Anforderungsprofil für eine Stelle mit KI erstellen

Das Problem

Eine Mitarbeiterin im Empfang geht in Pension, und Sie suchen Ersatz. Beim Entwerfen der Ausschreibung merken Sie: Sie wissen eigentlich nicht genau, was die neue Person können soll. Alle Aufgaben der bisherigen Mitarbeiterin sind in ihrem Kopf, und Sie schreiben aus Gewohnheit «kommunikativ, flexibel, belastbar, 5 Jahre Erfahrung».

Ein gutes Anforderungsprofil ist die Grundlage für alles Weitere: Stelleninserat, Auswahl, Interviewfragen, Einarbeitung. Ist es zu vage, melden sich die falschen Leute. Ist es zu streng, finden Sie niemanden. Und ist es unbedacht formuliert, schliesst es Menschen aus, die eigentlich geeignet wären, etwa durch Altersangaben oder Ausdrücke wie «junges Team».

KI kann Ihnen helfen, Stichworte zu ordnen und fehlende Punkte zu entdecken, indem sie Fragen stellt. Das Profil bleibt Ihr Dokument: Sie entscheiden, was wirklich nötig ist und was nur wünschenswert.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben sammeln: Schreiben Sie auf, was die Person tatsächlich tun wird: täglich, wöchentlich, selten. Fragen Sie die bisherige Stelleninhaberin oder die Kolleginnen, was ihnen im Alltag begegnet. Nutzen Sie die Vorlage unten und lassen Sie sich von der KI Rückfragen stellen.
2. Aufgaben gewichten: Welche machen den grössten Teil der Arbeitszeit aus? Wo ist Genauigkeit entscheidend? Wo Kontakt mit Kundschaft?
3. Anforderungen ableiten: Fragen Sie bei jeder Aufgabe: Was braucht man dafür? Ausbildung, Kenntnisse, Erfahrung, Sprachen, persönliche Eigenschaften, Arbeitszeiten. Das Ergebnis ist Ihre Anforderungsliste.
4. Muss und Kann trennen: Muss-Kriterien sind unverzichtbar, ohne sie kann die Person die Stelle nicht ausüben. Kann-Kriterien sind wünschenswert, aber lernbar. Je weniger Muss-Kriterien, desto grösser der Kreis möglicher Bewerbender. Hinterfragen Sie jedes Muss: Lässt es sich nicht auch in der Einarbeitung lernen?
5. Formulierungen prüfen: Verzichten Sie auf Angaben, die nichts mit der Arbeit zu tun haben: Alter, Familienstand, Herkunft, Aussehen. Formulieren Sie geschlechtsneutral. Siehe Diskriminierung im Recruiting erkennen.
6. Fachbegriffe klären: «Sehr gute Deutschkenntnisse» wird unterschiedlich verstanden. Verwenden Sie, wo sinnvoll, nachprüfbare Angaben wie «Deutsch Muttersprache oder Niveau C1» und «Erfahrung mit Office-Programmen für Korrespondenz und Tabellen».
7. Profil ordnen lassen: Lassen Sie die KI Ihre Stichworte in eine saubere Struktur bringen: Aufgaben, Muss, Kann, Rahmenbedingungen, Entwicklungsmöglichkeiten.
8. Mit dem Team abgleichen: Lassen Sie Vorgesetzte und künftige Kolleginnen das Profil prüfen. Sie sehen oft Lücken oder überzogene Wünsche.
9. Weiterverwenden: Aus dem Profil entstehen Inserat, Interviewleitfaden und Bewertungsmatrix. Siehe Stellenanzeige mit KI schreiben, Interviewleitfaden und Bewertungsmatrix.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag erstellen Sie aus Ihren Stichworten ein Profil. Verwenden Sie keine Namen von Mitarbeitenden:

Du unterstützt eine Personalverantwortliche in einem Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) bei einem Anforderungsprofil. Stelle: [Stellenbezeichnung, z. B. Mitarbeitende Empfang und Administration, 80 %].
Meine Stichworte zu den Aufgaben: [Aufgaben in Stichworten].
Gehe so vor: 1. Stelle mir zuerst fünf Rückfragen zu Aufgaben, Zusammenarbeit, Arbeitsort und Arbeitszeiten, die ich beantworten soll. 2. Ordne danach die Informationen in ein Profil mit den Abschnitten Aufgaben (nach Anteil geordnet), Muss-Anforderungen, Kann-Anforderungen, Rahmenbedingungen. 3. Formuliere geschlechtsneutral und nur arbeitsbezogen; verwende keine Angaben zu Alter, Herkunft, Familie oder Aussehen. 4. Markiere Anforderungen, die ich begründen oder streichen sollte, und erkläre warum.
Erfinde keine Anforderungen, die nicht in meinen Angaben stehen.

Beantworten Sie die Rückfragen der KI ehrlich. Prüfen Sie, ob jede Anforderung zu einer Aufgabe passt.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlicher Rahmen: Das Gleichstellungsgesetz verbietet Diskriminierung wegen des Geschlechts auch bei der Anstellung. Arbeitgebende dürfen nach dem Obligationenrecht nur Daten bearbeiten, die die Eignung für die Stelle betreffen (Art. 328b OR). Das gilt für Fragen im Verfahren und für das Profil.
• KI übernimmt Muster: Eine KI kann in Vorschläge unbemerkt typische Rollenbilder einbauen. Prüfen Sie Formulierungen kritisch.
• Ehrlich bleiben: Beschreiben Sie die Stelle, wie sie ist. Zu rosige Beschreibungen führen zu Enttäuschung und Kündigungen.
• Gleichwertige Qualifikationen: Berücksichtigen Sie, dass Kompetenzen auf verschiedenen Wegen erworben werden: Lehre, Weiterbildung, Berufserfahrung.
• Lohn und Rahmen: Prüfen Sie, ob Pensum, Lohnband und Arbeitszeiten zu den Anforderungen passen.
• Rechtliche Prüfung: Bei Unsicherheiten, etwa bei Anforderungen an Gesundheit, Nationalität oder Strafregister, holen Sie fachlichen Rat ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gartenbaubetrieb in Sursee sucht Verstärkung für die Administration.

Vorher: Die Inhaberin schreibt: «Wir suchen eine junge, dynamische Bürokraft mit mindestens fünf Jahren Erfahrung, Muttersprache Deutsch, flexibel und belastbar.» Auf das Inserat melden sich wenige Personen, und keine passt.

Nachher: Sie stellt ihre Stichworte zusammen und beantwortet die Rückfragen der KI. Es zeigt sich: Der Alltag besteht aus Rechnungen schreiben, Telefonaten mit Kundschaft und Terminplanung. Als Muss bleiben Büroausbildung oder gleichwertige Erfahrung, Deutsch C1 und sicherer Umgang mit Word und Excel. Alles andere wird Kann. Das neue Inserat bringt mehr und passendere Bewerbungen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Stellenprofile, Inserate und Auswahlunterlagen mit KI vorbereiten möchte, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Laut Beschreibung gehören dazu Bewerbung, Recruiting und die Vorbereitung fairer Auswahl, ausserdem Bürokommunikation und betriebliche KI-Richtlinien, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach. Eine rechtliche Prüfung Ihres Profils gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Wie lang soll ein Anforderungsprofil sein?

Eine bis zwei Seiten genügen. Wichtig ist, dass sich die Anforderungen mit den Aufgaben begründen lassen.

Darf ich nach der Muttersprache fragen?

Besser fordern Sie ein Sprachniveau, das die Arbeit erlaubt. «Muttersprache» schliesst Menschen aus, die ebenso gut Deutsch sprechen. Wenn es für die Stelle nötig ist, begründen Sie das.

Kann die KI das Profil allein schreiben?

Sie kann Entwürfe liefern, kennt aber Ihren Betrieb nicht. Ohne Ihre Aufgabenliste produziert sie Allgemeinplätze. Prüfen Sie jeden Vorschlag.

Soll ich das Profil veröffentlichen?

Ein internes Profil dient Ihrer Planung. Für das Inserat verwenden Sie eine gekürzte, ansprechende Fassung. Siehe Stellenanzeige mit KI schreiben.