Prompts im Team teilen: Welche Regeln brauchen wir?

Das Problem

Eine Kollegin hat einen Prompt, also einen Auftragstext an die KI, der ihr jedes Mal ein brauchbares Protokoll liefert. Andere hätten gern dasselbe. Also schickt sie ihn per Mail in die Runde. Zwei Wochen später kursiert er in drei Versionen, und in einer steckt der Name eines Kunden, den sie beim Ausprobieren eingefügt hatte.

Gut gemeinte Weitergabe führt so schnell zu Chaos und Datenschutzproblemen. Prompts enthalten oft Beispiele, und diese sind schnell echt: ein Kundenname, ein Betrag, ein Satz aus einem vertraulichen Dokument. Wer das weitergibt, verteilt Daten an Personen, die sie gar nicht kennen sollten.

Mit wenigen Regeln lässt sich das lösen. Eine gemeinsame Sammlung spart viel Zeit: Gute Aufträge müssen nicht jedes Mal neu erfunden werden, und die Qualität der Ergebnisse wird gleichmässiger.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie den Ort. Ein gemeinsamer Ordner oder eine Seite im Firmen-Wiki, mit klaren Zugriffsrechten. Nicht in privaten Chats oder Mails.
2. Legen Sie eine Vorlage für Einträge fest. Name, Zweck, Auftragstext mit [Platzhaltern], Beispielergebnis (ohne echte Daten), Hinweise zur Prüfung, Datum, verantwortliche Person.
3. Verbieten Sie vertrauliche Inhalte. Keine echten Namen, Zahlen, Adressen, Passwörter oder Textauszüge aus Verträgen. Nehmen Sie Platzhalter wie [Kundenname] und erfundene Beispiele.
4. Führen Sie eine Prüfung vor der Aufnahme ein. Eine Person liest jeden Eintrag und prüft: Enthält er vertrauliche Daten? Funktioniert er? Ist er verständlich? Siehe Datenampel.
5. Testen Sie den Prompt. Mit zwei bis drei harmlosen Beispielen. Was kommt heraus? Wo irrt die KI? Notieren Sie typische Fehler im Eintrag.
6. Kennzeichnen Sie den Stand. Datum, Werkzeug und gegebenenfalls Version. Prompts funktionieren je nach Modell unterschiedlich und veralten.
7. Regeln Sie Pflege und Löschen. Einmal pro Halbjahr durchgehen: Was wird noch genutzt? Was ist überholt? Wer verantwortlich ist, entscheidet.
8. Lassen Sie die KI beim Bereinigen helfen. Mit dem Auftrag unten bringen Sie einen Prompt in die Vorlage. Prüfen Sie das Ergebnis immer selbst.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie zum Bereinigen nur Prompts ein, die selbst keine vertraulichen Angaben enthalten. Entfernen Sie Namen und Zahlen vorher von Hand.

Bereinige den folgenden Prompt für unsere interne Sammlung. Prompt: [Prompt-Text einfügen, bereits ohne vertrauliche Angaben].
Aufgaben: 1. Ersetze alle konkreten Namen, Zahlen und Orte durch Platzhalter in eckigen Klammern. Weise mich auf Stellen hin, bei denen du unsicher bist, ob etwas vertraulich ist. 2. Ergänze am Ende des Prompts die gewünschte Form der Antwort ([Format]). 3. Erstelle den Eintrag mit den Feldern: Titel, Zweck in einem Satz, Prompt, Beispiel für die Platzhalter (erfunden), Worauf bei der Prüfung geachtet werden muss, Häufige Fehler, Stand [Datum].
Verwende einfache Sprache und die Anrede «Sie» im Eintrag.

Prüfen Sie den bereinigten Prompt gründlich auf versteckte vertrauliche Angaben, bevor Sie ihn in die Sammlung geben.

Checkliste für einen teilbaren Prompt

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit: Beispiele sind die häufigste Quelle für Datenpannen in Sammlungen. Siehe Geschäftsgeheimnisse schützen.
• Urheberrecht: Wenn Prompts fremde Texte oder Vorlagen enthalten, kann das Rechte Dritter betreffen. Verwenden Sie eigene Formulierungen.
• Mehr dazu: Eine Anleitung zum Aufbau finden Sie unter Prompt-Bibliothek aufbauen.
• Qualität nicht überschätzen: Ein Prompt, der einmal gut funktionierte, tut es nicht immer. Hinweise zur Prüfung gehören in den Eintrag.
• Modelle ändern sich: Nach einem Wechsel oder Update kann ein Prompt anders wirken. Testen Sie bewährte Prompts wieder.
• Keine Pflicht zur Standardisierung: Manche Aufgaben brauchen individuelle Aufträge. Eine Sammlung ist Hilfe, kein Zwang.
• Zugriff begrenzen: Nicht jeder Prompt muss für alle sichtbar sein. Prompts aus Personal oder Finanzen gehören in einen geschützten Bereich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Handelsunternehmen in Olten hat ein Verkaufsteam von sechs Personen, die KI für Offerten und Nachfassmails nutzen.

Vorher: Jeder hat eigene Prompts, die per Mail herumgehen. In einer Version steht der Name eines Grosskunden samt Rabattkonditionen. Neue Mitarbeitende erhalten ein Bündel weitergeleiteter Mails, ohne zu wissen, welche Fassung aktuell ist.

Nachher: Das Team führt eine Sammlung mit Vorlage und Prüfregel ein. Die Teamleiterin prüft jeden Eintrag, die Platzhalter ersetzen sämtliche Kundennamen. Der Offerten-Prompt trägt Datum und Hinweis: «Preise immer gegen Preisliste prüfen.» Neue Personen finden alles an einem Ort.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI so zu beauftragen, dass die Antworten zur Aufgabe passen, findet im Prompt-Engineering-Kurs von absofort die passende Grundlage. Der Kurs behandelt Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, den Einsatz von Beispielen, das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben und das Überarbeiten von Prompts. Dabei wird der Datenschutz berücksichtigt.

Am Ende erarbeiten Teilnehmende ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat, Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Häufige Fragen

Wie viele Prompts soll eine Sammlung enthalten?

Beginnen Sie mit fünf bis zehn bewährten Aufträgen für die häufigsten Aufgaben. Eine kleine, gepflegte Sammlung wird mehr genutzt als eine grosse, unübersichtliche.

Dürfen wir Prompts auch nach aussen weitergeben?

Das ist eine Entscheidung des Betriebs. Prompts können Betriebsgeheimnisse enthalten, etwa Abläufe und Formulierungen. Klären Sie intern, was nach aussen geteilt wird, und prüfen Sie Inhalte vorher.

Sollen Prompts wirklich geprüft werden, oder reicht Vertrauen?

Prüfen Sie sie. Eine einzige vergessene Kundenangabe kann zum Datenschutzproblem werden. Die Prüfung dauert wenige Minuten.

Was tun mit Prompts aus dem Internet?

Gehen Sie sorgfältig damit um. Lesen Sie den Prompt ganz, testen Sie ihn mit erfundenen Daten und prüfen Sie, ob Nutzungsbedingungen oder Urheberrechte entgegenstehen.