zweck der Stelle (2 Sätze)
2. Hauptaufgaben, gruppiert nach Bereichen (mit Zeitanteil, wenn angegeben)
3. Regelmässige und gelegentliche Aufgaben
4. Verantwortung und Entscheidungsrahmen
5. Zusammenarbeit (intern und extern)
6. Offene Fragen
Regeln: Verwende nur die genannten Aufgaben. Erfinde nichts, auch keine Anforderungen oder Zeitanteile.
Schreibe in einfacher Sprache, Anrede neutral. Markiere unklare Punkte mit «[klären]».

Passen Sie die Gliederung an den Zweck an. Für eine Stellenausschreibung wählen Sie danach die wichtigsten Aufgaben aus.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Aufgaben: KI ergänzt gern «übliche» Aufgaben, die in Ihrer Firma nicht anfallen. Streichen Sie alles, was nicht aus Ihrer Liste stammt.
• Vollständigkeit: Was niemand aufschreibt, fehlt. Fragen Sie auch Kolleginnen, Kunden und Lieferanten.
• Personenbezug: Eine Tätigkeitsbeschreibung beschreibt die Stelle, nicht die Person. Beurteilungen der Leistung gehören nicht hinein.
• Verbindlichkeit: Die Beschreibung ist kein Arbeitsvertrag. Änderungen von Pflichten und Arbeitsbedingungen klären Sie mit Ihrer HR-Verantwortlichen oder arbeitsrechtlich im Einzelfall.
• Mitsprache: Wer die Beschreibung mitgestaltet, trägt sie eher mit. Eine heimlich geschriebene Fassung weckt Misstrauen.
• Vertraulichkeit: Interne Strukturen und Löhne gehören nicht in ungeprüfte Werkzeuge. Die Aufgabenliste reicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Frauenfeld sucht eine Nachfolge für die Sachbearbeiterin Frau Gubler. Die alte Stellenbeschreibung ist zehn Jahre alt und erwähnt Telefonzentrale und Archiv, nicht aber die Mehrwertsteuerabrechnungen, die sie seit fünf Jahren macht.

Frau Gubler schreibt zwei Wochen lang mit. Aus 46 Stichworten ordnet die KI sieben Bereiche. Beim Abgleich fällt auf, dass «Kundenbetreuung bei Steuerfragen» fast ein Viertel der Zeit beansprucht und bisher nirgends stand. Die Geschäftsleiterin ergänzt den Entscheidungsrahmen: Frau Gubler darf Zahlungen bis zu einer bestimmten Höhe freigeben. Die neue Beschreibung dient danach für die Ausschreibung und für die Einarbeitung der Nachfolgerin.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer solche Texte im Personalalltag sauber entwerfen und prüfen möchte, findet bei absofort passende Kurse. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind Bürokommunikation, Bewerbung, Recruiting und faire Auswahlvorbereitung, Claude mit Prompt-Bibliothek und Qualitätsprüfung sowie betriebliche KI-Richtlinien beschrieben.

Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu. Eine arbeitsrechtliche oder organisatorische Beratung zu Ihren Stellen ist damit nicht verbunden.

Häufige Fragen

Wie ausführlich soll eine Tätigkeitsbeschreibung sein?

Eine bis zwei Seiten reichen meist. Wichtiger als Länge ist, dass sie stimmt und von der Vorgesetzten getragen wird.

Kann ich die Beschreibung direkt als Stellenanzeige verwenden?

Besser nicht. Eine Anzeige braucht andere Schwerpunkte und einen werbenden Ton. Wählen Sie die wichtigsten Aufgaben aus und lesen Sie Stellenprofil und Anforderungen klären.

Wie oft muss sie aktualisiert werden?

Mindestens einmal pro Jahr, zum Beispiel im Mitarbeitergespräch, und bei grösseren Änderungen der Aufgaben. So bleibt sie nützlich, etwa auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.