Wie informieren wir Bewerbende über KI im Auswahlverfahren?

Das Problem

Ihr Betrieb hat ein neues Bewerbungsportal. Es liest Lebensläufe automatisch aus und schlägt mit KI eine Reihenfolge vor. Nun fragt die Geschäftsleitung: «Müssen wir den Leuten das eigentlich sagen?» Und wenn ja, wo und in welchen Worten?

Die Antwort lautet in aller Regel: ja. Das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt, dass Sie Personen angemessen informieren, wenn Sie ihre Daten beschaffen. Dazu gehören der Zweck, die Kontaktstelle und, falls vorhanden, die Empfänger der Daten. Wird eine Entscheidung ausschliesslich automatisiert getroffen und hat sie für die Person erhebliche Folgen, bestehen zusätzliche Pflichten.

Das Problem in der Praxis: Datenschutzerklärungen sind oft lang und schwer verständlich. Niemand liest sie. Besser ist ein kurzer, klarer Hinweis genau dort, wo sich jemand bewirbt. Wie das gelingt, zeigt diese Seite.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ablauf aufzeichnen: Notieren Sie, was mit einer Bewerbung passiert: Eingang, Auslesen, Bewertung, Einladung, Absage, Löschung. Markieren Sie die Stellen, an denen KI beteiligt ist.
2. Zweck benennen: Formulieren Sie in einem Satz, wofür die KI dient, zum Beispiel «Lebensläufe nach Qualifikationen ordnen». Vermeiden Sie vage Formulierungen wie «zur Optimierung».
3. Datenarten auflisten: Welche Angaben werden verarbeitet? Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Foto? Werden Daten an einen Anbieter weitergegeben, etwa an einen Cloud-Dienst im Ausland?
4. Entscheidungsrolle klären: Schlägt die KI nur vor, und ein Mensch entscheidet? Dann sagen Sie genau das. Es ist ein wichtiger Punkt für das Vertrauen und für die Frage, ob eine automatisierte Einzelentscheidung vorliegt. Siehe automatisierte Einzelentscheidung.
5. Hinweis entwerfen: Verwenden Sie die Vorlage unten. Schreiben Sie kurz, in der Sie-Form und ohne Fachwörter.
6. Platzieren: Setzen Sie den Hinweis ins Stelleninserat oder direkt über die Schaltfläche «Bewerbung senden». Verweisen Sie für Einzelheiten auf Ihre Datenschutzerklärung.
7. Kontaktstelle benennen: Geben Sie eine Person oder Adresse an, bei der Bewerbende Fragen stellen oder Auskunft verlangen können. Diese Stelle muss die Anfragen auch tatsächlich beantworten.
8. Prüfen lassen und aktualisieren: Lassen Sie den Text von der Datenschutzverantwortlichen oder einer Fachperson ansehen. Passen Sie ihn an, wenn sich das Werkzeug ändert.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag entwirft eine KI den Hinweis. Fügen Sie keine Bewerberdaten ein, nur Angaben zum Verfahren:

Schreibe einen kurzen Informationstext (max. 150 Wörter) für Bewerbende eines Schweizer Betriebs, in einfacher Sprache und mit Anrede «Sie».
Angaben zum Verfahren: Wir setzen [Werkzeug oder Art des Werkzeugs] ein, um [Zweck, z. B. Lebensläufe nach Qualifikationen zu ordnen].
Verarbeitet werden: [Datenarten]. Die Daten werden bei [Anbieter, Land] verarbeitet. Die Entscheidung über Einladungen trifft [Funktion] persönlich.
Die Unterlagen werden bei Absage nach [Frist] gelöscht. Kontakt für Fragen: [Name, E-Mail].
Der Text soll ehrlich, ohne Beschönigung und ohne rechtliche Zusicherungen formuliert sein. Weise am Ende darauf hin, dass der Text rechtlich geprüft werden muss.

Ersetzen Sie jeden Platzhalter. Streichen Sie Zeilen, die für Ihr Verfahren nicht zutreffen, statt Unklares stehen zu lassen.

Worauf Sie achten müssen

• Nur wahre Angaben: Behaupten Sie nichts, was Ihr Werkzeug nicht leistet. Falsche Angaben schaden mehr als gar keine.
• KI-Text prüfen: Die KI formuliert gern «rechtssicher» klingende Sätze, die nicht stimmen. Kontrollieren Sie jeden Satz auf seine Richtigkeit für Ihren Betrieb.
• Anbieter und Ausland: Wenn Daten bei einem ausländischen Anbieter verarbeitet werden, gelten zusätzliche Anforderungen. Siehe Datenübermittlung ins Ausland.
• EU-Bewerbende: Bewerben sich Personen aus der EU, kann die DSGVO mit weiteren Informationspflichten gelten. Das ist im Einzelfall zu klären.
• Besondere Pflichten bei Hochrisiko: Nach dem EU AI Act sind bei KI am Arbeitsplatz und in der Personalauswahl zusätzliche Informationen vorgesehen. Die Fristen und der genaue Umfang sind im Fluss; prüfen Sie den aktuellen Stand.
• Kein Ersatz für Rechtsberatung: Diese Seite gibt Orientierung, keine verbindliche Auskunft.

• Einheitlich informieren: Alle Bewerbenden einer Stelle sollten denselben Hinweis erhalten, auch jene, die per E-Mail oder Post kommen. Legen Sie dafür einen Standardtext in der Eingangsbestätigung bereit.
• Änderungen nachführen: Wechseln Sie Werkzeug oder Anbieter, passen Sie den Hinweis sofort an und bewahren Sie die alte Fassung mit Datum auf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Metallbau-Firma in Baden führt ein Bewerbungsportal mit automatischem Auslesen der Lebensläufe ein.

Vorher: Auf der Stellenseite steht kein Wort zur KI. Eine Bewerberin fragt nach der Absage, ob ihre Unterlagen von einer Maschine bewertet wurden, und fühlt sich übergangen.

Nachher: Die Personalverantwortliche ergänzt über der Schaltfläche drei Sätze: Das Portal ordnet Lebensläufe nach den ausgeschriebenen Qualifikationen, die Einladung entscheidet die Personalleiterin persönlich, und die Unterlagen werden bei Absage nach drei Monaten gelöscht. Dazu nennt sie eine E-Mail-Adresse für Fragen. Die Rückfragen gehen spürbar zurück, und sie kann nachweisen, wie sie informiert hat.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihre HR-Verantwortlichen die Hintergründe der KI-Nutzung in ihrer Rolle verstehen, bietet absofort KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen an. Die rollenbezogenen Kurse arbeiten mit einem durchgehenden Praxisfall; zur Auswahl gibt es ein kostenloses fachliches Jobrollen-Assessment. Rechtliche Texte wie den Bewerberhinweis erstellt dieses Angebot nicht; lassen Sie sie von einer Fachperson prüfen.

Häufige Fragen

Muss ich um Einwilligung bitten?

Nicht zwingend. Für die Bearbeitung von Bewerbungsdaten zur Stellenbesetzung braucht es nach Schweizer Datenschutzrecht in der Regel keine Einwilligung, aber Transparenz und Verhältnismässigkeit. Für Zusatzzwecke wie einen Talentpool ist die Lage anders, siehe Bewerberdaten speichern.

Reicht ein Satz in der Datenschutzerklärung?

Besser ist ein sichtbarer Hinweis direkt im Bewerbungsprozess, ergänzt durch die ausführliche Erklärung. Wer nur eine versteckte Passage hat, riskiert, dass die Information nicht wirklich ankommt.

Muss ich die Namen der KI-Anbieter nennen?

Das Gesetz verlangt, Empfänger oder Kategorien von Empfängern zu nennen. Für Bewerbende ist die Nennung des Anbieters oder zumindest der Art des Dienstleisters und des Landes aufschlussreich.

Was, wenn jemand die KI-Bewertung nicht akzeptieren will?

Wenn ein Mensch entscheidet, können Sie anbieten, dass dieser die Bewerbung ohne KI-Ordnung ansieht. Bei automatisierten Einzelentscheiden haben Betroffene das Recht, die Überprüfung durch eine Person zu verlangen.