Geschäftsgeheimnisse und KI: Regeln für vertrauliche Inhalte

Das Problem

Ihr Betrieb lebt von Wissen, das nicht jeder haben soll: Kalkulationen, Preislisten, Rezepturen, Konstruktionspläne, Kundenlisten, Strategiepapiere. Ein Mitarbeiter bittet eine KI, eine Offerte zu verbessern, und fügt dafür die ganze Kalkulation samt Margen ein. Eine andere lässt ein internes Konzept zusammenfassen. Jede Eingabe ist praktisch, aber Sie wissen nicht, was mit den Inhalten geschieht.

Je nach Werkzeug können Eingaben gespeichert, ausgewertet oder für das Training verwendet werden. Auch wenn das nicht immer so ist: Sobald vertrauliche Informationen einen Anbieter verlassen haben, haben Sie nur noch begrenzte Kontrolle. Die Gefahr ist selten ein böser Angreifer, sondern der gewöhnliche Alltag.

Mit einer einfachen Einstufung und wenigen klaren Regeln lässt sich das Risiko deutlich senken, ohne die Arbeit zu bremsen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie, was bei Ihnen vertraulich ist. Gehen Sie mit der Geschäftsleitung und einigen Fachleuten durch: Welche Informationen würden Ihnen schaden, wenn Konkurrenz oder Kunden sie hätten? Schreiben Sie fünf bis zehn Beispiele auf (Kalkulationen, Margen, Rezepte, Pläne, Kundenkonditionen, Strategien, nicht veröffentlichte Zahlen).

1. Bilden Sie wenige Stufen. Drei Stufen reichen: «offen» (ohne Risiko), «intern» (nur für den Betrieb) und «vertraulich» (nur für wenige Personen). Dazu eine Regel pro Stufe: offen = frei nutzbar, intern = nur freigegebene Werkzeuge, vertraulich = nur nach Freigabe oder gar nicht. Eine Vorlage bietet Daten-Ampel.

1. Prüfen Sie rechtliche Pflichten. Mitarbeitende haben eine Geheimhaltungspflicht über Geschäfts- und Fabrikationsgeheimnisse, und der Arbeitgeber muss angemessene Massnahmen treffen (siehe Quellen). Wenn Sie Verträge mit Kunden oder Partnern haben, enthalten sie oft Geheimhaltungsklauseln, die auch die KI-Nutzung betreffen. Siehe NDA-Dokumente und KI.

1. Legen Sie freigegebene Werkzeuge fest. Prüfen Sie, wo Daten gespeichert werden, ob mit Eingaben trainiert wird, wie lange gespeichert wird und wer Zugriff hat. Wenn ein Werkzeug diese Fragen nicht klar beantwortet, gehört vertrauliches Material nicht hinein.

1. Bieten Sie sichere Alternativen an. Statt der echten Kalkulation kann das Team Beispielzahlen mit erfundenen Beträgen eingeben und das Ergebnis dann selbst anpassen. Anonymisierte Texte und Platzhalter helfen. Siehe Welche Daten gehören nicht in KI?.

1. Regeln Sie Ausnahmen und Freigaben. Wer darf vertrauliche Inhalte in ein freigegebenes Werkzeug geben, unter welchen Bedingungen und mit wessen Zustimmung? Eine kurze, schriftliche Freigabe vermeidet Streit.

1. Schulen Sie und überprüfen Sie. Erklären Sie dem Team die Stufen an echten Beispielen, bieten Sie Fragestunden an und prüfen Sie die Regeln regelmässig. Nach einem Vorfall: Ruhe bewahren, Schaden klären, Regeln verbessern.

Beispiel für eine einfache Einstufung:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie die Einstufung und eine verständliche Regel; geben Sie keine echten vertraulichen Inhalte ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb in der Branche [Branche] mit [Anzahl] Mitarbeitenden. Wir wollen Regeln, wie vertrauliche Inhalte bei der KI-Nutzung geschützt werden.
Als vertraulich gelten bei uns (nur Kategorien, keine echten Inhalte): [z. B. Kalkulationen, Margen, Konstruktionspläne, Kundenkonditionen].
Erstelle: 1. eine Einstufung in drei Stufen mit je fünf Beispielen für unseren Betrieb, 2. eine halbseitige Regel in einfacher Sprache («Was gehört nie in die KI?», «Was nur anonymisiert?», «Was ist frei?», «Wen frage ich im Zweifel?»), 3. drei Beispiele, wie man eine vertrauliche Aufgabe mit erfundenen Beispieldaten statt echter Daten löst.
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie die Kategorien an Ihre Branche an; für Betriebe mit Berufsgeheimnis gelten zusätzliche Regeln.

Worauf Sie achten müssen

• Geheimhaltung ist Pflicht, nicht Gefälligkeit: Wer Geschäftsgeheimnisse preisgibt, kann sich haftbar machen. Der Betrieb sollte klar sagen, was nicht in KI-Werkzeuge gehört, damit niemand aus Unwissen handelt. Siehe Geschäftsgeheimnisse schützen.
• Verträge mit Kunden prüfen: Viele Vereinbarungen verbieten die Weitergabe an Dritte, auch an KI-Anbieter. Lesen Sie solche Klauseln, bevor Sie Unterlagen einer Kundin eingeben.
• Anbieter prüfen: Vertrauliche Inhalte gehören nur in Werkzeuge mit klaren Verträgen, bekanntem Speicherort und ausgeschlossenem Training. Ohne diese Klarheit besser nichts eingeben.
• Unabsichtliche Weitergabe: Auch Dateianhänge, Screenshots und Metadaten können Geheimnisse enthalten. Prüfen Sie vor dem Hochladen, was wirklich im Dokument steht.
• Ergebnisse sind auch vertraulich: Was die KI aus vertraulichen Angaben erzeugt, bleibt vertraulich. Speichern und teilen Sie es entsprechend.
• Personaldaten und Kundendaten: Sie haben eigene Regeln; siehe KI und Personaldaten und Kundendaten eingeben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Metallbaubetrieb in Reinach kalkuliert Offerten mit einer Tabelle, in der Materialpreise, Margen und Rabatte stehen. Ein Mitarbeiter möchte die Tabelle in eine KI hochladen, damit sie Vorschläge für Preisgestaltung macht. Frau Müller aus dem Büro bremst ihn.

Gemeinsam mit dem Chef stufen sie die Tabelle als «vertraulich» ein. Für die Auswertung bauen sie eine Version mit erfundenen Beträgen und Kürzeln für Kunden, die ein freigegebenes Werkzeug verarbeiten darf. Die Vorschläge übertragen sie von Hand auf die echten Zahlen. Eine halbseitige Regel hält fest, welche Unterlagen so behandelt werden.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Ihre Mitarbeitenden KI nutzen und dabei Ergebnisse und Daten sorgfältig behandeln, lernen sie in der KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort: KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse, Texte und Entscheidungsgrundlagen, mit Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und verantwortungsvollem Umgang mit Unternehmensdaten. Gelernt wird im eigenen Tempo; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Rechtliche Beratung zu Geheimhaltungspflichten gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Reicht eine Warnung «Keine vertraulichen Daten eingeben»?

Eine Warnung allein genügt nicht. Das Team braucht Beispiele, die zeigen, was gemeint ist, und eine sichere Alternative. Ohne diese weichen Leute auf private Werkzeuge aus.

Sind Verträge mit KI-Anbietern ein Schutz?

Ein guter Vertrag mit klaren Regeln zu Speicherung, Training und Löschung ist ein Baustein. Er ersetzt aber nicht die interne Einstufung und die Vorsicht bei den Eingaben.

Was, wenn ein Geheimnis bereits eingegeben wurde?

Melden, Verlauf löschen, soweit möglich, den Anbieter um Löschung bitten und klären, was betroffen ist. Prüfen Sie vertragliche Pflichten, zum Beispiel Meldepflichten gegenüber Kunden.