KI-Protokoll im Meeting: Wie informiere ich die Teilnehmenden?

Das Problem

Viele Videokonferenz-Programme bieten inzwischen einen KI-Protokollassistenten an. Das ist ein Zusatzprogramm, das die Besprechung mithört, das Gesprochene in Text umwandelt (Transkription) und daraus eine Zusammenfassung mit Aufgaben erstellt. Für Frau Müller, die sonst jede Sitzung von Hand protokolliert, klingt das nach einer grossen Entlastung.

Der Haken: Wer ein Gespräch aufnimmt oder mitschreiben lässt, bearbeitet die Worte, Stimmen und manchmal auch die Bilder anderer Menschen. In der Schweiz ist das heimliche Aufnehmen eines nicht öffentlichen Gesprächs ohne Einwilligung der anderen Beteiligten strafbar (Art. 179ter Strafgesetzbuch). Zudem verlangt das Datenschutzgesetz, dass Menschen erkennen können, was mit ihren Angaben geschieht.

Ein kurzer Satz wie «Der Bot läuft übrigens mit» reicht deshalb oft nicht. Teilnehmende sollen vorher wissen, was aufgezeichnet wird, wo die Daten landen und dass sie ablehnen dürfen. Sonst entsteht Misstrauen, und im schlimmsten Fall ein rechtliches Problem.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was der Assistent genau macht. Öffnen Sie die Einstellungen Ihres Konferenzprogramms oder fragen Sie Ihre IT. Notieren Sie: Wird Ton, Bild oder nur Text gespeichert? Wo liegen die Daten, und wie lange? Wer im Betrieb hat Zugriff? Ohne diese Antworten können Sie niemanden ehrlich informieren.

1. Prüfen Sie die interne Freigabe. Fragen Sie, ob der Protokollassistent in Ihrem Betrieb erlaubt ist und für welche Sitzungen. Für vertrauliche Gespräche, etwa über Personalfragen oder Gesundheit, gelten oft strengere Regeln. Eine KI-Richtlinie für Mitarbeitende hilft, das einheitlich festzulegen.

1. Formulieren Sie den Hinweis für die Einladung. Lassen Sie die KI mit der Vorlage unten einen kurzen, freundlichen Text schreiben. Er gehört direkt in die Kalendereinladung, damit alle Teilnehmenden ihn vor dem Termin lesen.

1. Bieten Sie einen einfachen Weg zur Ablehnung an. Schreiben Sie in die Einladung, wie man widersprechen kann, zum Beispiel per Antwort-E-Mail bis zum Vortag. Legen Sie vorher fest, was dann passiert: Der Assistent bleibt ausgeschaltet, und jemand schreibt von Hand mit.

1. Wiederholen Sie den Hinweis zu Beginn der Sitzung. Sagen Sie vor dem Einschalten kurz, dass ein KI-Protokoll vorgesehen ist, und fragen Sie nach Einwänden. Viele Programme zeigen zusätzlich ein Symbol oder eine Meldung an. Verlassen Sie sich nicht allein darauf, denn externe Gäste übersehen solche Anzeigen leicht.

1. Prüfen Sie das KI-Protokoll vor dem Versand. Die Zusammenfassung kann Aussagen falsch zuordnen, Namen verwechseln oder Nebenbemerkungen übernehmen, die nicht ins Protokoll gehören. Lesen Sie den Text vollständig und korrigieren Sie ihn, bevor Sie ihn verteilen.

1. Löschen Sie, was nicht mehr gebraucht wird. Bewahren Sie das bereinigte Protokoll auf, aber nicht automatisch auch die vollständige Aufnahme. Stellen Sie im Programm eine passende Löschfrist ein, sofern das möglich ist.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistentin für Büroorganisation in einem Schweizer KMU.
Schreibe einen kurzen Hinweis für eine Kalendereinladung (max. 120 Wörter, Deutsch Schweiz, Sie-Form, freundlich).
Inhalt:
- In der Sitzung [Titel der Sitzung] am [Datum] nutzen wir den KI-Protokollassistenten [Name des Programms].
- Er erfasst: [Ton / Text / Bild].
- Zweck: [z. B. Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben].
- Speicherort und Aufbewahrung: [Ort], [Frist].
- Das Protokoll erhalten: [Personenkreis].
- Wer nicht einverstanden ist, meldet sich bis [Frist] bei [Kontakt]. Dann schalten wir den Assistenten nicht ein.
Schreibe sachlich, ohne Werbesprache und ohne rechtliche Zusicherungen. Markiere fehlende Angaben mit [OFFEN].

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch die tatsächlichen Einstellungen Ihres Programms; erfinden Sie keine Speicherorte oder Fristen, die Sie nicht geprüft haben.

Worauf Sie achten müssen

• Einverständnis aller Beteiligten: Bei Tonaufnahmen nicht öffentlicher Gespräche braucht es in der Schweiz grundsätzlich die Einwilligung der anderen Teilnehmenden. Ob eine reine Live-Transkription ohne gespeicherte Tonspur anders zu beurteilen ist, lassen Sie im Zweifel fachlich prüfen.
• Externe Gäste: Kundinnen, Lieferanten oder Bewerbende kennen Ihre internen Regeln nicht. Sie müssen besonders klar informiert werden, idealerweise schriftlich.
• Personendaten im Protokoll: Ein Protokoll enthält Namen, Meinungen und manchmal heikle Angaben. Prüfen Sie mit der Seite Personendaten erkennen, was davon wirklich festgehalten werden muss.
• Fehler der KI: Spracherkennung hat Mühe mit Dialekt, Fachbegriffen und durcheinander sprechenden Personen. Ein ungeprüftes KI-Protokoll kann Aussagen verfälschen.
• Anbieter und Ausland: Viele Protokolldienste verarbeiten Daten auf Servern ausserhalb der Schweiz. Ob das zulässig ist, klärt die zuständige Stelle im Betrieb anhand des Vertrags.
• Kein Ersatz für Rechtsberatung: Diese Seite gibt Grundsätze wieder. Für besondere Sitzungen, etwa Personalgespräche oder Verhandlungen, lassen Sie den Einzelfall prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeindeverwaltung im Kanton Solothurn möchte für ihre wöchentliche Teamsitzung einen KI-Protokollassistenten testen. Bisher schickte die Sachbearbeiterin die Einladung ohne Hinweis und schaltete den Assistenten zu Beginn einfach ein. Ein Kollege fragte danach irritiert, ob seine spontane Kritik am Budget jetzt irgendwo gespeichert sei.

Nachher steht in jeder Einladung ein kurzer Absatz mit Zweck, Speicherdauer und Kontakt für Einwände. Zu Beginn fragt die Sitzungsleitung kurz nach. Bei der Sitzung mit einem externen Planungsbüro bleibt der Assistent aus, weil dessen Vertreterin lieber ohne Aufnahme spricht. Das Protokoll schreibt an diesem Tag wieder ein Mensch.

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Sie lernen im eigenen Tempo, unterstützt durch einen KI-Lerncoach, und schliessen mit einem verifizierbaren Nachweis ab. Eine rechtliche Prüfung Ihrer konkreten Sitzungsabläufe ersetzt der Kurs nicht.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn das Programm automatisch «Aufnahme läuft» anzeigt?

Eine solche Anzeige ist hilfreich, ersetzt aber keine verständliche Information vorab. Teilnehmende sollen vor der Sitzung entscheiden können, ob sie einverstanden sind. Bei externen Gästen ist ein schriftlicher Hinweis in der Einladung deutlich sicherer.

Darf ich das KI-Protokoll an Personen schicken, die nicht dabei waren?

Das hängt vom Zweck und vom Inhalt ab. Nennen Sie den Empfängerkreis schon in der Einladung und schicken Sie nur das geprüfte Protokoll, nicht die vollständige Aufnahme. Vertrauliche Passagen streichen Sie vorher.

Was mache ich, wenn jemand erst mitten in der Sitzung widerspricht?

Schalten Sie den Assistenten sofort aus und klären Sie, ob bereits erfasste Teile gelöscht werden sollen. Halten Sie den Rest der Sitzung von Hand fest. Ein Widerspruch sollte nie zu Nachteilen für die Person führen.

Gilt das auch für Telefonate mit Kundschaft?

Ja, die Grundsätze sind ähnlich, weil auch dort ein nicht öffentliches Gespräch aufgezeichnet wird. Mehr dazu finden Sie auf der Seite Telefongespräche mit KI mitschreiben.