KI bei der Personalauswahl: Welche Grenzen müssen wir prüfen?

Das Problem

Auf eine Stelle bewerben sich 80 Personen. Die Personalverantwortliche hat Zeit für 15 Gespräche. Wer wird eingeladen? Eine KI könnte Lebensläufe lesen, vergleichen und sortieren. Das klingt verlockend, und viele Anbieter werben genau damit.

Doch bei der Personalauswahl geht es um Menschen und ihre Chancen. Eine KI kann Muster aus der Vergangenheit übernehmen, etwa dass früher vor allem Männer eingestellt wurden. Sie kann Lücken im Lebenslauf oder einen ausländischen Namen ungerecht gewichten. Und die Bewerbenden wissen nicht, nach welchen Kriterien entschieden wird.

Dazu kommen rechtliche Fragen: Bewerbungsunterlagen sind Personendaten, oft sehr persönliche. Die Frage, was eine KI übernehmen darf, hat daher nicht nur eine technische, sondern auch eine rechtliche und ethische Seite.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben trennen. Unterscheiden Sie Vorbereiten (Unterlagen zusammenfassen, Fragen für Gespräche entwerfen, Absagen formulieren) von Entscheiden (wer wird eingeladen, wer eingestellt). Vorbereiten ist unproblematischer. Beim Entscheiden braucht es einen Menschen.

1. Kriterien vorab festlegen. Schreiben Sie auf, welche fachlichen Anforderungen gelten, bevor Sie Unterlagen lesen. So vermeiden Sie, dass Kriterien nachträglich zum Bewerber passend gemacht werden. Siehe Bewerbervergleich mit Kriterienmatrix.

1. Datenschutz klären. Bewerbungsunterlagen enthalten Personendaten. Prüfen Sie, ob Ihr Werkzeug dafür freigegeben ist und wie es mit Daten umgeht. Siehe Personaldaten in KI-Tools.

1. Bewerbende informieren. Sagen Sie in der Ausschreibung oder Eingangsbestätigung, wenn KI beim Bearbeiten hilft. Transparenz schafft Vertrauen und ist je nach Einsatz auch rechtlich geboten.

1. Daten reduzieren. Entfernen Sie für die Vorauswahl Merkmale, die nichts mit der Eignung zu tun haben: Name, Foto, Alter, Geschlecht, Herkunft, Familienstand. Das verringert das Risiko unbewusster Benachteiligung.

1. KI-Ergebnisse als Hinweis behandeln. Lesen Sie Unterlagen selbst, besonders bei Grenzfällen. Verlassen Sie sich nicht auf eine Rangliste oder einen Punktwert.

1. Begründung festhalten. Notieren Sie für jede Absage und jede Einladung den fachlichen Grund. Eine Begründung, die nur auf einer KI-Bewertung beruht, genügt nicht.

1. Stichproben auf Fairness. Prüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob bestimmte Gruppen systematisch weniger Einladungen erhalten. Falls ja, ändern Sie das Vorgehen.

1. Rechtliche Einordnung klären. Lassen Sie den Einsatz bei Unsicherheit von einer Fachperson prüfen, insbesondere wenn Sie Bewerbende aus der EU haben oder Systeme nutzen, die Personen automatisch bewerten.

Vorlage zum Kopieren

Für das Vorbereiten, nicht das Entscheiden, eignet sich dieser Auftrag. Geben Sie nur bereinigte Angaben ein.

Du unterstützt eine Personalverantwortliche in einem Schweizer KMU bei der Vorbereitung einer Auswahl. Du entscheidest nichts und bewertest keine Personen.

Stelle: [Bezeichnung]
Fachliche Anforderungen (festgelegt vor der Sichtung):
1. [z. B. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung]
2. [z. B. Erfahrung in der Debitorenbuchhaltung]
3. [z. B. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift]

Unten steht der bereinigte Lebenslauf einer Bewerbung (ohne Name, Foto, Alter, Geschlecht, Herkunft).
Aufgabe:
1. Nenne zu jeder Anforderung die Stellen im Lebenslauf, die dazu passen, mit Zitat.
2. Nenne Anforderungen, zu denen sich nichts findet: «nicht ersichtlich».
3. Formuliere zwei Fragen für das Gespräch zu offenen Punkten.
Vergib keine Punkte, keine Rangfolge, keine Empfehlung «einladen / ablehnen».

Lebenslauf: [bereinigten Text einfügen]

Passen Sie die Anforderungen an Ihre Stelle an. Die Entscheidung über Einladung und Anstellung treffen Sie.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz im Bewerbungsverfahren: Arbeitgeber dürfen Daten von Bewerbenden nur bearbeiten, soweit sie für die Eignung für die Stelle erforderlich sind (Art. 328b OR). Das gilt nach verbreiteter Auffassung bereits vor der Anstellung. Das Datenschutzgesetz (DSG) gilt zusätzlich.
• Automatisierte Einzelentscheidungen: Das DSG regelt Fälle, in denen eine Entscheidung ausschliesslich automatisiert getroffen wird und die betroffene Person erheblich beeinträchtigt (Art. 21 DSG). Dann bestehen Informationspflichten. Lassen Sie den Einzelfall prüfen.
• EU AI Act: Die EU-KI-Verordnung zählt KI-Systeme für Einstellung und Auswahl zu den Hochrisiko-Systemen. Wer Bewerbende in der EU betrifft oder seine Systeme dort einsetzt, sollte das prüfen. Details zu Pflichten und Fristen klären Sie fachlich, siehe KI-Personalauswahl als Hochrisiko.
• Diskriminierung: Benachteiligungen aufgrund von Geschlecht, Herkunft, Alter oder Behinderung sind unzulässig. KI kann solche Muster verstärken.
• Black Box: Wenn niemand erklären kann, wie ein Ergebnis zustande kam, ist die Begründung gegenüber Bewerbenden unmöglich.
• Emotionserkennung und Videoanalyse: Programme, die aus Gesicht oder Stimme auf Persönlichkeit schliessen wollen, sind wissenschaftlich umstritten und im EU-Recht am Arbeitsplatz verboten. Verzichten Sie darauf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Logistikunternehmen im Kanton Aargau erhält auf eine Disponentenstelle 64 Bewerbungen. Die Personalleiterin Frau Haas möchte Zeit sparen. Zuerst legt sie fünf fachliche Kriterien fest. Dann lässt sie die Unterlagen bereinigen: Name, Foto, Geburtsdatum und Nationalität werden entfernt.

Die KI fasst zu jedem Lebenslauf zusammen, welche Kriterien belegt sind, und gibt keine Rangliste aus. Frau Haas liest die Zusammenfassungen und die Originale von 20 Personen und lädt 12 ein. Bei zwei Absagen schreibt sie die Begründung selbst. In der Eingangsbestätigung steht, dass bei der Vorbereitung Software unterstützt, die Entscheidung aber von Menschen getroffen wird. Nach drei Monaten prüft sie, ob Einladungen gleichmässig auf die Gruppen verteilt sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team versteht, welche Aufgaben sich für KI eignen und wie man mit Personendaten sorgfältig umgeht, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Sie umfasst KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, Datenschutz mit Schweizer Praxisbezug, den EU AI Act bei EU-Bezug und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten.

Das Lernen geschieht im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen, und für Firmenlösungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Eine rechtliche Prüfung Ihres Auswahlverfahrens ersetzt der Kurs nicht.

Häufige Fragen

Darf ich einen Chatbot Lebensläufe bewerten lassen?

Das ist rechtlich und fachlich heikel. Verwenden Sie die KI zur Vorbereitung und Zusammenfassung, nicht für Punktwerte oder Ranglisten, und lassen Sie Daten vorher bereinigen.

Muss ich Bewerbende informieren, wenn ich KI nutze?

Transparenz ist empfehlenswert und je nach Einsatz rechtlich geboten. Prüfen Sie Ihren Fall mit einer Fachperson, besonders bei automatisierten Entscheidungen oder EU-Bezug.

Wie erkenne ich, ob eine Software diskriminiert?

Fragen Sie den Anbieter nach Testverfahren und Daten, und prüfen Sie selbst Stichproben der Ergebnisse nach Gruppen. Wie man Anzeigen auf Benachteiligung prüft, steht unter Diskriminierende Stellenanzeigen prüfen.