KI-Chatverläufe im Betrieb: Was speichern, was löschen?

Das Problem

Im KI-Werkzeug sammeln sich über Monate Hunderte Unterhaltungen: Entwürfe, Zusammenfassungen, Rückfragen, Experimente. Manche enthalten wertvolle Ergebnisse, andere vertrauliche Angaben, die nie hätten eingegeben werden sollen. Niemand weiss, welche man aufbewahren muss, welche gelöscht werden sollten und wer überhaupt Zugriff hat.

Das hat zwei Seiten. Einerseits sind Chatverläufe nützlich: Sie dokumentieren, wie ein Ergebnis entstanden ist, und lassen sich als Grundlage wiederverwenden. Andererseits sind sie ein Datenspeicher, der Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse und Persönliches enthalten kann. Je länger er wächst, desto grösser das Risiko, etwa bei einem gekaperten Konto oder wenn Mitarbeitende den Betrieb verlassen.

Eine einfache Regel hilft: Behalten, was einen Zweck hat, löschen, was nicht. Dieser Beitrag zeigt, wie. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick. Wo liegen Chatverläufe: in firmeneigenen Konten, in privaten Konten, in Browsern, Apps oder Protokollen von Integrationen? Wer kann sie sehen, auch beim Anbieter? Wie lange speichert das Werkzeug standardmässig?

1. Bilden Sie Kategorien. Zum Beispiel: «Ergebnisgrundlage» (Verlauf, der ein wichtiges Ergebnis belegt), «Arbeitshilfe» (Vorlagen, Prompts, die wiederverwendet werden), «Wegwerf» (Experimente, Rückfragen) und «Sensibel» (enthält vertrauliche Daten, hätte gelöscht werden müssen).

1. Legen Sie Aufbewahrungsfristen fest. Wegwerf-Chats werden nach kurzer Zeit gelöscht, Arbeitshilfen in einer Prompt-Bibliothek gesammelt (siehe Prompts intern teilen), Ergebnisgrundlagen bleiben so lange, wie das Ergebnis gebraucht wird. Sensible Verläufe werden sofort gelöscht, soweit möglich.

1. Prüfen Sie gesetzliche Pflichten. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren aufzubewahren (siehe Quelle zum Obligationenrecht). Ob ein KI-Chat dazugehört, hängt vom Inhalt ab; meist sind es nicht die Chats, sondern die daraus entstandenen Unterlagen. Klären Sie das mit Ihrer Treuhänderin oder Revisionsstelle.

1. Regeln Sie das Löschen. Wer löscht, wie, wie oft? Beachten Sie, dass das Löschen im Konto nicht in jedem Fall bedeutet, dass der Anbieter die Daten sofort entfernt; prüfen Sie dessen Angaben. Mehr dazu: Chatverlauf löschen: Datenschutz und Daten nach dem Löschen.

1. Schützen Sie, was bleibt. Exportierte Verläufe gehören an einen geschützten Ort mit Zugriffsrechten, nicht in private Ablagen. Siehe Chat-Export sicher aufbewahren.

1. Regeln Sie den Austritt. Wenn Mitarbeitende gehen, müssen ihre firmenbezogenen Chatverläufe gesichert oder gelöscht und Zugänge entzogen werden. Private Konten gehören nicht dazu und sollten für Firmendaten gar nicht genutzt werden.

Beispiel für eine einfache Aufbewahrungsregel

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie eine Aufbewahrungsregel; geben Sie keine echten Chatinhalte ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden und nutzen KI-Werkzeuge [Namen oder «noch offen»]. Wir wollen eine einfache Regel, welche KI-Chatverläufe wir aufbewahren und welche wir löschen.
Erstelle: 1. eine Einteilung in vier Kategorien (Wegwerf, Arbeitshilfe, Ergebnisgrundlage, Sensibel) mit je vier Beispielen für unseren Betrieb,
2. für jede Kategorie eine Aufbewahrungsregel mit Platzhalter für die Frist,
3. eine kurze Regel für den Austritt von Mitarbeitenden,
4. eine Liste von zehn Fragen, die wir mit Treuhand, Revision oder Datenschutzberatung klären sollten (Aufbewahrungspflichten, Löschung beim Anbieter, Exporte).
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie die Beispiele an; in Branchen mit Berufsgeheimnis gelten strengere Regeln.

Worauf Sie achten müssen

• Datensparsamkeit: Das Datenschutzgesetz verlangt, dass Personendaten nicht länger als nötig aufbewahrt werden und dass die Bearbeitung verhältnismässig ist (siehe Quelle). Chatverläufe mit Personendaten gehören nicht auf Vorrat gespeichert.
• Löschen heisst nicht immer löschen: Anbieter können Daten eine gewisse Zeit behalten, auch nach dem Löschen im Konto. Prüfen Sie die Bedingungen und fordern Sie bei Bedarf eine Löschung an.
• Auskunftsrechte: Personen können Auskunft über ihre Daten verlangen. Wenn Chatverläufe Personendaten enthalten, gehören sie dazu; ein Löschkonzept hilft, den Überblick zu behalten. Siehe Löschkonzept-Vorlage.
• Beweisfunktion: Wenn ein Ergebnis später angefochten wird, kann der Verlauf helfen, zu belegen, wie es entstand. Das spricht für das Aufbewahren ausgewählter Verläufe.
• Private Konten: Verläufe in privaten Konten sind für den Betrieb nicht zugänglich und nicht kontrollierbar. Firmenaufgaben gehören in firmeneigene Konten.
• Trennung von Projekt und Kunde: Speichern Sie Verläufe so, dass Kundendaten nicht vermischt werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Treuhandfirma in Zug nutzen zwölf Personen ein KI-Werkzeug für Textentwürfe und Auswertungen. Nach einem Jahr zählt Frau Müller aus der Administration über 2'000 Chatverläufe im gemeinsamen Konto, darunter einige mit Namen und Beträgen von Kunden.

Mit der Geschäftsleitung legt sie vier Kategorien fest. Wegwerf-Chats werden alle drei Monate gelöscht, brauchbare Prompts in eine Bibliothek übernommen, Verläufe zu Berichten mit der Akte abgelegt, sensible Verläufe sofort gelöscht und gemeldet. Die Treuhandberaterin bestätigt, dass Buchungsbelege separat aufbewahrt werden. Die Regel wird im Team erklärt und halbjährlich geprüft.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Zum Integrieren von KI gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Für Aufbewahrungs- und Löschregeln im Zusammenhang mit KI-Werkzeugen kann diese Begleitung die Einsatzregeln mit Ihnen entwickeln. Die rechtliche Prüfung von Aufbewahrungspflichten gehört zu Ihrer Treuhand- oder Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Muss ich alle Chatverläufe zehn Jahre aufbewahren?

Nein. Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und bestimmte Unterlagen. Ein KI-Chat ist in der Regel nur dann betroffen, wenn er selbst einen solchen Beleg darstellt. Klären Sie das für Ihren Fall.

Wie oft sollten wir löschen?

Das hängt von der Nutzung ab. Ein fester Rhythmus, etwa vierteljährlich, hilft. Wichtig ist, dass jemand dafür zuständig ist und es nicht vergessen wird.

Dürfen Mitarbeitende ihre Chatverläufe mitnehmen?

Firmenbezogene Verläufe gehören dem Betrieb. Beim Austritt sollten sie gesichert oder gelöscht werden. Private Inhalte bleiben privat, sollten aber nicht mit Firmendaten vermischt sein.