Darf ich Telefongespräche mit KI mitschreiben lassen?

Das Problem

Am Telefon schreiben Sie nebenbei Notizen, verpassen dabei aber Details: eine Telefonnummer, einen Liefertermin, eine besondere Bitte. KI-Werkzeuge versprechen Abhilfe. Sie hören mit, erstellen ein Transkript, also eine wörtliche Mitschrift, und fassen das Gespräch am Ende zusammen.

Das ist bequem, aber rechtlich heikel. Wer ein Gespräch aufnimmt, ohne dass die andere Seite davon weiss, verletzt deren Vertrauen und kann sich strafbar machen. Viele Menschen sprechen am Telefon offener, gerade weil sie annehmen, dass niemand mitschneidet.

Dazu kommt der Datenschutz: Die Aufnahme und das Transkript enthalten Personendaten, manchmal auch heikle Informationen über Gesundheit, Finanzen oder Familie. Diese landen beim KI-Anbieter, oft auf Servern im Ausland.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was das Werkzeug genau tut. Nimmt es den Ton auf und speichert ihn? Erstellt es nur live ein Transkript? Wo werden Daten verarbeitet und wie lange gespeichert? Diese Angaben finden Sie in der Produktbeschreibung und den Datenschutzhinweisen. Auch eine reine Live-Transkription bearbeitet Personendaten; ob sie rechtlich einer Aufnahme gleichsteht, ist für die konkrete Technik zu prüfen.

1. Informieren Sie zu Beginn des Gesprächs. Sagen Sie gleich am Anfang klar, dass eine KI mitschreibt, wofür das Transkript verwendet wird und wann es gelöscht wird. Die Vorlage unten liefert passende Sätze.

1. Holen Sie für eine Aufnahme grundsätzlich die Zustimmung aller Teilnehmenden ein. Warten Sie auf ein klares «Ja»; Schweigen ist keine Zustimmung. Für bestimmte Telefongespräche über Bestellungen, Aufträge, Reservationen und ähnliche Geschäftsvorfälle kennt das Schweizer Strafrecht eine Ausnahme. Ob sie greift und welche Datenschutzpflichten bleiben, prüfen Sie im Einzelfall. Informieren Sie auch bei einer reinen Live-Transkription über den KI-Einsatz.

1. Bieten Sie eine Alternative an. Wer nicht einverstanden ist, soll ohne Nachteil telefonieren können. Schalten Sie das Werkzeug dann ab und notieren Sie von Hand.

1. Prüfen Sie den Anbieter. Ein KI-Dienst, der für Sie Gespräche verarbeitet, ist in der Regel ein Auftragsbearbeiter. Klären Sie Vertrag, Speicherort und Löschung. Hilfe dazu gibt Auftragsbearbeitung erkennen.

1. Achten Sie auf Berufsgeheimnisse. In Arztpraxen, Anwaltskanzleien, Treuhandbüros oder Beratungsstellen gelten strengere Regeln. Hier braucht es meist eine besonders sorgfältige Abklärung. Lesen Sie dazu Berufsgeheimnis und KI.

1. Prüfen Sie das Transkript. Spracherkennung macht Fehler, besonders bei Dialekt, Namen und Zahlen. Kontrollieren Sie wichtige Angaben, bevor Sie darauf vertrauen.

1. Löschen Sie konsequent. Bewahren Sie nur die Zusammenfassung auf, die Sie wirklich brauchen. Löschen Sie Ton und Rohtranskript nach der vereinbarten Frist, auch beim Anbieter.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich passende Ansagen formulieren:

Formuliere einen kurzen Hinweis, den ich zu Beginn eines Telefongesprächs vorlese.
Situation: [z. B. Kundentelefonat in einem Sanitärgeschäft / Beratungsgespräch]
Was die KI macht: [z. B. schreibt mit und erstellt eine Zusammenfassung, keine Tonaufnahme gespeichert]
Wofür: [z. B. Auftrag korrekt erfassen]
Löschung: [z. B. Rohtranskript nach 30 Tagen]
Alternative bei Ablehnung: [z. B. Gespräch ohne KI, Notizen von Hand]
Der Hinweis soll höchstens 50 Wörter haben, freundlich und klar sein und mit einer Frage um Zustimmung enden.
Erstelle eine Variante für Deutsch (Schweiz) mit Sie-Form und eine kürzere für die automatische Ansage am Anfang einer Hotline.

Passen Sie Zweck und Löschfrist an Ihre tatsächliche Praxis an – der Hinweis muss stimmen, sonst nützt er nichts.

Worauf Sie achten müssen

• Strafrecht Schweiz: Das Strafgesetzbuch stellt das Aufnehmen eines nicht öffentlichen Gesprächs ohne Einwilligung der anderen Beteiligten unter Strafe, auch wenn man selbst am Gespräch teilnimmt. Die Verfolgung erfolgt auf Antrag.
• Enge Ausnahme: Für bestimmte Gespräche im Geschäftsverkehr, etwa Bestellungen, Aufträge oder Reservationen, sieht das Gesetz eine Ausnahme vor. Sie ist eng begrenzt; verlassen Sie sich nicht darauf, ohne den Einzelfall prüfen zu lassen. Die Informationspflichten des Datenschutzes gelten trotzdem.
• Datenschutz: Das DSG verlangt, dass Betroffene über die Bearbeitung ihrer Daten informiert werden. Sammeln Sie nur, was Sie brauchen, und löschen Sie den Rest.
• Andere Länder: Bei Gesprächen mit Personen in Deutschland oder Österreich gelten deren Regeln zusätzlich. Auch dort ist das heimliche Aufnehmen grundsätzlich strafbar.
• Mitarbeitende: Eine dauerhafte Aufzeichnung von Gesprächen der eigenen Mitarbeitenden kann eine unzulässige Verhaltensüberwachung sein.
• Fehler im Transkript: Ein falsches Transkript kann zu Missverständnissen führen. Mehr dazu unter Fehler bei KI-Transkriptionen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Hausverwaltung in Bern erhält täglich viele Anrufe von Mieterinnen zu Reparaturen. Die Sachbearbeiterin hat sich ein KI-Werkzeug installiert, das mitschreibt. Zunächst nutzte sie es, ohne etwas zu sagen.

Nach einem Hinweis der Geschäftsleitung ändert sie das Vorgehen. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt sie: «Darf eine KI mitschreiben, damit ich Ihre Meldung korrekt erfasse? Die Mitschrift wird nach 30 Tagen gelöscht.» Fast alle stimmen zu, zwei Anrufer lehnen ab und werden von Hand protokolliert. Die Verwaltung hält das Vorgehen in einer kurzen Weisung fest und prüft den Vertrag mit dem Anbieter.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kursbereich KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort gibt es Kurse zur Bürokommunikation, etwa zu Meetings, E-Mails und Copilot, sowie zu betrieblichen KI-Richtlinien. Sie lernen dort, KI für Protokolle und Zusammenfassungen einzusetzen und klare Regeln für Ihr Team festzulegen.

Die Kurse laufen online im eigenen Tempo mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach; der Abschluss ist verifizierbar. Die strafrechtliche oder datenschutzrechtliche Prüfung Ihres konkreten Einsatzes ersetzen sie nicht.

Häufige Fragen

Gilt das auch für Videokonferenzen?

Ja, die gleichen Grundsätze gelten für Videokonferenzen. Besonders bei automatischen Mitschreib-Bots, die einer Besprechung beitreten, sollten alle vorher informiert werden. Lesen Sie dazu Meeting-Bot in der Einladung.

Reicht ein Hinweis auf der Website oder in den AGB?

Ein solcher Hinweis ist eine Ergänzung, ersetzt aber nicht die Information zu Beginn des Gesprächs. Die anrufende Person muss erkennen können, dass jetzt mitgeschrieben wird, und reagieren können.

Darf ich nur Notizen von der KI machen lassen, ohne Ton zu speichern?

Auch dann verarbeitet das Werkzeug das gesprochene Wort. Informieren Sie die Beteiligten und prüfen Sie Datenschutz, Geheimhaltung und die konkrete Technik. Ob für die reine Live-Transkription dieselben strafrechtlichen Regeln wie für eine Aufnahme gelten, lässt sich nicht pauschal beantworten.