Darf KI Bewerbungen automatisch aussortieren?

Das Problem

Auf ein Inserat für eine Stelle im Büro kommen achtzig Bewerbungen. Frau Müller soll sie sichten, neben ihrer normalen Arbeit. Ein Bewerbungsprogramm bietet eine KI-Funktion an, die Dossiers bewertet und unpassende automatisch absagt. Das klingt nach einer enormen Zeitersparnis.

Doch hier geht es um Menschen und ihre berufliche Zukunft. Eine KI kann Lebensläufe falsch lesen, ungewöhnliche Laufbahnen abwerten oder unbewusst Muster aus alten Daten übernehmen. Wenn sie früher vor allem Männer für technische Stellen eingestellt sah, bevorzugt sie vielleicht wieder Männer.

Rechtlich gibt es klare Leitplanken. Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) regelt in Art. 21 die «automatisierte Einzelentscheidung». Gemeint ist eine Entscheidung, die ausschliesslich ein Computer trifft und die für die Person rechtliche Folgen hat oder sie erheblich beeinträchtigt. Eine automatische Absage kann darunter fallen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie die Anforderungen selbst fest. Schreiben Sie vor dem Einsatz der KI auf, welche Kriterien für die Stelle wirklich zählen: Ausbildung, Erfahrung, Sprachkenntnisse, Verfügbarkeit. Unterscheiden Sie zwischen «zwingend» und «wünschenswert». So bestimmen Sie, worauf die KI schaut, und nicht umgekehrt.

1. Nutzen Sie KI als Hilfe, nicht als Richterin. Lassen Sie die KI Dossiers zusammenfassen oder nach Ihren Kriterien ordnen. Die Entscheidung, wer eine Absage erhält, trifft ein Mensch, der die Unterlagen tatsächlich ansieht.

1. Schalten Sie automatische Absagen aus. Prüfen Sie in den Einstellungen des Bewerbungsprogramms, ob Absagen automatisch verschickt werden. Deaktivieren Sie diese Funktion oder stellen Sie sicher, dass jede Absage vorher von einer Person freigegeben wird.

1. Prüfen Sie Grenzfälle besonders genau. Lücken im Lebenslauf, Abschlüsse aus dem Ausland oder Quereinsteigende werden von Systemen oft schlecht bewertet. Schauen Sie diese Dossiers immer selbst an.

1. Informieren Sie die Bewerbenden. Schreiben Sie im Inserat oder in der Eingangsbestätigung, dass KI bei der Vorauswahl hilft. Eine Vorlage dafür finden Sie auf der Seite Bewerbende über KI informieren.

1. Kontrollieren Sie die Ergebnisse auf Benachteiligung. Vergleichen Sie stichprobenweise: Werden bestimmte Gruppen auffällig oft schlechter eingestuft? Hinweise zum Vorgehen gibt die Seite Diskriminierung im Recruiting erkennen.

1. Dokumentieren Sie die Entscheidung. Halten Sie kurz fest, warum eine Person abgesagt wurde. Das hilft bei Rückfragen und zeigt, dass ein Mensch entschieden hat.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage hilft, eine Bewerbung strukturiert zusammenzufassen, ohne dass die KI entscheidet:

Du unterstützt mich bei der Sichtung einer Bewerbung für die Stelle [Stellentitel].
Zwingende Anforderungen: [Liste].
Wünschenswerte Anforderungen: [Liste].
Fasse die Bewerbung in einer Tabelle zusammen: Anforderung | Hinweis im Dossier | Fundstelle.
Wenn etwas fehlt oder unklar ist, schreibe «nicht ersichtlich» statt einer Vermutung.
Triff keine Empfehlung zu Zusage oder Absage.
Berücksichtige weder Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Familienstand noch Foto.
Bewerbung (ohne Name, Adresse, Geburtsdatum und Foto): [Text]

Entfernen Sie vorher Name, Kontaktangaben und Foto und nutzen Sie die Vorlage nur in einem vom Betrieb freigegebenen KI-Dienst.

Worauf Sie achten müssen

• Automatisierte Einzelentscheidung: Nach Art. 21 DSG müssen Betroffene informiert werden, wenn eine Entscheidung ausschliesslich automatisiert erfolgt. Sie können verlangen, ihren Standpunkt darzulegen und die Entscheidung von einer natürlichen Person überprüfen zu lassen.
• Diskriminierungsverbot: Das Gleichstellungsgesetz verbietet die Benachteiligung aufgrund des Geschlechts, auch bei der Anstellung. Andere Persönlichkeitsrechte von Bewerbenden schützt das allgemeine Recht.
• Nur nötige Daten: Nach Art. 328b OR dürfen Arbeitgebende nur Daten bearbeiten, die die Eignung für die Stelle betreffen. Das gilt bereits im Bewerbungsverfahren.
• EU-Bezug: Werden Bewerbende in der EU ausgewählt, gilt KI im Recruiting nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendung. Mehr dazu unter Personalauswahl als Hochrisiko-KI.
• Speicherdauer: Bewerbungsunterlagen sollen nicht unbegrenzt in KI-Systemen liegen bleiben. Klären Sie Fristen und Löschung.
• Fehler der KI: Systeme lesen PDF-Lebensläufe manchmal falsch oder übersehen Abschnitte. Prüfen Sie Auffälligkeiten im Original.
• Einzelfall: Ob ein konkretes Verfahren zulässig ist, lassen Sie bei Bedarf fachlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Bäckerei mit drei Filialen im Kanton Bern sucht eine Fachperson für den Verkauf. Das Bewerbungsprogramm sagte bisher automatisch allen ab, die keine abgeschlossene Lehre im Detailhandel angaben. Dabei fielen auch Personen mit langjähriger Verkaufserfahrung aus dem Ausland heraus.

Neu fasst die KI jedes Dossier in einer Tabelle zusammen, und die Filialleiterin entscheidet selbst. Sie lädt zwei Bewerberinnen ein, die das System zuvor aussortiert hätte. Eine davon erhält die Stelle. Die Absagen verschickt die Leiterin weiterhin mit einer Vorlage, aber erst nach eigener Prüfung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Bewerbungen mit KI vorsortieren, unterstützt die KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen dabei, den Einsatz auf Aufgaben der Personalarbeit zu beziehen. An einem Praxisfall und mit Prompts bauen Sie ein KI-gestütztes Werkzeug für Ihren Arbeitsalltag auf. Die rechtliche Beurteilung Ihres Auswahlverfahrens bleibt davon getrennt.

Häufige Fragen

Muss ich Bewerbenden sagen, dass KI im Spiel war?

Wenn eine Entscheidung ausschliesslich automatisiert getroffen wird, verlangt das DSG eine Information. Aber auch bei blosser Unterstützung durch KI ist Offenheit empfehlenswert. Sie stärkt das Vertrauen in Ihr Verfahren.

Kann eine abgelehnte Person verlangen, dass ein Mensch nochmals hinschaut?

Bei einer ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidung ja, das sieht das DSG vor. Planen Sie deshalb einen einfachen Weg für solche Anfragen ein, zum Beispiel eine Kontaktadresse in der Absage.

Darf ich Bewerbungen in einen kostenlosen Chatdienst kopieren?

Davon ist abzuraten. Bewerbungen enthalten viele Personendaten. Nutzen Sie nur einen Dienst, den Ihr Betrieb geprüft und freigegeben hat, und entfernen Sie Name, Adresse und Foto.

Hilft KI auch dabei, Vorurteile zu verringern?

Sie kann helfen, wenn sie auf klare, sachliche Kriterien beschränkt wird. Sie kann Vorurteile aber auch verstärken. Regelmässige Kontrollen durch Menschen bleiben deshalb nötig.