Bewerbungsunterlagen mit KI sachlich zusammenfassen

Das Problem

Auf eine Stelle gehen 40 Bewerbungen ein. Jede besteht aus einem Lebenslauf, einem Motivationsschreiben und Zeugnissen, alle in verschiedenen Formaten und Aufbauten. Die Personalverantwortliche hat nur wenige Stunden Zeit. Wer ermüdet, liest nicht mehr genau. Wichtiges fällt unter den Tisch, und die Eindrücke sind schwer zu vergleichen.

Eine KI kann diese Arbeit erleichtern, indem sie die Unterlagen in eine einheitliche Übersicht überträgt: Stationen, Ausbildungen, Kenntnisse, Sprachen. So sieht man auf einen Blick, was im Dossier steht. Das spart Zeit, und es hilft, nicht von der Gestaltung oder vom ersten Eindruck beeinflusst zu werden.

Dabei gibt es zwei klare Grenzen: Die KI darf nichts hinzuerfinden und niemanden bewerten. Und Bewerbungen enthalten Personendaten, die geschützt werden müssen. Dieser Beitrag zeigt einen sachlichen, vorsichtigen Weg. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck und Rahmen klären. Wofür dient die Zusammenfassung? Zum Ordnen der Unterlagen, nicht zum Entscheiden. Legen Sie fest, wer Zugriff auf die Daten hat.

1. Datenschutz prüfen. Bewerbende vertrauen Ihnen sensible Daten an. Informieren Sie sie in der Datenschutzerklärung, wie Sie die Daten bearbeiten, auch mit KI-Hilfe. Siehe Bewerber informieren: Vorlage.

1. Zulässiges Werkzeug wählen. Geben Sie vollständige Bewerbungen nur in Werkzeuge ein, die Sie dafür zulassen dürfen. Öffentliche KI-Dienste sind dafür meist ungeeignet.

1. Daten reduzieren. Entfernen Sie Name, Adresse, Geburtsdatum, Foto und Nationalität, soweit sie für die Übersicht nicht nötig sind. Das erleichtert auch eine sachliche Beurteilung.

1. Übersicht erstellen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten und lassen Sie pro Dossier eine Tabelle mit Stationen, Ausbildungen, Kenntnissen und Fundstellen erstellen.

1. Mit dem Original vergleichen. Prüfen Sie Stichproben und wichtige Angaben im Dossier. Hat die KI etwas weggelassen oder hinzugefügt? Lücken im Lebenslauf lässt sie manchmal «verschwinden».

1. Auswahl selbst treffen. Beurteilen Sie anhand des Anforderungsprofils, wen Sie einladen. Siehe Bewerbungen vergleichen: Kriterienmatrix.

1. Löschen und dokumentieren. Löschen Sie Daten abgelehnter Bewerbender nach Ablauf der festgelegten Frist, und halten Sie fest, welche Werkzeuge Sie verwendet haben.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt eine Personalverantwortliche in einem Schweizer KMU bei der sachlichen Zusammenfassung einer Bewerbung. Du bewertest die Person nicht, du vergleichst nicht und du erfindest nichts.

Bewerbungstext (ohne Name, Adresse, Geburtsdatum, Foto):
[Lebenslauf und Schreiben einfügen]

Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle «Berufliche Stationen»: Zeitraum | Funktion | Arbeitgeber (Branche genügt) | genannte Tätigkeiten.
2. Erstelle eine Tabelle «Ausbildung und Weiterbildung»: Zeitraum | Abschluss/Kurs | Institution.
3. Liste genannte Kenntnisse (Software, Sprachen mit Niveau, Zertifikate) auf, so wie sie im Dokument stehen.
4. Nenne Lücken im Lebenslauf (Zeiträume ohne Angabe) und unklare Angaben, ohne sie zu bewerten.
5. Schreibe bei jeder Angabe die Fundstelle (Lebenslauf/Schreiben).
Gib keine Einschätzung zur Eignung, zum Charakter oder zur Motivation ab. Wenn etwas nicht im Text steht, schreibe «nicht angegeben».

Prüfen Sie Ergebnisse immer gegen die Originalunterlagen; Rückfragen zu Lücken stellen Sie den Bewerbenden im Gespräch selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz im Bewerbungsverfahren: Das Obligationenrecht begrenzt, welche Daten ein Arbeitgeber über Arbeitnehmende bearbeiten darf, nämlich solche zur Eignung und zur Durchführung des Arbeitsvertrags. Die Grundsätze sind in der Praxis auch für Bewerbungsverfahren wichtig. Dazu kommen die Regeln des Datenschutzgesetzes. Prüfen Sie Einzelfragen mit einer Fachperson.
• Zweckbindung: Bewerbungsdaten dienen der Besetzung dieser Stelle. Für andere Zwecke, etwa spätere Stellen, brauchen Sie in der Regel das Einverständnis. Siehe Bewerberdaten speichern.
• Keine Bewertung durch KI: Systeme, die Bewerbende automatisiert bewerten oder aussortieren, bergen Risiken für Fairness und Recht. Bei EU-Bezug können zusätzliche Regeln gelten. Siehe Grenzen von KI bei der Personalauswahl.
• Fehler und Auslassungen: KI kann Angaben verwechseln, Lücken überspringen oder Zeiträume falsch zusammenzählen. Kontrollieren Sie wichtige Punkte.
• Sensible Angaben: Gesundheit, Familie, Religion und Ähnliches gehören nicht in eine Auswertung, es sei denn, sie sind für die Stelle nötig und zulässig. Streichen Sie sie.
• Transparenz: Bewerbende sollten wissen, wie ihre Daten bearbeitet werden. Seien Sie ehrlich und klar.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Treuhandfirma in Zug sucht eine Sachbearbeiterin Buchhaltung und erhält 32 Bewerbungen. Die Personalverantwortliche möchte die Unterlagen vergleichbar machen. Sie entfernt vor der Eingabe Namen, Adressen und Fotos und nutzt ein Werkzeug, das ihr interner Datenschutz zugelassen hat.

Die KI erstellt pro Dossier eine Übersicht. Bei einer Bewerbung markiert sie eine Lücke von zwei Jahren, bei einer anderen fehlt die Angabe zum Abschluss. Die Verantwortliche prüft die Originalunterlagen und stellt fest, dass die Übersicht bei einem Dossier eine Fremdsprache als «fliessend» führt, im Lebenslauf aber «Grundkenntnisse» steht. Sie korrigiert das.

Dann vergleicht sie die Dossiers anhand der Kriterien des Profils. Vorher las sie bis spät in die Nacht, nachher hat sie in einem Nachmittag eine saubere Grundlage. Löschen nach Abschluss ist fester Bestandteil des Ablaufs.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie KI in Bewerbung und Recruiting fair und sorgfältig einsetzen, bietet absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben an. Auf der Seite KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind unter anderem Bewerbung, Recruiting und faire Auswahlvorbereitung sowie betriebliche KI-Richtlinien beschrieben.

Die Kurse sind online und mit Praxisaufgaben aufgebaut. Eine Rechtsberatung zum Datenschutz im Personalwesen bieten sie nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Bewerbungen in ChatGPT oder ähnliche Dienste laden?

Das ist heikel, weil dabei Personendaten an einen Anbieter gehen. Klären Sie Vertrag, Standort und Weiterverwendung, und informieren Sie die Bewerbenden. Eine einfache Regel: Verwenden Sie nur Werkzeuge, die Ihr Datenschutz freigegeben hat.

Soll die KI eine Rangliste der Bewerbenden erstellen?

Davon ist abzuraten. Bewertungen von Personen gehören in Menschenhand und folgen nachvollziehbaren Kriterien. Die KI kann beim Ordnen helfen.

Wie lange darf ich Bewerbungen aufbewahren?

Das hängt vom Einzelfall und der Einwilligung ab. Legen Sie eine Frist fest, informieren Sie die Bewerbenden und löschen Sie danach. Klären Sie Details mit einer Fachperson.