Interviewnotizen mit KI sachlich strukturieren

Das Problem

Sie führen an einem Tag vier Bewerbungsgespräche. Am Abend wissen Sie nur noch: «Die zweite war sympathisch, der dritte hatte einen komischen Händedruck.» Details sind verblasst, und Ihr Bauchgefühl hat die Notizen überlagert. Am nächsten Tag soll das Team entscheiden, und jede erinnert sich anders.

Unstrukturierte Gesprächsnotizen führen zu Vergleichen nach Sympathie statt nach Eignung. Und sie bergen Risiken: Wer «wirkt unmotiviert» oder «bestimmt wegen Kindern nicht flexibel» notiert, hält Eindrücke und Vermutungen fest, die diskriminierend sein können.

Eine einheitliche Vorlage hilft: Dieselben Fragen für alle, Notizen zu Beobachtungen bezogen auf die Stellenanforderungen, getrennte Einschätzung. KI kann beim Ordnen helfen, aber nur mit grosser Vorsicht, denn Bewerberdaten sind sensibel.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Anforderungen. Was braucht die Stelle: Fachwissen, Erfahrung, Arbeitsweise, Zusammenarbeit? Schreiben Sie fünf bis sieben Kriterien auf, die für die Stelle wirklich zählen. Siehe Bewerbervergleich mit Kriterienmatrix.

1. Bereiten Sie dieselben Fragen für alle vor. Pro Kriterium ein bis zwei Fragen, möglichst verhaltensbezogen («Schildern Sie eine Situation, in der …»). Fragen, die in die Privatsphäre gehen (Familienplanung, Religion, Gesundheit, Herkunft), sind tabu, solange sie nicht für die Stelle nötig und erlaubt sind.

1. Erstellen Sie eine Notizvorlage. Spalten: Kriterium, Frage, Beobachtung (was hat die Person gesagt oder gezeigt), Beleg (Beispiel), Bewertung (zum Beispiel 1 bis 4, erst nach dem Gespräch). Trennen Sie Beobachtung und Bewertung.

1. Informieren Sie die Bewerberin. Dass Sie Notizen machen, wozu und wie lange Sie sie aufbewahren. Aufnahmen oder Transkriptionen nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Siehe Bewerber informieren: Vorlage.

1. Notieren Sie sachlich im Gespräch. Stichworte zu dem, was gesagt wurde, mit Beispielen. Keine Eindrücke wie «unsympathisch», «alt», «zu emotional». Auch keine Notizen zu Merkmalen, die mit der Stelle nichts zu tun haben.

1. Bewerten Sie direkt nach dem Gespräch. Solange Sie sich erinnern: Pro Kriterium eine Einschätzung mit Begründung. Zwei Personen bewerten unabhängig voneinander, bevor sie vergleichen.

1. Nutzen Sie KI nur datensparsam. Wenn Sie KI zum Ordnen verwenden: nur anonymisierte, sachliche Stichworte ohne Namen, Arbeitgeber, Adresse oder besondere Merkmale; keine Lebensläufe, keine Aufnahmen. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb das zulässt; siehe Personaldaten in KI-Tools.

1. Prüfen Sie die Ordnung der KI. Stimmt sie mit Ihren Notizen überein? Wurde etwas hinzugefügt? Ergänzen Sie nichts, was nicht gesagt wurde.

1. Vergleichen Sie im Team nach Kriterien. Nicht «Wen mögen wir?», sondern «Wer erfüllt die Anforderungen am besten, mit welchen Belegen?» Halten Sie die Entscheidung und Begründung fest.

1. Bewahren Sie Notizen sicher auf und löschen Sie rechtzeitig. Nur wer es braucht, hat Zugriff. Bewerberdaten werden nicht länger aufbewahrt als nötig; klären Sie Fristen mit der Personalverantwortlichen. Siehe Bewerberdaten speichern.

Beispiel einer Notizzeile:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt entwerfen Sie die Notizvorlage. Fügen Sie keine echten Bewerberdaten ein.

Du hilfst einer Personalverantwortlichen in einem Schweizer KMU ([Branche, Grösse]) bei der Vorbereitung strukturierter Bewerbungsgespräche für die Stelle [Stellenbezeichnung]. Deutsch (Schweiz).
Anforderungen der Stelle: [fünf bis sieben Kriterien].
Erstelle: 1. pro Kriterium ein bis zwei verhaltensbezogene Fragen, die für alle gleich sind,
2. eine Notizvorlage als Tabelle (Kriterium, Frage, Beobachtung, Beleg, Bewertung 1–4) mit Hinweis, Beobachtung und Bewertung zu trennen,
3. eine Liste von Themen, nach denen nicht gefragt werden soll (nur wenn nicht nötig und erlaubt) und eine Liste von Formulierungen, die in Notizen vermieden werden sollen (Eindrücke, Vermutungen, Merkmale ohne Stellenbezug),
4. eine kurze Checkliste für Datenschutz im Gespräch (Information, Notizen, Aufbewahrung, Einwilligung bei Aufnahmen),
5. einen Hinweis, dass rechtliche Fragen mit einer Fachperson geklärt werden müssen.
Gib keine rechtliche Beratung und nenne keine Gesetzesartikel, die du nicht sicher kennst.

Besprechen Sie die Vorlage mit der Geschäftsleitung und halten Sie sich an Ihre betrieblichen Datenschutzregeln.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz im Bewerbungsverfahren. Im Arbeitsverhältnis dürfen Daten über Mitarbeitende und Bewerbende nur bearbeitet werden, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR). Das gilt auch für Gesprächsnotizen. Zusätzlich gilt das Datenschutzgesetz (DSG). Im Einzelfall holen Sie Rat ein.
• Keine Bewerberdaten in öffentliche KI-Dienste. Lebensläufe, Namen und Gesprächsinhalte sind Personendaten. Verwenden Sie, wenn überhaupt, nur anonymisierte Stichworte in freigegebenen Werkzeugen.
• Keine automatisierte Entscheidung. Die KI darf Bewerbende nicht bewerten oder aussortieren. Wenn Entscheide automatisiert getroffen werden und erhebliche Folgen haben, gelten besondere Pflichten; siehe Grenzen von KI bei der Personalauswahl.
• Diskriminierung vermeiden. Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, Behinderung, Familienstand und andere Merkmale dürfen nicht zu Benachteiligung führen. Notizen und Fragen sollen sich auf die Stelle beziehen.
• Auskunftsrecht. Bewerbende können Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten verlangen, auch Notizen. Schreiben Sie so, dass Sie es vertreten können; siehe KI-Auskunftsbegehren.
• Aufnahmen und Transkription. Nur mit ausdrücklicher Einwilligung und klarem Zweck; siehe KI und Telefonaufnahmen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Treuhandfirma in Baden sucht eine Sachbearbeiterin Buchhaltung und führt vier Gespräche durch. Früher notierte jeder Interviewer frei.

Vorher: Eindrücke wie «wirkt sicher», «eher unsicher», Vergleich nach Sympathie. Nachher: Die Personalverantwortliche legt sechs Kriterien fest, stellt allen dieselben Fragen und führt eine Notizvorlage mit Beobachtung, Beleg und Bewertung ein. Die zwei Interviewenden bewerten getrennt und vergleichen dann. Eine KI-gestützte Ordnung findet nicht statt; die Firma verzichtet bewusst auf KI bei Bewerberdaten. Die Entscheidung basiert auf Belegen, und die Absage kann sachlich begründet werden.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, KI im Recruiting verantwortungsvoll und fair einzusetzen, bietet absofort Praxiskurse zu konkreten Arbeitsaufgaben. Laut Beschreibung gehören Bewerbung, Recruiting und faire Auswahlvorbereitung sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln dazu. Mehr unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben.

Rechtliche Fragen zu Bewerberdaten beantworten Fachpersonen; der Kurs ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Darf ich Bewerbungsgespräche mit KI aufzeichnen und transkribieren?

Nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Bewerberin und mit klarem Zweck und Aufbewahrungsregeln. Viele Betriebe verzichten darauf. Klären Sie es mit der Datenschutzverantwortlichen.

Wie lange darf ich Notizen aufbewahren?

Nur so lange, wie es für das Verfahren nötig ist; bei Absagen in der Regel nicht lange, ausser die Bewerberin willigt in eine längere Aufbewahrung ein. Klären Sie die Frist mit einer Fachperson.

Was soll ich nicht in die Notizen schreiben?

Eindrücke, Vermutungen und Merkmale ohne Bezug zur Stelle (Aussehen, Familie, Herkunft). Halten Sie Beobachtungen zu Aussagen und Beispielen fest.

Kann die KI Bewerber vergleichen?

Sie kann bei der Struktur helfen, aber nicht die Eignung beurteilen. Der Vergleich geschieht durch Menschen anhand der Kriterien.