KI bei Besprechungsaufnahmen: Was müssen wir vorher klären?

Das Problem

Die Sitzung dauert zwei Stunden, es werden Beschlüsse gefasst, Aufgaben verteilt, und niemand hat Lust, ein Protokoll zu schreiben. Ein KI-Werkzeug könnte die Besprechung aufnehmen, in Text umwandeln und eine Zusammenfassung mit Aufgabenliste erstellen. In Videokonferenzen ist das mit einem Klick möglich, und manche Werkzeuge schicken sogar einen «Notizassistenten» in die Besprechung.

Doch mit der Aufnahme beginnen Fragen: Wissen alle Beteiligten davon? Dürfen Kunden, Lieferanten oder externe Gäste mitgeschnitten werden? Wohin gehen die Aufnahmen, wer kann sie hören, wie lange bleiben sie gespeichert? Was ist, wenn jemand etwas Vertrauliches sagt, das nicht aufgezeichnet werden sollte?

Stimme und Gesprochenes sind besonders persönlich. Ohne klare Regeln entsteht schnell Unbehagen, im ungünstigen Fall auch ein Rechtsproblem. Dieser Beitrag hilft Ihnen, die Fragen vorher zu klären. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Zweck. Wozu brauchen Sie die Aufnahme: Protokoll, Aufgabenliste, Nachvollziehbarkeit? Wenn ein Protokoll mit Stichworten genügt, ist keine Aufnahme nötig. Je enger der Zweck, desto leichter die Rechtfertigung.

1. Unterscheiden Sie die Besprechungsarten. Interne Teamsitzungen, Kundengespräche, Gespräche mit Lieferanten, Personalgespräche, Beratungsgespräche mit Berufsgeheimnis. Für sensible Besprechungen (Personal, Gesundheit, Recht, Strategie) sollten Aufnahmen und KI-Auswertung grundsätzlich ausgeschlossen sein.

1. Holen Sie die Zustimmung aller ein. Informieren Sie vor der Besprechung, nicht erst am Anfang, dass sie aufgenommen und mit KI ausgewertet werden soll, und warum. Wer nicht zustimmt, wird nicht aufgenommen oder die Aufnahme findet nicht statt. Das Aufnehmen fremder, nicht öffentlicher Gespräche ohne Einwilligung kann strafbar sein (siehe Quellen).

1. Wählen Sie das Werkzeug mit Bedacht. Wo werden Aufnahme und Text gespeichert? Wird damit trainiert? Wer sieht sie, auch beim Anbieter? Gibt es einen Vertrag, der die Verarbeitung regelt? Beachten Sie, dass Notizassistenten oft als Gäste in Meetings erscheinen; siehe KI-Meeting-Bot einladen.

1. Regeln Sie Zugriff und Aufbewahrung. Wer erhält die Aufnahme, wer das Protokoll? Wie lange werden Aufnahme und Transkript aufbewahrt? Üblich ist, die Aufnahme nach Erstellung und Prüfung des Protokolls zu löschen und nur das Protokoll zu behalten. Legen Sie die Frist fest.

1. Prüfen Sie das Ergebnis. KI verwechselt Sprecher, versteht Fachwörter und Dialekte falsch und erfindet Beschlüsse. Eine Person prüft die Zusammenfassung, bevor sie verteilt wird. Siehe Protokoll-Fehler prüfen.

1. Dokumentieren Sie die Regel und gehen Sie transparent vor. Halten Sie in einer kurzen Regel fest, wann aufgenommen wird, wie informiert wird und was gilt. Geben Sie zu Beginn jeder Sitzung einen kurzen Hinweis und schalten Sie die Aufnahme sichtbar ein und aus.

Checkliste vor der Aufnahme

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie die Information an die Beteiligten und die interne Regel; geben Sie keine Gesprächsinhalte ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb und wollen interne Besprechungen mit KI aufnehmen und transkribieren lassen, um Protokolle zu erstellen. Eine Aufnahme erfolgt nur mit vorheriger Zustimmung aller Beteiligten.
Erstelle: 1. eine kurze, verständliche Einladungsnotiz (höchstens 100 Wörter), die erklärt, wozu aufgenommen wird, wer Zugriff hat, wie lange gespeichert wird und dass man ohne Nachteil ablehnen kann,
2. eine halbseitige interne Regel mit den Abschnitten «Wann nehmen wir auf?», «Wann nie?», «Information und Zustimmung», «Speicherort und Zugriff», «Löschfrist», «Prüfung des Protokolls»,
3. eine Liste von zehn Fragen, die wir mit einer Fachperson für Datenschutz klären sollten.
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie die Regel an Ihre Besprechungen an; für Kundengespräche brauchen Sie eine eigene Information.

Worauf Sie achten müssen

• Strafrecht und Persönlichkeit: Wer ein fremdes, nicht öffentliches Gespräch ohne Einwilligung aller Beteiligten auf einen Tonträger aufnimmt, kann sich strafbar machen (siehe Quelle zum Strafgesetzbuch). Zudem schützt das Zivilgesetzbuch die Persönlichkeit. Holen Sie die Zustimmung aller vorab ein.
• Datenschutz: Stimme und Inhalt sind Personendaten. Das Datenschutzgesetz verlangt Transparenz, Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit. Informieren Sie, wer verantwortlich ist und wie lange gespeichert wird.
• Mitarbeitende: Im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit eingeschränkt. Aufnahmen dürfen nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle dienen; siehe Leistungskontrolle vermeiden.
• Externe Gäste: Kundinnen, Lieferanten und Partner müssen vorab informiert werden und können ablehnen. Notizassistenten dürfen nicht stillschweigend teilnehmen.
• Berufsgeheimnis und Vertraulichkeit: In Kanzleien, Arztpraxen, Treuhandbüros und bei Vertraulichkeitsvereinbarungen sind Aufnahmen und KI-Auswertung besonders heikel. Klären Sie dies fachlich.
• Fehler in der Transkription: Namen, Zahlen und Zusagen werden falsch verstanden. Verlassen Sie sich nicht auf ungeprüfte Protokolle. Siehe Meeting-Aufnahme: Datenschutz.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller organisiert die monatliche Sitzung des Vorstands eines Branchenverbands mit zwölf Mitgliedern. Bisher schrieb sie ein Protokoll von Hand. Ein Mitglied schlägt vor, einen KI-Notizassistenten einzuladen.

Sie klärt vorher: Per Mail erhalten alle eine Information (Zweck: Protokoll; Aufnahme wird nach Freigabe des Protokolls gelöscht; Zugriff nur für sie; keine Aufnahme bei personellen Themen). Zwei Mitglieder möchten nicht aufgenommen werden; deshalb nutzt sie die Transkription nur für Sitzungsteile ohne Voten dieser Personen und notiert die übrigen Teile selbst. Am Schluss prüft sie das Protokoll und löscht die Aufnahme.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Ihre Mitarbeitenden KI für Verwaltung, Kommunikation und Protokolle nutzen und dabei Ergebnisse und Daten sorgfältig behandeln, lernen sie in der KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort: mit Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und verantwortungsvollem Umgang mit Unternehmensdaten. Gelernt wird im eigenen Tempo, mit verifizierbaren Abschlüssen; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Rechtsberatung zu Aufnahmen und Einwilligungen ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Reicht es, am Anfang der Sitzung zu sagen, dass aufgenommen wird?

Besser ist eine Information vorab, damit sich alle vorbereiten und ablehnen können. Ein Hinweis zu Beginn ist ein Zusatz, ersetzt aber die vorherige Zustimmung nicht.

Dürfen wir Telefonate mit Kundschaft aufnehmen?

Nur mit deren Zustimmung und mit klarem Zweck. Siehe Telefonaufnahme und Transkription.

Was machen wir, wenn jemand nicht aufgenommen werden will?

Respektieren Sie das. Sie können auf die Aufnahme verzichten, die Person Teile nicht beitragen lassen oder ein klassisches Protokoll führen. Nachteile für die Person sind zu vermeiden.