KI in der Datenschutzerklärung: Vorlage zur Vorbereitung

Das Problem

Auf Ihrer Website steht eine ältere Datenschutzerklärung. Nun soll ein KI-Assistent Fragen beantworten oder das Team möchte Kundenanliegen mit KI zusammenfassen. Frau Müller soll «einfach einen KI-Absatz ergänzen», weiss aber weder, wohin die Daten gelangen, noch wie lange sie gespeichert werden.

Eine schön formulierte Vorlage kann diese Lücken verdecken. Verlässlich wird der Text erst, wenn er zu den tatsächlich eingerichteten Abläufen passt. Behandeln Sie den folgenden Entwurf deshalb als Arbeitsunterlage, nicht als fertigen Rechtstext zum unveränderten Veröffentlichen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erfassen Sie jede konkrete KI-Anwendung. Legen Sie ein Arbeitsblatt pro Vorgang an, beispielsweise Website-Chat oder interne Zusammenfassung. Notieren Sie die verwendete Funktion und den Zweck in Alltagssprache. Vermeiden Sie Sammelaussagen wie «Wir setzen moderne Technologien zur Optimierung ein».

1. Beschreiben Sie die Informationen. Listen Sie auf, welche Daten die Person selbst eingibt und welche Angaben automatisch entstehen können, etwa technische Zugriffsdaten. Ergänzen Sie, ob Gesprächsinhalte im Betrieb weiterbearbeitet werden. Nennen Sie Datenarten, ohne reale Chatverläufe in das Arbeitsblatt zu kopieren.

1. Sammeln Sie die Empfängerangaben. Empfänger sind Stellen, die Daten erhalten können, etwa der KI-Dienstleister. Verwenden Sie die vertragliche Firmenbezeichnung und prüfen Sie weitere beteiligte Dienste. Die Anleitung zum Datenschutzvertrag des Anbieters hilft, die Unterlagen zuzuordnen.

1. Klären Sie Speicherorte und Aufbewahrung. Fragen Sie nach Bearbeitungsländern, Zugriffen und tatsächlich eingestellten Löschregeln. Wenn Ihnen eine Frist fehlt, schreiben Sie «offen». Versprechen Sie keine sofortige Löschung und keine ausschliessliche Speicherung in der Schweiz, solange dies nicht belegt ist.

1. Lassen Sie KI einen verständlichen Entwurf gliedern. Übergeben Sie nur freigegebene Sachangaben und verwenden Sie die Vorlage. Verlangen Sie neben dem Entwurf eine Liste sämtlicher fehlender Informationen. Die KI soll keine Rechtsgrundlage auswählen und keine erfundenen Anbieterzusicherungen ergänzen.

1. Gleichen Sie Text und Betrieb ab. Lassen Sie IT und zuständige Fachpersonen jede Aussage bestätigen. Prüfen Sie Kontaktstelle, Betroffenenrechte und erforderliche Angaben nach dem anwendbaren Recht. Die Informationen des EDÖB sind eine amtliche Grundlage für die Schweizer Informationspflicht.

1. Veröffentlichen Sie erst nach Freigabe. Speichern Sie die freigegebene Fassung und ihr Datum intern. Platzieren Sie den Hinweis dort, wo Menschen vor der betreffenden Dateneingabe darauf zugreifen können. Vereinbaren Sie, wer ihn bei einem Anbieterwechsel oder einer neuen Funktion aktualisiert.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Arbeitsfassung eines Datenschutzhinweises, keine fertige Rechtsberatung.
Verantwortlicher Betrieb und Kontakt: [Angaben]
KI-Anwendung und Zweck: [Angaben]
Verwendete Datenarten: [Angaben]
Empfänger und Bearbeitungsländer: [bestätigte Angaben]
Aufbewahrung beziehungsweise Löschkriterien: [Angaben oder offen]
Fachlich bestätigte rechtliche Angaben: [Angaben oder offen]
Schreibe verständlich in Deutsch Schweiz.
Markiere jede Lücke mit [FACHLICH KLÄREN]. Erfinde keine Fristen oder Zusicherungen.
Gib danach eine Liste der Punkte aus, die vor Veröffentlichung bestätigt werden müssen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre geprüften Angaben; verwenden Sie für die KI-Anfrage keine vertraulichen Originalunterlagen.

Wie prüfen Sie den Text aus Sicht der Besucher?

Bitten Sie eine unbeteiligte, intern berechtigte Person, die Arbeitsfassung zu lesen. Kann sie erklären, wann KI eingesetzt wird, welche Angaben weitergegeben werden und an wen sie sich mit einer Frage wenden kann? Wenn sie dafür technische Begriffe nachschlagen muss, vereinfachen Sie die Formulierungen, ohne den Inhalt zu verändern.

Prüfen Sie anschliessend jede vereinfachte Aussage erneut gegen das Arbeitsblatt. Aus «Speicherung nach den bestätigten Löschregeln» darf beim Kürzen nicht «keine Speicherung» werden. Achten Sie auch darauf, dass ein Link auf dem Mobiltelefon gut erreichbar bleibt. Verständlichkeit und sachliche Richtigkeit müssen in der veröffentlichten Fassung zusammenkommen.

Worauf Sie achten müssen

• Der Hinweis muss zum tatsächlichen Ablauf passen. Eine allgemeine Formulierung wie «Daten werden sicher verarbeitet» erklärt weder Empfänger noch Zweck und ersetzt keine konkrete Abklärung.
• Bei Auslandbezug sind zusätzliche Angaben und Voraussetzungen zu prüfen. Die Seite KI-Datentransfer USA hilft beim Sammeln der dafür nötigen Informationen.
• Eine Erklärung heilt keine unzulässige Bearbeitung. Ändern Sie gegebenenfalls zuerst die technische Einrichtung oder den vorgesehenen Einsatz.
• Schweizer DSG und DSGVO haben nicht in jedem Punkt identische Informationsanforderungen. Kennzeichnen Sie Vorlagen aus anderen Rechtsordnungen und lassen Sie deren Übernahme prüfen.
• Lassen Sie offene Rechtsfragen anhand Ihres konkreten Falls fachlich prüfen. Eine KI kann Informationen ordnen, aber auch Regeln, Quellen und Schlussfolgerungen erfinden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Ferienwohnungsanbieter im Berner Oberland plant einen Website-Assistenten. Frau Müller erstellt einen Entwurf, in dem zunächst «keine Speicherung» steht, weil das Fenster nach dem Schliessen leer erscheint.

Bei der Rückfrage zeigt sich, dass der Dienst Gesprächsprotokolle speichert. Die zuständige Person klärt die Aufbewahrung und passt die Einrichtung an den tatsächlichen Bedarf an. Danach wird der Hinweis fachlich geprüft und mit dem Chat verknüpft. Die veröffentlichte Erklärung beschreibt nun belegte Vorgänge statt einer Vermutung aus der Benutzeroberfläche.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei absofort üben Sie den KI-Einsatz anhand konkreter Arbeitsaufgaben, etwa Bürokommunikation, Dokumentstrukturierung oder Vorbereitung von Kundenservice-Wissen. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach unterstützen das Lernen. Zum belegten Angebot gehören auch betriebliche KI-Richtlinien und die sorgfältige Prüfung von Ergebnissen. Das Angebot finden Sie unter KI-Praxiskurse von absofort.

Die Praxiskurse helfen beim Strukturieren von Dokumenten und klaren Arbeitsaufträgen. Die rechtliche Endprüfung des Datenschutzhinweises bleibt eine gesonderte Aufgabe. Eine Weiterbildung und ihr Nachweis ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung und garantieren keine vollständige Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Häufige Fragen

Muss der Name des KI-Modells im Hinweis stehen?

Entscheidend sind die erforderlichen Informationen über die Datenbearbeitung, nicht eine möglichst technische Produktliste. Lassen Sie prüfen, welche Anbieter- und Funktionsangaben im konkreten Fall nötig sind und wie sie verständlich genannt werden.

Können wir die Erklärung des Anbieters verlinken?

Ein ergänzender Link kann nützlich sein, ersetzt aber nicht automatisch die eigenen Informationspflichten. Ihr Betrieb muss den eigenen Einsatz und die zuständige Kontaktstelle nachvollziehbar beschreiben.

Gilt die Vorlage auch für einen Website-Chatbot?

Sie kann die Sammlung der Angaben unterstützen. Ein Website-Chatbot braucht zusätzlich eine Prüfung des sichtbaren Hinweises, des Gesprächsablaufs und der technischen Einbindung.