Mitarbeitergespräch mit KI vorbereiten

Das Problem

Das jährliche Mitarbeitergespräch steht an, und Frau Müller als Teamleiterin sieht ihm mit gemischten Gefühlen entgegen. Bei einer Mitarbeiterin gibt es viel Positives zu sagen. Bei einem anderen gab es Probleme mit Pünktlichkeit und Genauigkeit. Sie weiss nicht, wie sie das ansprechen soll, ohne ungerecht oder verletzend zu wirken.

Schlecht vorbereitete Gespräche enden oft in allgemeinen Aussagen: «Es läuft eigentlich gut» oder «Du musst dich mehr anstrengen». Beides hilft niemandem. Gute Gespräche beruhen auf konkreten Beobachtungen, klaren Erwartungen und Vereinbarungen, die man später prüfen kann.

Hier kann die KI unterstützen: Sie strukturiert Ihre Notizen, schlägt Fragen vor und hilft, schwierige Rückmeldungen sachlich zu formulieren. Beurteilen müssen Sie selbst.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beobachtungen sammeln. Schreiben Sie auf, was Sie wirklich gesehen haben: Ergebnisse, konkrete Situationen, Datum, Wirkung. Keine Vermutungen über Motive.
2. Ziele und Vereinbarungen holen. Welche Ziele wurden beim letzten Gespräch festgelegt? Was wurde erreicht, was nicht?
3. Daten schützen. Geben Sie keine Namen und keine vertraulichen Personalangaben in die KI ein. Verwenden Sie «[Mitarbeiterin]» und beschreiben Sie Situationen allgemein.
4. Gesprächsleitfaden erstellen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten und geben Sie Ihre Beobachtungen ein. Verlangen Sie einen Ablauf mit Fragen und Zeiten.
5. Rückmeldungen formulieren. Lassen Sie schwierige Punkte als «Beobachtung, Wirkung, Wunsch» formulieren. Prüfen Sie, ob jeder Satz mit einem Beispiel belegt werden kann.
6. Fragen an die Person vorbereiten. Das Gespräch ist keine Ansprache. Planen Sie offene Fragen ein: Wie erlebst du die Arbeit? Was würde dir helfen?
7. Gespräch führen und zuhören. Legen Sie Ihre Notizen bereit, aber hören Sie zu. Ändern Sie Ihre Sicht, wenn neue Informationen kommen.
8. Vereinbarungen festhalten. Notieren Sie Ziele, Massnahmen und Termine. Die Person bekommt eine Kopie. Mehr zu Zielen unter Entwicklungsziele formulieren.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einer Führungsperson in einem Schweizer KMU, ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Sei sachlich, fair und konkret.
Rolle der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters: [Funktion]
Erreichte Ziele seit dem letzten Gespräch: [Stichworte]
Positive Beobachtungen mit Beispiel: [z. B. «Hat im März selbstständig die Kundenreklamation X gelöst»]
Kritische Beobachtungen mit Beispiel (nur Tatsachen): [z. B. «Hat in zwei Wochen dreimal die Abgabefrist verpasst»]
Meine Erwartungen für die nächste Periode: [Stichworte]
Erstelle:
1. Einen Gesprächsablauf für [Dauer] Minuten.
2. Pro kritischem Punkt eine Formulierung nach dem Muster Beobachtung, Wirkung, Wunsch, ohne Vorwurf und ohne Vermutung über Gründe.
3. Fünf offene Fragen an die Person.
4. Eine Vorlage für die Vereinbarungen (Ziel, Massnahme, Termin, Unterstützung).
Regeln: Beurteile die Person nicht, erfinde keine Beispiele, gib keine rechtliche Beurteilung. Schreibe in einfachem Deutsch.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Beobachtungen; bleiben Sie bei Tatsachen und ersetzen Sie Wörter wie «immer» oder «nie» durch konkrete Beispiele.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Bewertung durch KI. Die KI kennt weder die Person noch die Situation. Beurteilungen von Mitarbeitenden sind Sache der Vorgesetzten.
• Personendaten. Mitarbeiterdaten sind besonders schützenswert. Das Datenschutzgesetz verlangt Verhältnismässigkeit, und nach Art. 328b OR darf der Arbeitgeber nur Daten bearbeiten, die für die Eignung oder die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind.
• Fairness. Prüfen Sie, ob Sie alle Mitarbeitenden nach denselben Massstäben beurteilen. Ein KI-Entwurf kann Vorurteile verstärken.
• Heikle Themen. Bei Krankheit, Konflikten, Verdacht auf Fehlverhalten oder Kündigung holen Sie die Personalabteilung oder eine Fachperson.
• Dokumentation. Halten Sie fest, was vereinbart wurde, und lassen Sie die Person gegenlesen.
• Eigene Haltung. Die KI kann Fragen und Formulierungen liefern, aber das Zuhören bleibt Ihre Aufgabe.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin eines Reisebüros in Thun muss ein Gespräch mit einem erfahrenen Mitarbeiter führen, der Kundendossiers oft unvollständig übergibt. Sie ist unsicher, weil er seit 15 Jahren im Betrieb ist.

Vorher: Sie hat sich vorgenommen, es «irgendwie anzusprechen», und sucht nach Worten.

Nachher: Sie notiert drei konkrete Beispiele und lässt die KI eine Formulierung nach dem Muster Beobachtung, Wirkung, Wunsch entwerfen. Dazu bereitet sie Fragen vor, etwa: «Was würde dir die vollständige Übergabe erleichtern?» Im Gespräch stellt sich heraus, dass die Übergabevorlage veraltet ist. Beide vereinbaren, sie gemeinsam zu überarbeiten.

So hilft Ihnen Alpasana

Die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort behandeln Bürokommunikation, Projektmanagement und betriebliche KI-Richtlinien. Sie lernen, KI für Strukturierung und Formulierung einzusetzen, Ergebnisse zu prüfen und Einsatzregeln festzulegen.

Ein Führungstraining oder Gesprächscoaching ist in den belegten Beschreibungen nicht enthalten. Der Kurs hilft vor allem bei der sicheren Nutzung von KI als Vorbereitungswerkzeug, mit Praxisaufgaben und einem KI-Lerncoach.

Häufige Fragen

Darf ich Notizen zum Gespräch in eine KI eingeben?

Nur ohne Namen und ohne vertrauliche Angaben und nur mit einem Werkzeug, das Ihr Betrieb freigegeben hat. Verwenden Sie Platzhalter und allgemeine Beschreibungen. Mehr dazu unter Personaldaten in KI-Werkzeugen.

Kann die KI die Mitarbeiterin bewerten?

Davon raten wir ab. Beurteilungen beeinflussen Lohn und Laufbahn und gehören in menschliche Verantwortung. Die KI kann beim Strukturieren helfen, nicht beim Entscheiden.

Wie oft sollten Mitarbeitergespräche stattfinden?

Das legt Ihr Betrieb fest. Üblich ist ein ausführliches Gespräch pro Jahr, ergänzt durch kurze Gespräche zwischendurch. Regelmässigkeit ist wichtiger als Länge.

Was, wenn die Person mit meiner Einschätzung nicht einverstanden ist?

Hören Sie zu und fragen Sie nach Beispielen. Sie müssen Ihre Einschätzung nicht ändern, aber Sie sollten sie begründen können. Halten Sie unterschiedliche Sichten schriftlich fest.