KI-Aufzeichnung von Sitzungen: Was vorher klären?

Das Problem

Die Geschäftsleitung möchte künftig alle Teamsitzungen mit einem KI-Assistenten aufzeichnen lassen. Das spart Protokollarbeit, und niemand verpasst mehr etwas. Frau Müller soll das organisieren. Sie spürt, dass das nicht einfach so geht, weiss aber nicht, wo sie anfangen soll.

Eine Aufzeichnung betrifft viele Fragen gleichzeitig: Technik, Organisation, Datenschutz und Vertrauen. In der Schweiz ist das Aufnehmen nicht öffentlicher Gespräche ohne Einwilligung der Beteiligten strafbar (Art. 179ter StGB). Und Aufnahmen sowie Transkripte enthalten Personendaten, für die das Datenschutzgesetz gilt.

Viele Probleme entstehen nicht aus böser Absicht, sondern weil vorher niemand die richtigen Fragen gestellt hat. Wo landen die Daten? Wer kann sie anhören? Wann werden sie gelöscht? Diese Checkliste hilft, alles Wichtige vor dem ersten Einsatz zu klären.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Zweck. Wozu wird aufgezeichnet? Für ein Protokoll, für Abwesende, für Schulungszwecke? Der Zweck bestimmt, was aufgezeichnet werden muss und wie lange es aufbewahrt wird. Halten Sie ihn schriftlich fest.

1. Prüfen Sie das Werkzeug. Welcher Dienst wird genutzt? Ist er vom Betrieb freigegeben? Lesen Sie die Datenschutzangaben des Anbieters oder lassen Sie sie mit KI zusammenfassen. Klären Sie, ob Aufnahmen zum Training verwendet werden.

1. Klären Sie Speicherort und Zugriff. Wo werden Ton, Bild und Transkript gespeichert? Wer im Betrieb hat Zugriff? Kann der Anbieter darauf zugreifen? Halten Sie die Antworten in der Checkliste unten fest.

1. Legen Sie eine Löschfrist fest. Wie lange werden Aufnahme und Transkript aufbewahrt? Ein sinnvoller Ansatz ist: Aufnahme löschen, sobald das Protokoll genehmigt ist. Prüfen Sie, ob das Werkzeug automatische Löschung erlaubt.

1. Regeln Sie das Einverständnis. Wie werden Teilnehmende vorab informiert, und wie geben sie ihr Einverständnis? Was passiert, wenn jemand ablehnt? Für die Formulierung der Einladung gibt es eine eigene Vorlage auf der Seite Teilnehmende über KI-Protokoll informieren.

1. Bestimmen Sie Ausnahmen. Welche Sitzungen werden nie aufgezeichnet? Typisch sind Personalgespräche, Gespräche über Gesundheit oder vertrauliche Verhandlungen. Halten Sie das in den Betriebsregeln zu Meetingaufnahmen fest.

1. Testen Sie und informieren Sie das Team. Führen Sie einen Testlauf mit Freiwilligen durch. Erklären Sie dem Team danach die Regeln. Der Ablauf der eigentlichen Transkription ist unter Besprechung transkribieren beschrieben.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie die Datenschutzangaben eines Anbieters für Ihre Checkliste auswerten:

Ich prüfe für ein Schweizer KMU einen KI-Dienst zur Aufzeichnung und Transkription von Sitzungen.
Fasse die folgenden Datenschutz- und Nutzungsbedingungen in einfacher Sprache zusammen und beantworte mit Fundstelle:
1. Welche Daten werden erfasst (Ton, Bild, Text, Teilnehmerliste)?
2. Wo werden die Daten gespeichert (Land/Region)?
3. Wie lange werden sie gespeichert, und kann ich das einstellen?
4. Werden Aufnahmen oder Texte zum Training von KI-Modellen genutzt? Lässt sich das abschalten?
5. Wer beim Anbieter kann auf die Daten zugreifen?
6. Wie werden Teilnehmende während der Aufnahme informiert?
7. Wie kann ich Daten löschen?
Schreibe «nicht gefunden», wenn ein Punkt nicht geregelt ist. Gib keine rechtliche Beurteilung ab.
Text: [Bedingungen einfügen]

Fügen Sie die aktuellen Bedingungen des Anbieters ein und übertragen Sie die Antworten in Ihre Checkliste; prüfen Sie wichtige Punkte im Original.

Worauf Sie achten müssen

• Einwilligung ist Pflicht: Ohne Einverständnis aller Beteiligten keine Aufnahme eines nicht öffentlichen Gesprächs.
• Transparenz: Das DSG verlangt, dass Betroffene wissen, was mit ihren Daten geschieht. Informieren Sie verständlich und vorab.
• Arbeitsverhältnis: Mitarbeitende können sich unter Druck fühlen, zuzustimmen. Ein echtes Nein muss möglich sein, ohne Nachteile.
• Keine Leistungsüberwachung: Aufnahmen dürfen nicht dazu dienen, das Verhalten von Mitarbeitenden zu kontrollieren.
• Auslandsbezug: Viele Dienste speichern im Ausland. Klären Sie, ob das für Ihren Betrieb zulässig ist.
• Fachliche Prüfung: Bei Unsicherheiten, etwa bei sensiblen Sitzungen, lassen Sie den Einsatz fachlich beurteilen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Werbeagentur in Luzern wollte alle Kundensitzungen aufzeichnen. Die Office-Managerin ging die Checkliste durch und stellte fest, dass der gewählte Dienst Aufnahmen standardmässig unbefristet speicherte und dass Kunden vorher nicht informiert worden waren.

Die Agentur stellte eine automatische Löschung nach dreissig Tagen ein und ergänzte die Einladungen mit einem Hinweis. Zwei Kunden lehnten die Aufnahme ab; für sie wird weiter von Hand protokolliert. Interne Personalgespräche wurden ausdrücklich ausgenommen.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team solche Fragen sicher beantwortet, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Sie behandelt den Einsatz von KI in Verwaltung und Kommunikation, Schweizer Datenschutz als Lerninhalt und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten.

Mitarbeitende lernen online im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse; für Teams gibt es Firmenlösungen auf Anfrage. Die rechtliche Prüfung eines bestimmten Werkzeugs ersetzt die Weiterbildung nicht.

Häufige Fragen

Reicht eine einmalige Zustimmung für alle künftigen Sitzungen?

Eine generelle Zustimmung ist heikel, weil sich Teilnehmende und Themen ändern. Besser ist eine kurze Information in jeder Einladung und die Möglichkeit, im Einzelfall abzulehnen.

Gilt das auch für reine Transkription ohne gespeicherte Tonspur?

Auch dabei werden Gespräche erfasst und Personendaten bearbeitet. Informieren Sie die Teilnehmenden deshalb ebenso. Ob die rechtliche Beurteilung im Einzelfall anders ausfällt, klären Sie bei Bedarf mit einer Fachperson.

Wer im Betrieb sollte diese Fragen entscheiden?

Die Geschäftsleitung entscheidet, unterstützt von der für Datenschutz zuständigen Person. Die Umsetzung kann das Sekretariat übernehmen.

Was tun, wenn ein Gast in einer Online-Sitzung selbst aufzeichnet?

Sprechen Sie es offen an und fragen Sie nach Zweck und Speicherung. Wenn Sie nicht einverstanden sind, bitten Sie, die Aufnahme zu beenden.