Bewerbungen vergleichen: Kriterienmatrix mit KI vorbereiten

Das Problem

Fünf Bewerbende, drei Gespräche, ein gutes Gefühl bei der zweiten Kandidatin. Doch warum eigentlich? Weil sie sympathisch war? Weil sie ähnlich spricht wie man selbst? Wer ohne feste Kriterien auswählt, entscheidet oft nach dem ersten Eindruck, und der ist anfällig für Vorurteile: Wer uns ähnlich ist, wirkt kompetenter.

Eine Kriterienmatrix hilft, die Auswahl nachvollziehbar zu machen. Sie legt fest, welche sachlichen Kriterien zählen, wie wichtig jedes ist und woran man erkennt, ob es erfüllt ist. So bewerten alle im Team nach denselben Massstäben, und die Entscheidung lässt sich begründen, auch gegenüber der Geschäftsleitung.

Eine KI kann beim Aufbau der Matrix unterstützen: Sie leitet Kriterien aus dem Anforderungsprofil ab, formuliert Bewertungsstufen und stellt Fragen für das Gespräch. Sie darf aber keine Personen bewerten. Wer die Auswahl an ein Programm abgibt, riskiert Fehler, Intransparenz und rechtliche Fragen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anforderungsprofil bereitlegen. Grundlage sind Muss-, Soll- und Wunschkriterien aus dem Profil. Siehe Anforderungsprofil erstellen.

1. Kriterien auswählen. Wählen Sie fünf bis acht Kriterien, die für die Aufgabe wirklich zählen, zum Beispiel Fachkenntnis, Erfahrung in vergleichbaren Aufgaben, Kundenorientierung, Zusammenarbeit, Lernbereitschaft.

1. Bewertungsstufen festlegen. Beschreiben Sie je Kriterium, was «erfüllt», «teilweise erfüllt» und «nicht erfüllt» konkret bedeutet. Lassen Sie sich dazu Vorschläge machen. Nutzen Sie die Vorlage unten.

1. Gewichtung bestimmen. Entscheiden Sie im Team vorab, welche Kriterien wichtiger sind. Legen Sie sie fest, bevor Sie die Bewerbenden kennen, und ändern Sie sie nicht nachträglich.

1. Gesprächsfragen ableiten. Lassen Sie sich pro Kriterium zwei Fragen vorschlagen, die Sie in jedem Gespräch stellen. So sind die Gespräche vergleichbar.

1. Unabhängig bewerten. Jede Person im Auswahlteam füllt die Matrix zuerst für sich aus. Dann besprechen Sie Unterschiede und halten die Begründungen fest.

1. Entscheid treffen und dokumentieren. Die Matrix informiert den Entscheid, ersetzt ihn aber nicht. Notieren Sie Gründe, auch bei Absagen.

1. Daten löschen. Löschen Sie die Bewertungen nach Ablauf der festgelegten Frist. Siehe Bewerberdaten speichern.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt ein Schweizer KMU bei der Vorbereitung einer Kriterienmatrix für ein Auswahlverfahren. Du bewertest keine Bewerbenden und gibst keine Empfehlung zu Personen.

Stelle: [Bezeichnung]
Wichtigste Aufgaben: [Liste]
Anforderungen laut Profil: Muss: [Liste] | Soll: [Liste] | Wunsch: [Liste]

Aufgabe:
1. Schlage fünf bis acht Kriterien vor, die sich aus den Aufgaben ergeben. Verzichte auf Kriterien, die persönliche Merkmale (Alter, Geschlecht, Herkunft, Familie, Gesundheit) betreffen.
2. Beschreibe für jedes Kriterium kurz, woran man «erfüllt», «teilweise erfüllt» und «nicht erfüllt» erkennt (anhand von Unterlagen oder Gespräch).
3. Schlage pro Kriterium zwei Gesprächsfragen vor, die sich auf konkretes Verhalten oder Beispiele beziehen.
4. Weise auf Risiken von Voreingenommenheit hin und schlage drei Gegenmassnahmen vor.
Gib das Ergebnis als Tabelle aus.

Passen Sie Stelle und Profil an; die Gewichtung der Kriterien legt das Auswahlteam fest, nicht die KI.

Worauf Sie achten müssen

• Keine automatische Entscheidung: Die KI bereitet die Matrix vor, die Bewertung der Personen erfolgt durch Menschen. Das Datenschutzgesetz und die Praxis verlangen bei Entscheiden über Personen besondere Sorgfalt. Siehe Automatisierte Einzelentscheidungen.
• EU-Bezug: KI-Systeme in der Personalauswahl können in der EU als Hochrisiko-Systeme eingestuft sein, was besondere Pflichten mit sich bringt. Ob und wie das für Sie gilt, klären Sie im Einzelfall. Siehe Personalauswahl als Hochrisiko-Bereich.
• Sachliche Kriterien: Es zählen nur Kriterien, die mit der Aufgabe zu tun haben. Persönliche Merkmale gehören nicht dazu.
• Voreingenommenheit: Auch Menschen sind nicht neutral. Unabhängiges Bewerten, feste Fragen und Gegenlesen helfen.
• Datenschutz: Bewertungen von Bewerbenden sind Personendaten. Geben Sie sie nicht in öffentliche KI-Dienste ein, und regeln Sie den Zugriff.
• Begründungen festhalten: Bei Rückfragen von Bewerbenden sollten Sie Ihre Entscheidung sachlich erklären können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Familienunternehmen im Aargau, das Metallbauteile herstellt, sucht eine Produktionsleiterin. Der Geschäftsführer und die Personalverantwortliche haben bei früheren Besetzungen unterschiedliche Eindrücke gehabt. Diesmal bereiten sie vorab eine Matrix vor.

Aus dem Profil lässt die KI sieben Kriterien und Gesprächsfragen entwerfen. Das Team streicht ein Kriterium, das auf «Auftreten» hinauslief, weil es nicht messbar ist, und ersetzt es durch «Fähigkeit, Prioritäten zu erklären». Die Gewichtung legen sie vor den Gesprächen fest.

Nach den Gesprächen bewerten beide unabhängig. Bei zwei Kriterien liegen sie auseinander und besprechen die Gründe. Die Entscheidung fällt für die Kandidatin, die bei den wichtigsten Kriterien am besten abschneidet. Vorher war es ein Gefühl, nachher eine Begründung. Für die Gesprächsnotizen hilft Bewerbungsgespräch: Notizen strukturieren.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie KI bei Recruiting und Auswahlvorbereitung fair einsetzen und Ergebnisse prüfen, bietet absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben an. Auf der Seite KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind Bewerbung, Recruiting und faire Auswahlvorbereitung beschrieben.

Die Kurse sind online und mit Praxisaufgaben aufgebaut. Die Entscheidung über Personen und rechtliche Beratung bleiben bei Ihnen und Fachleuten.

Häufige Fragen

Wie viele Kriterien sind sinnvoll?

Fünf bis acht. Mehr werden unübersichtlich und führen dazu, dass wichtige Punkte untergehen. Wählen Sie, was für die Aufgabe wirklich entscheidend ist.

Darf die KI die Bewerbenden anhand der Matrix bewerten?

Davon ist abzuraten. Die Bewertung von Personen sollte durch Menschen erfolgen, mit Begründung. Die KI hilft beim Vorbereiten der Matrix.

Was, wenn die Matrix und mein Bauchgefühl nicht übereinstimmen?

Fragen Sie nach den Gründen. Vielleicht hat die Matrix etwas übersehen, vielleicht lenkt Sie ein Eindruck. Beides gehört in die Diskussion und in die Dokumentation.