Erfahrungswissen vor einer Pensionierung mit KI sichern

Das Problem

Frau Keller arbeitet seit 32 Jahren im Betrieb und geht in einem Jahr in Pension. Sie weiss, welcher Kunde welche Eigenheiten hat, wie man mit einem bestimmten Lieferanten verhandelt, warum eine Maschine bei Kälte anders läuft und wo die Ausnahmen in den Abläufen liegen. Nichts davon steht irgendwo. Wenn sie geht, geht das Wissen mit.

Das ist ein häufiges Problem in Betrieben mit langjährigen Mitarbeitenden. Erfahrungswissen sitzt in Köpfen, Gewohnheiten und Beziehungen. Es lässt sich nicht einfach «hochladen». Je später man damit beginnt, desto mehr geht verloren, und desto grösser ist der Druck.

KI kann den Prozess erleichtern: Sie hilft, Gespräche vorzubereiten, Notizen zu ordnen, Lücken zu erkennen und Texte zu formulieren. Das Wissen selbst kommt aber von der Person. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie vorgehen, ohne die Mitarbeiterin zu überfordern oder zu entwerten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beginnen Sie früh und sprechen Sie offen. Idealerweise ein Jahr vor dem Austritt. Erklären Sie der Person, dass ihr Wissen wertvoll ist und warum Sie es festhalten wollen. Sagen Sie, dass es um Wertschätzung geht, nicht um «Ersetzen». Planen Sie Zeit im Arbeitsalltag dafür ein.

1. Finden Sie heraus, was wichtig ist. Welche Aufgaben, Beziehungen und Entscheidungen hängen an der Person? Wo ist das Wissen kritisch (nur sie kann es), wo nur praktisch? Eine Liste mit zehn bis zwanzig Themen genügt. Siehe Wissenslücken erkennen.

1. Bereiten Sie die Gespräche vor. Lassen Sie sich mit KI Fragen für jedes Thema vorschlagen: Wie läuft der Ablauf wirklich? Welche Fehler passieren oft? Was würden Sie einer Nachfolgerin als Erstes sagen? Welche Ausnahmen gibt es? Siehe Wissensinterview-Leitfaden.

1. Führen Sie kurze, regelmässige Gespräche. Eine Stunde pro Woche zu einem Thema ist besser als ein Marathon. Nehmen Sie Notizen auf oder, wenn alle zustimmen, mit Transkription (siehe Meeting-Aufnahme: Datenschutz). Lassen Sie die Person erzählen, zeigen und an echten Fällen erklären.

1. Lassen Sie die KI ordnen und entwerfen. Fügen Sie die Notizen (ohne Namen von Kunden oder Kolleginnen, wo nicht nötig) in ein freigegebenes Werkzeug ein und bitten Sie um eine Gliederung, eine Zusammenfassung pro Thema, offene Fragen und einen Entwurf einer Anleitung oder eines Merkblatts. Verlangen Sie, dass nichts hinzugefügt wird.

1. Lassen Sie die Person prüfen und ergänzen. Zeigen Sie ihr die Entwürfe: Stimmt das? Was fehlt? Was ist missverständlich? Korrekturen sind Gold wert. Die KI kann Zusammenhänge falsch verstehen; nur die Person weiss, was gemeint war.

1. Überführen Sie das Wissen in nutzbare Form. Anleitungen, Checklisten, Kontaktlisten, Fallbeispiele, kurze Videos oder Einträge in der Wissensdatenbank. Legen Sie fest, wo sie liegen und wer sie pflegt. Ergänzen Sie persönliche Übergaben: Nachfolgerin begleitet die Person bei Terminen und Kunden. Siehe Wissensdatenbank aufbauen.

Welche Art von Wissen, welche Form?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Geben Sie keine Namen von Kunden oder Kolleginnen ein, wenn sie nicht nötig sind.

Eine langjährige Mitarbeiterin in der Funktion [Funktion] geht in [Zeitraum] in Pension. Ihre Aufgaben: [Liste]. Wir wollen ihr Erfahrungswissen sichern.
Erstelle: 1. für jedes der folgenden Themen [Themenliste] einen Interviewleitfaden mit acht offenen Fragen (Ablauf, Ausnahmen, häufige Fehler, Erfahrungswerte, Beziehungen, Tipps für Nachfolgende),
2. eine Vorlage für Notizen pro Gespräch,
3. nach dem Gespräch: eine Struktur für ein Merkblatt (Zweck, Ablauf, Ausnahmen, Fehlerquellen, Kontakte, Ansprechperson),
4. eine Liste von Fragen, die helfen, Lücken zu erkennen («Was würde passieren, wenn niemand das mehr weiss?»).
Hier meine Gesprächsnotizen (anonymisiert): [Notizen einfügen, falls vorhanden]. Ordne sie und markiere Unklares mit [klären]. Füge nichts hinzu. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Funktion und Themen an; wiederholen Sie die Vorlage pro Gespräch mit den jeweiligen Notizen.

Worauf Sie achten müssen

• Wertschätzung zuerst: Wer sich als «Wissensquelle» ausgepresst fühlt, blockiert. Betonen Sie die Anerkennung ihrer Leistung und lassen Sie die Person mitbestimmen, was festgehalten wird.
• Freiwilligkeit und Datenschutz: Persönliche Einschätzungen über Kolleginnen und Kunden sind sensibel. Halten Sie nur fest, was für die Nachfolge nötig ist. Nehmen Sie nur auf, wenn die Person zugestimmt hat. Siehe KI bei Besprechungsaufnahmen.
• Vertrauliches: Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse gehören nur in freigegebene Werkzeuge. Prüfen Sie, was die KI erhält.
• KI kann Erfahrungswissen nicht ersetzen: Vieles ist implizit und zeigt sich im Tun. Gemeinsame Arbeit mit der Nachfolgerin bleibt der beste Weg. KI ergänzt, ersetzt aber nicht.
• Aktualität: Festgehaltenes Wissen veraltet. Legen Sie Verantwortliche fest und prüfen Sie nach einem Jahr, ob es genutzt wird.
• Arbeitsrechtliche Fragen: Wenn Vereinbarungen zur Übergabe, zum Pensum oder zur Vergütung nötig sind, klären Sie diese im Gespräch und mit der Personalverantwortlichen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Metallbaubetrieb in Reinach geht Herr Bucher, der seit 30 Jahren die Arbeitsvorbereitung leitet, in einem halben Jahr in Pension. Frau Müller aus der Geschäftsleitung koordiniert die Übergabe an seinen Nachfolger.

Sie plant mit Herrn Bucher zwölf Wochen mit je einer Stunde Gespräch zu zwölf Themen. Mit KI bereitet sie die Leitfäden vor, ordnet seine Notizen und entwirft Merkblätter, die er jeweils korrigiert. Dabei kommen Dinge zutage, die nirgends standen, etwa welche Lieferanten bei Terminnot Lösungen finden. Der Nachfolger begleitet ihn parallel zu Kundenterminen. Die Merkblätter liegen heute in der Wissensdatenbank und werden vom Nachfolger weitergepflegt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie Gespräche vorbereiten, Notizen mit KI ordnen und Dokumentationen erstellen, behandeln die Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort: Bürokommunikation, Projektmanagement, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Eine Begleitung Ihres Wissenstransfers ist nicht Teil dieses Kursangebots.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit sollten wir einplanen?

Das hängt von Umfang und Bedeutung des Wissens ab. Eine feste, regelmässige Zeit über mehrere Monate funktioniert besser als wenige lange Termine. Planen Sie Entlastung im Alltag ein.

Was, wenn die Person nicht mitmachen will?

Suchen Sie das Gespräch: Oft stecken Sorgen dahinter, etwa Angst, überflüssig zu werden. Zeigen Sie, wie das Wissen genutzt wird, und lassen Sie die Person mitentscheiden. Zwingen können Sie niemanden.

Reicht es, wenn die KI alles aus den Mails zusammenfasst?

Nein. Mails zeigen nur einen Teil. Das Wichtigste, Zusammenhänge, Gründe und Ausnahmen, kommt aus Gesprächen und gemeinsamer Arbeit.