Interviewleitfaden mit KI erstellen: Vorlage

Das Problem

Drei Bewerbungsgespräche an einem Nachmittag, und am Abend wissen Sie nicht mehr genau, wer was gesagt hat. Mit der ersten Kandidatin haben Sie lange über Ferien geplaudert, mit dem zweiten fast nur über Excel gesprochen. Jetzt sollen Sie entscheiden, wer am besten passt.

Ohne roten Faden werden Gespräche zufällig. Man erinnert sich vor allem an Sympathie und vergisst, die wirklich wichtigen Punkte zu klären. Das führt zu Fehlbesetzungen, die ein kleines Team viel Zeit und Geld kosten.

Ein Interviewleitfaden, also eine feste Liste von Fragen und Bewertungspunkten, macht Gespräche vergleichbar. Ihn von Grund auf zu schreiben, braucht allerdings Zeit, die im Alltag oft fehlt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Halten Sie fest, was die Stelle verlangt. Nehmen Sie das Stelleninserat oder notieren Sie die fünf wichtigsten Aufgaben und Anforderungen. Hilfe dazu bietet Anforderungsprofil mit KI erstellen.
2. Öffnen Sie einen KI-Chat, den Ihr Betrieb für solche Aufgaben erlaubt, und kopieren Sie die Vorlage unten hinein.
3. Geben Sie nur Angaben zur Stelle ein, keine Bewerberdaten. Für den Leitfaden braucht die KI weder Namen noch Lebensläufe.
4. Lassen Sie den Leitfaden in Abschnitte gliedern: Begrüssung, Fragen zu Erfahrung, Verhaltensfragen, Fachfragen, Fragen der Bewerbenden, Abschluss.
5. Prüfen Sie jede Frage auf Stellenbezug. Streichen Sie alles, was mit der Arbeit nichts zu tun hat, etwa Fragen zu Familienplanung, Religion oder Gesundheit ohne konkreten Bezug zur Tätigkeit.
6. Ergänzen Sie Bewertungspunkte. Notieren Sie zu jeder Frage, was eine gute Antwort ausmacht. So bewerten mehrere Personen nach den gleichen Massstäben. Eine passende Vorlage finden Sie unter Bewertungsmatrix für Bewerbende.
7. Testen Sie den Leitfaden mit einer Kollegin in einem kurzen Probegespräch. Passen Sie unklare Fragen und die Zeitplanung an.
8. Speichern Sie die Endfassung als Word-Vorlage und verwenden Sie sie für alle Gespräche zu dieser Stelle.

Zur Orientierung, wie sich stellenbezogene von heiklen Fragen unterscheiden:

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt ein kleines Schweizer Unternehmen ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) bei der Personalauswahl.
Erstelle einen Interviewleitfaden für die Stelle: [Stellenbezeichnung, Pensum].

Hauptaufgaben der Stelle:
[Aufgabe 1]
[Aufgabe 2]
[Aufgabe 3]

Wichtigste Anforderungen:
[Anforderung 1, z. B. Erfahrung mit Buchhaltungssoftware]
[Anforderung 2, z. B. freundlicher Umgang am Telefon]
[Anforderung 3]

Aufbau:
1. Begrüssung und Ablauf (2 Sätze, die ich vorlesen kann)
2. Fragen zum bisherigen Werdegang (3 Fragen)
3. Verhaltensfragen nach dem Muster «Erzählen Sie von einer Situation, in der …» (4 Fragen)
4. Fachfragen passend zu den Anforderungen (3 Fragen)
5. Raum für Fragen der Bewerbenden
6. Abschluss und nächste Schritte

Zu jeder Frage: worauf ich bei der Antwort achten soll (1 Satz).
Dauer insgesamt: [z. B. 45 Minuten], mit Zeitangabe pro Abschnitt.
Verwende nur Fragen, die direkt mit der Stelle zu tun haben. Keine Fragen zu Alter, Familie, Herkunft, Religion, Gesundheit oder Schwangerschaft.

Ersetzen Sie alle eckigen Klammern; je konkreter die Aufgaben beschrieben sind, desto treffender werden die Verhaltensfragen.

Worauf Sie achten müssen

• Nur Fragen mit Bezug zur Stelle. Nach Schweizer Obligationenrecht (Art. 328b OR) dürfen Arbeitgebende Daten über Bewerbende nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für die Stelle betreffen. Heikle Fragen sind deshalb in der Regel unzulässig. Im Einzelfall lohnt sich eine fachliche Abklärung.
• Keine Diskriminierung. Fragen, die bestimmte Gruppen benachteiligen, schaden Ihrem Betrieb und können rechtliche Folgen haben. Mehr dazu unter Diskriminierung im Recruiting mit KI.
• KI-Fragen können einseitig sein. Ein Sprachmodell hat aus vielen Texten gelernt, auch aus solchen mit Vorurteilen. Lesen Sie jede Frage kritisch.
• Keine Bewerbungsunterlagen in Gratis-Tools. Lebensläufe und Zeugnisse sind Personendaten. Sie gehören nur in Werkzeuge, die Ihr Betrieb datenschutzkonform geregelt hat.
• Der Leitfaden entscheidet nicht. Er hilft beim Vergleichen. Die Entscheidung treffen Menschen, die das Gespräch geführt haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Treuhandfirma in Zug mit acht Mitarbeitenden sucht eine Sachbearbeiterin Buchhaltung zu 60 Prozent.

Vorher: Der Inhaber führt jedes Gespräch spontan. Nach drei Gesprächen kann er die Kandidierenden kaum vergleichen, weil er jeweils andere Themen angesprochen hat.

Nachher: Mit der Vorlage entsteht in zehn Minuten ein Leitfaden mit Zeitplan. Der Inhaber streicht eine Frage, die zu allgemein ist, und ergänzt eine Fachfrage zur Mehrwertsteuerabrechnung. Alle drei Gespräche folgen nun demselben Ablauf, und eine Mitarbeiterin bewertet parallel mit derselben Liste. Die Entscheidung fällt nach einer kurzen Besprechung, gestützt auf Notizen statt auf Erinnerungen.

So hilft Ihnen Alpasana

In den Kursen KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort gibt es einen eigenen Bereich zu Bewerbung, Recruiting und fairer Auswahlvorbereitung. Sie üben dort, KI für Leitfäden, Anforderungsprofile und Vergleiche einzusetzen, ohne die Verantwortung für die Entscheidung aus der Hand zu geben.

Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten Sie, und am Ende steht ein verifizierbarer Abschluss.

Häufige Fragen

Wie viele Fragen gehören in einen Interviewleitfaden?

Für ein Gespräch von 45 bis 60 Minuten reichen meist zehn bis vierzehn Hauptfragen. So bleibt Zeit für Nachfragen und für die Fragen der Bewerbenden. Lieber weniger Fragen gründlich als viele oberflächlich.

Darf ich vom Leitfaden abweichen?

Ja, für Nachfragen und um auf Antworten einzugehen. Die Kernfragen sollten aber alle Bewerbenden gestellt bekommen, sonst geht die Vergleichbarkeit verloren.

Kann die KI auch die Antworten bewerten?

Technisch ist das möglich, aber heikel. Gesprächsnotizen enthalten Personendaten, und KI-Bewertungen können Verzerrungen enthalten. Nutzen Sie KI für die Vorbereitung, die Bewertung bleibt bei den Menschen im Auswahlgremium. Mehr dazu unter Verzerrungen bei der Bewerberauswahl.