KI und Personaldaten: Welche internen Grenzen brauchen wir?

Das Problem

In der Personalabteilung wird viel geschrieben: Arbeitszeugnisse, Mitarbeitergespräche, Abmahnungen, Absenzenlisten, Lohnangaben, Bewerbungen. Dafür bietet sich KI an. Ein Entwurf ist schnell erstellt, wenn man nur die Notizen einfügt. Und schon landen Namen, Gesundheitsangaben und Leistungsbeurteilungen in einem Chatfenster, das niemand geprüft hat.

Das Problem sind nicht die Texte, sondern die Daten dahinter. Personaldaten betreffen Menschen, die sich auf Vertraulichkeit verlassen. Sie dürfen nur zweckgebunden bearbeitet werden, und manche gelten als besonders schützenswert. Was einmal in einem fremden System liegt, lässt sich oft nicht mehr zurückholen.

Mit klaren internen Grenzen schützen Sie Mitarbeitende und den Betrieb. Dieser Beitrag hilft Ihnen, diese Grenzen zu formulieren. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Machen Sie eine Liste der Personaldaten. Welche Daten fallen an: Stammdaten, Lohn, Absenzen, Gesundheit, Leistungsbeurteilung, Bewerbungen, Disziplinarisches? Schreiben Sie auf, wo sie liegen und wer Zugriff hat.

1. Stufen Sie die Daten nach Sensibilität ein. Bilden Sie drei Stufen: unkritisch (z. B. allgemeine Stellenbeschreibungen), vertraulich (z. B. Lohn, Beurteilungen), besonders schützenswert (z. B. Gesundheit, Religion, Verfahren). Eine Vorlage bietet Daten-Ampel.

1. Legen Sie fest, was nie eingegeben wird. Zum Beispiel: Gesundheitsdaten, Lohn und Sozialversicherungsangaben, Disziplinarverfahren, Kündigungsgründe, Bewerberdaten mit Namen. Schreiben Sie diese Regel auf eine halbe Seite, ohne Fachsprache.

1. Regeln Sie, was unter Bedingungen erlaubt ist. Anonymisierte oder pseudonymisierte Angaben, Texte ohne Namen, Vorlagen ohne Einzelfall. Erklären Sie, wie anonymisiert wird (Namen durch Kürzel, keine Zahlen, die jemanden erkennbar machen) und wer prüft.

1. Bestimmen Sie die Werkzeuge. Welches KI-Werkzeug darf für welche Datenstufe genutzt werden? Ein geprüftes Werkzeug mit passenden Verträgen ist etwas anderes als ein kostenloses Konto. Siehe Neue KI-Anwendung intern freigeben.

1. Regeln Sie Zugriff und Verantwortung. Wer in der Personalabteilung darf KI mit Personaldaten nutzen? Wer prüft Ergebnisse? Wer entscheidet bei Ausnahmen? Ergebnisse, die Menschen betreffen (Beurteilungen, Zeugnisse), prüft immer eine Person.

1. Informieren und schulen Sie. Erklären Sie die Regeln dem Team, geben Sie Beispiele und fragen Sie nach Rückmeldungen. Prüfen Sie die Regeln nach einem halben Jahr. Bei Verstössen gilt: ruhig klären und Schaden begrenzen.

Checkliste: Regeln für Personaldaten

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie eine verständliche Regel für das Team; geben Sie keine echten Personaldaten ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden. Wir wollen eine halbseitige interne Regel schreiben, wie mit Personaldaten bei der KI-Nutzung umzugehen ist.
Angaben: Personalabteilung nutzt KI für [Aufgaben, z. B. Arbeitszeugnisse, Stellenanzeigen, Gesprächsnotizen]. Freigegebene Werkzeuge: [Name oder «noch keine»].
Erstelle: 1. eine verständliche Regel in einfacher Sprache mit den Abschnitten «Was nie eingegeben wird», «Was nur anonymisiert erlaubt ist», «Was frei ist», «Wer prüft die Ergebnisse», «An wen wende ich mich bei Fragen»,
2. drei Beispiele für anonymisierte Eingaben,
3. eine Liste von zehn Fragen, die wir mit einer Datenschutzberaterin klären sollten.
Keine Rechtsaussagen, keine Gesetzesartikel. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie die Aufgaben an; für Bewerbungsprozesse brauchen Sie eigene, strengere Regeln.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz im Arbeitsverhältnis: Der Arbeitgeber darf Daten über Arbeitnehmende nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind (siehe Quelle zum Obligationenrecht). Das Datenschutzgesetz verlangt zudem Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheitsdaten, Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe oder Verfahren und ähnliche Angaben sind besonders geschützt. Geben Sie sie nur ein, wenn Sie das rechtlich geklärt haben; im Zweifel gar nicht. Siehe Sensible Daten.
• Anonymisieren ist nicht trivial: Mit Funktion, Abteilung und Datum können Personen auch ohne Namen erkennbar sein. Prüfen Sie, ob der Text ohne Namen noch eindeutig jemanden betrifft.
• Automatisierte Bewertung: Lassen Sie KI keine Entscheide über Menschen treffen; siehe Welche Entscheidungen darf KI vorbereiten?.
• Personalakten: Ein Hochladen ganzer Akten ist heikel; siehe Personalakte hochladen.
• Information und Mitwirkung: Wo es eine Arbeitnehmervertretung gibt, informieren Sie sie. Mitarbeitende sollten wissen, wofür ihre Daten verwendet werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Handelsbetrieb mit 60 Mitarbeitenden in Lenzburg bereitet Frau Müller Arbeitszeugnisse vor. Sie hat gelesen, dass KI dabei hilft, und möchte die Notizen aus Mitarbeitergesprächen eingeben, inklusive Hinweisen auf eine längere Krankheit einer Mitarbeiterin.

Sie fragt vorher die Geschäftsleitung. Gemeinsam beschliessen sie: Gesundheitshinweise und Namen werden nie eingegeben; Zeugnisentwürfe entstehen aus anonymisierten Stichworten («Mitarbeiterin A, Aufgaben …»). Die Entwürfe prüft Frau Müller, und die Vorgesetzten geben sie frei. Eine halbseitige Regel hält das fest. Die Zeugnisse entstehen schneller, und niemand muss sich Sorgen um seine Daten machen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Ihre Mitarbeitenden KI für Verwaltung, Kommunikation und Texte nutzen und dabei Ergebnisse und Daten sorgfältig behandeln, lernen sie in der KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort. Schweizer Praxisbezug und Datenschutz sind Lerninhalte; das verantwortungsvolle Arbeiten mit Unternehmensdaten wird geübt. Gelernt wird im eigenen Tempo, mit verifizierbaren Abschlüssen; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Eine rechtliche Prüfung Ihrer Personaldaten-Regeln ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Darf die KI Arbeitszeugnisse schreiben?

Als Entwurf auf Grundlage anonymisierter Stichworte kann sie helfen. Der Inhalt, die Beurteilung und die Freigabe bleiben bei der Vorgesetzten und der Personalabteilung. Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend sein; das prüft eine Person.

Was, wenn jemand aus Versehen Personaldaten eingegeben hat?

Sofort melden, Verlauf löschen, soweit möglich, und gemeinsam klären, was eingegeben wurde. Eine ruhige Fehlerkultur hilft: Wer Fehler meldet, soll keine Angst haben müssen.

Brauchen wir dafür eine Einwilligung der Mitarbeitenden?

Das hängt von Zweck und Umfang ab. Im Arbeitsverhältnis ist die Einwilligung nur beschränkt tragfähig. Klären Sie die Grundlage mit einer Fachperson, bevor Sie Personaldaten mit KI verarbeiten.