Ein realistisches Anforderungsprofil mit KI erstellen

Das Problem

Eine Stelle wird frei, und der Chef sagt: «Wir brauchen jemanden mit Berufserfahrung, Fremdsprachen, IT-Kenntnissen, Führungserfahrung, Teamgeist und möglichst jung.» Die Liste wächst von Sitzung zu Sitzung. Am Ende sucht das Unternehmen ein Wunderwesen, das es nicht gibt, oder die Stelle bleibt monatelang unbesetzt.

Zu lange Anforderungslisten schrecken geeignete Bewerberinnen ab, besonders solche, die sich nur bewerben, wenn sie alle Punkte erfüllen. Gleichzeitig geraten wirklich wichtige Dinge aus dem Blick: Was muss die Person am ersten Tag können? Was kann sie lernen? Was ist nur schön, wenn sie es mitbringt?

Ein Anforderungsprofil trennt das Nötige vom Wünschenswerten. Eine KI kann beim Strukturieren helfen: Sie stellt kritische Fragen, schlägt eine Gliederung vor und formuliert klar. Sie kennt Ihre Stelle nicht, deshalb liefern Sie die Fakten. Und das Profil muss fair sein, also niemanden ohne sachlichen Grund ausschliessen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben beschreiben. Notieren Sie, was die Person tatsächlich tut: Die fünf bis acht wichtigsten Tätigkeiten, mit Beispielen aus dem Alltag. Fragen Sie auch die Menschen, die heute diese Arbeit machen.

1. Rahmen festhalten. Pensum, Standort, Team, Vorgesetzte, Entwicklungsmöglichkeiten, Lohnrahmen, wenn bekannt. Das gehört zum Profil, nicht nur Fähigkeiten.

1. Anforderungen sammeln. Schreiben Sie alles auf, was gewünscht wird, ohne zu sortieren.

1. Sortieren lassen. Geben Sie Aufgaben und Wunschliste in die Vorlage unten und lassen Sie die KI jede Anforderung hinterfragen: Wird sie für die Aufgaben wirklich gebraucht? Kann man sie lernen? Ist sie ein Muss, ein Soll oder ein Wunsch?

1. Mit dem Team abgleichen. Besprechen Sie das Ergebnis mit Vorgesetzten und Kolleginnen. Stimmt die Einteilung? Fehlt etwas Wichtiges?

1. Auf das Wesentliche kürzen. Behalten Sie höchstens fünf Muss-Kriterien. Alles, was sich einarbeiten lässt, wird Soll oder Wunsch.

1. Formulierung prüfen. Vermeiden Sie ausgrenzende Wörter und unnötige Anforderungen. Siehe Stellenanzeigen auf ausgrenzende Formulierungen prüfen.

1. Profil festhalten und nutzen. Das Profil dient für Stellenanzeige, Gespräche und Bewertung. Alle im Auswahlteam arbeiten mit derselben Fassung.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt ein Schweizer KMU bei der Erstellung eines realistischen Anforderungsprofils. Du stellst kritische Fragen und ordnest; du bewertest keine Personen.

Stelle: [Bezeichnung, z. B. Sachbearbeiter/in Kundenservice 80–100 %]
Die wichtigsten Aufgaben im Alltag: [Liste]
Rahmen: [Team, Standort, Arbeitsmodell, Entwicklungsmöglichkeiten]
Unsere Wunschliste (ungeordnet): [Liste, wie sie im Team genannt wurde]

Aufgabe:
1. Ordne jede Anforderung ein: Muss (ohne geht die Aufgabe nicht), Soll (hilfreich, aber lernbar), Wunsch (schön, wenn vorhanden). Begründe in einem Satz anhand der Aufgaben.
2. Nenne Anforderungen, die für die Aufgaben nicht nötig scheinen oder viele geeignete Personen ausschliessen könnten, und stelle dazu eine Rückfrage.
3. Formuliere daraus ein Profil mit höchstens 5 Muss-Kriterien, 4 Soll-Kriterien und 3 Wünschen in einfacher Sprache.
4. Nenne drei Fragen, die wir im Team klären sollten.
Verwende nur meine Angaben, erfinde keine Anforderungen und gib keine Lohnempfehlung.

Ersetzen Sie die Angaben durch Ihre Stelle; besprechen Sie das Ergebnis mit denen, die die Stelle kennen.

Worauf Sie achten müssen

• Fairness: Anforderungen müssen mit der Aufgabe zu tun haben. Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Herkunft gehören nicht hinein, sofern sie für die Tätigkeit nicht sachlich nötig sind. Siehe Anforderungsprofil für Stellen.
• Keine künstlichen Hürden: Abschlüsse und Jahre an Berufserfahrung sind nicht immer Ausdruck von Eignung. Fragen Sie, was die Person können muss, und prüfen Sie, ob es andere Wege gibt, es zu zeigen.
• Vertraulichkeit: Interne Informationen zu Organisation und Lohn gehören nicht ungeprüft in öffentliche KI-Dienste. Siehe Welche Daten gehören nicht in eine KI?.
• Realismus bei Lohn und Pensum: Ein anspruchsvolles Profil mit tiefem Lohn führt zu leeren Postfächern. Prüfen Sie Verhältnisse.
• Keine fertige Lösung: Die KI kennt Ihren Betrieb nicht. Ihre Erfahrung und die der Mitarbeitenden ist entscheidend.
• Aktualisieren: Profile veralten. Prüfen Sie sie bei jeder neuen Besetzung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Planungsbüro in Frauenfeld sucht eine Bauzeichnerin. Die erste Wunschliste enthält zwölf Punkte, darunter drei Softwarepakete, Erfahrung in Bauleitung, Französischkenntnisse und «jung und dynamisch».

Der Geschäftsleiter gibt Aufgaben und Wunschliste in die KI. Die Rückfragen sind unbequem: Wird Bauleitung wirklich gebraucht? Muss die Person drei Programme beherrschen, oder reicht eines mit Einarbeitung? Was heisst «jung und dynamisch» für die Arbeit? Nach der Diskussion bleiben vier Muss-Kriterien, drei Soll-Kriterien und zwei Wünsche. «Jung und dynamisch» fällt weg.

Die Stelle ist nach sechs Wochen besetzt, mit einer Bewerberin, die ein anderes Programm kennt und sich einarbeitet. Vorher dauerte die Suche monatelang, nachher kamen deutlich mehr passende Bewerbungen. Wie daraus eine Anzeige wird, zeigt Stellenanzeige mit KI schreiben.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie KI in Personalprozessen sinnvoll und fair einsetzen, bietet absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben an. Auf der Seite KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind unter anderem Bewerbung, Recruiting und faire Auswahlvorbereitung beschrieben.

Die Kurse sind online und mit Praxisaufgaben aufgebaut. Rechtliche Beratung zum Arbeitsrecht bieten sie nicht.

Häufige Fragen

Wie viele Muss-Kriterien sind sinnvoll?

Möglichst wenige, meist drei bis fünf. Alles, was man einarbeiten kann, gehört in Soll oder Wunsch. So erreichen Sie mehr geeignete Personen.

Kann die KI das Profil allein schreiben?

Sie kann einen Entwurf liefern, aber sie kennt Ihre Aufgaben nicht. Ohne Ihre Angaben wird das Profil allgemein und passt nicht.

Soll ich Lohn und Pensum im Profil nennen?

Das ist empfehlenswert, weil es Transparenz schafft und passende Bewerbungen fördert. Stimmen Sie die Angaben intern ab.